+7 (499) 928-69-47  Москва

+7 (812) 467-45-73  Санкт-Петербург

8 (800) 511-49-68  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Акт недостачи при приемке товара образец

Акт о недостаче товара

Похожие публикации

На практике случаются ситуации, когда, принимая товар, покупатель может обнаружить недостачу. Оприходовать необходимо фактическое количество товаров, но как это сделать, если количество не совпадает с сопроводительными документами? В данном случае необходимо составить акт о недостаче товара.

Данный документ поможет в дальнейшем решении вопросов с продавцом или транспортной компанией, так как недостача может быть вызвана как ошибкой продавца при комплектации товара, так и потерей части товара при транспортировке. Давайте разберем подробнее, как правильно составить этот документ.

Акт недостачи товара при приемке

Итак, если при приеме товара выявлено несоответствие сведений, указанных в товаросопроводительных документах, необходимо составить акт, который будет являться основанием для предъявления претензий поставщику.

Акт недостачи может быть составлен как по форме, разработанной для этих целей компанией своими силами, так и по ранее предусмотренным унифицированным формам № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3. Кроме того, унифицированные формы можно использовать, как образец при разработке собственной формы. Необходимо учитывать, что акт в любом случае должен содержать все обязательные реквизиты.

Акт о выявлении недостачи (образец) мы приведем в конце статьи. В шапке документа целесообразно заполнить реквизиты организации: наименование, адрес, номер телефона, структурное подразделение. Рядом с наименованием документа целесообразно указать номер документа и дату его составления.

Основная часть документа содержит следующую информацию:

  • Место приемки товара;
  • Данные грузоотправителя (наименование, адрес, телефон);
  • Данные производителя, поставщика, страховой компании (если это необходимо);
  • Данные документов (номер и дата составления): договора, счет-фактуры, акта и др;
  • Способ доставки и дата отправления товара;
  • Дата отправления товара со склада или станции отправления.

Далее в акт можно включить таблицу для фиксации расхождения в массе товара, которое было обнаружено на складе получателя товара. В таблице необходимо зафиксировать, какое количество мест, масса (брутто, тара, нетто), степень заполнения указаны в документах отправителя груза и поступило фактически, указать расхождения.

Затем необходимо заполнить таблицу, где зафиксировать количество товара, указанное в документах поставщика и количество товара, поступившее фактически. В таблицу необходимо внести следующую информацию:

  • Наименование товара;
  • Номер места;
  • Наименование и код по ОКЕИ единицы измерения;
  • Какое количество товара значится по документам поставщика: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
  • Фактическое наличие товара: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
  • Брак (количество, сумма), бой (количество, сумма);
  • Отклонения: недостача (количество, сумма) или излишки;
  • Номер паспорта.

Под таблицей стоит зафиксировать, каким образом проводилось измерение количества товара, подробно описать дефекты (характер недостачи, боя и др.) и мнение комиссии о причинах их возникновения. Затем стоит зафиксировать подробно заключение комиссии. Заполненный акт подписывают члены комиссии, указывая место работы и расшифровку подписи, и представитель транспортной компании.

На практике иногда путают акт о недостаче товара и акт недостачи товара при ревизии (образец), однако это разные документы. Акт недостачи при ревизии – это документ, составленный при проведении инвентаризации, проводимой в компании, и обнаружении расхождений реального количества ТМЦ на складе с количеством в учете.

Акт о недостаче товара при его приемке: составляем правильно

Чтобы правильно оприходовать товар необходимо ответственно отнестись к порядку приема партии товара. Для этого существуют общепринятые инструкции, которые стоит соблюдать, дабы в последствии избежать проблем с проверяющими органами.

Общие сведения

Обычно принимают товар сотрудники, которые несут материальную ответственность. Такие сотрудники утверждаются руководством и проходят специальное обучение. В их обязанности входит составление всех необходимых документов, связанных с приемом товаров по количеству и качеству. Они имеют право подписывать:

  • акты приемки;
  • акты недостачи;
  • акты возврата;
  • другие акты.

Сотрудники торговой компании несут ответственность за правильное заполнение всех документов, имеющих материальную ценность, и сроки их исполнения.

Это видео расскажет более подробно о том, что делать, если выявлена недостача товара:

Функции и роль документа

Акт недостачи составляется в случае несоответствия количества товара, которое указано в накладной от поставщика. Это обычно выявляется при получении партии товара. Поэтому нужно очень ответственно относиться к приему продукции. При сотрудниках транспортной компании или представителях поставщика стоит проверять наличие товара.

  • Недостача может возникнуть по вине поставщика или по причине порчи имущества при транспортировке, нарушении упаковки и при поставке некомплектного товара.
  • Акт недостачи должен отражаться в бухгалтерской отчетности предприятия. Это одна из важных функций подобных актов.
  • Помимо этого, акты недостачи дают возможность взыскать с виновной стороны денежную компенсацию за порчу имущества, а также решить спорные вопросы с поставщиком.

При правильном использовании этого документа компания сможет защитить свои права в судебном порядке, если возникнет такая необходимость.

Нормативное регулирование

Чтобы правильно оформить различные акты стоит обратиться к нормативным документам, устанавливающим порядок заполнения таких документов.

  • ТОРГ-2 заполняют в случае приема товара. Он должен оформляться в 4-х экземплярах;
  • ТОРГ-3 оформляют при сотрудничестве с зарубежными партнерами в 5-ти экземплярах;
  • ТОРГ-12 учитывают товары, подлежащие возврату и перечисляют недостающую продукцию.

О проводках по списанию недостачи товара расскажет видеоролик ниже:

Как правильно составить акт о недостаче товара при приемке

  1. Для начала нужно распечатать бланк акта недостачи. Его можно найти в интернете или взять в бухгалтерии.
  2. После этого нужно вместе с представителем компании, предоставившей товар, проверить наличие наименований позиций. Если представитель производителя отсутствует, то необходимо пригласить представителя транспортной компании, которая доставила продукцию или независимого эксперта.
  3. Если недостача обнаружилась по разным поставщикам, то для каждого поставщика составляется отдельно документ с перечнем недостающих позиций. Неплохо будет, если вместе с актом будет прикреплен еще и фото или видео отчет.
  4. Если при приеме обнаружился некомплектный товар, то его тоже можно включить в список как недостачу. При этом следует обеспечить хранение такого товара в таком месте, которое позволит не ухудшить его состояние. Хранить его нужно в том случае, если поставщик готов будет доукомплектовать его в положенные законом сроки.
  5. Чтобы не было никаких вопросов целесообразно попросить поприсутствовать при осмотре представителя любой другой независимой компании.
  6. Вместе с актом о недостаче сразу нужно приготовить претензию, в которой указать возможные варианты решения ситуации. Они могут быть выражены в следующих вариантах:
    • Вы требуете доставки оплаченного и заявленного в накладной, товара;
    • Соглашаетесь с тем количеством продукции, которую получили. Требуете возврата разницы оплаченных средств на сумму недостачи;
    • Если товар оплачен, требуете возврата всей суммы денег при условии отказа от всей партии товара.

Бланк (форму) такого акта можно скачать здесь.

Образец акта о недостаче товара при приемке

Акт о недостаче подписывается всеми членами комиссии. Каждый экземпляр должен иметь живую подпись всех участников.

Что делать дальше с таким документом

  • После составления акта о недостаче нужно направить его почтой или через интернет, факс поставщику для рассмотрения и принятия решения.
  • Один экземпляр нужно отдать в свою бухгалтерию на хранение. Там его обязаны подшить в папку подобных актов и хранить в течение 3-х лет.

Еще больше полезной информации по вопросу излишек, недостачи, пересортицы товара содержится в этом видео:

Форма ТОРГ-2. Как заполнить акт о расхождении (недостаче товаров)?

Акт о расхождении (недостаче товаров) форма ТОРГ-2 заполняется при выявлении несоответствия фактически полученного товара и указанного в документах. Как правильно заполнить бланк формы ТОРГ-2? Предлагаем вашему вниманию заполненный образец акта о расхождении, скачать его вы можете по ссылке в конце статьи. Там же вы сможете скачать и сам бланк формы ТОРГ-2.

Итак, вы организация-получатель товара. При приемке товара вы проверяете его качество, целостность упаковки, внешний вид, товарные свойства и количество получаемых материальных ценностей, сверяете все с прилагаемыми документами. Если при этом вы обнаруживаете какие-нибудь нарушения: недостачу, излишек, пересортицу, ненадлежащее качество товара, то нужно тут же, пока не уехал водитель, всё это документально оформить.

Какие документы нужно составить?

Прежде всего это «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке ТМЦ»: если принимаются товары отечественного производства, то акт форма ТОРГ-2; если импортные — то форма ТОРГ-3.

На основании заполненного акта о расхождении оформляется претензия на товар, все это передается поставщику на рассмотрение. Образец претензии на товар можно посмотреть здесь.

Образец акта о расхождении форма ТОРГ-2

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Бланк акта состоит из 4-х листов. На первом листе нужно отразить общую информацию об организации-получателе, указать место разгрузки товара, на основании какого документа принимается товар (например, товарная накладная или товарно-транспортная накладная). Далее прописываются реквизиты организации-поставщика, место загрузки товара. Также прописывается необходимая информация о транспортировке товара, его разгрузке.

На втором и третьем листе отражаются непосредственно выявленные несоответствия: нарушение упаковки, недостача, излишки и прочее.

Последний лист являются заключительным, в нем подводится итог, пишется заключение комиссии, проводившей соответствие фактически полученного и указанного в документах.

Все члены комиссии должны подписать акт.

Документу присваивается номер, указывается дата составления, а на первом листе руководитель организации ставит свою подпись, тем самым утверждая данный документ.

Скачать образец заполнения акта о расхождении / недостачи товара

Если же товар принят на склад, а позже выявляются несоответствия документам или брак, то в этом случае также составляется акт о расхождении по количеству и качеству, унифицированной формы он не имеет и составляется в произвольной форме. Можно воспользоваться, как образцом, имеющейся формой ТОРГ-2. К составленному акту также оформляется претензия на товар, оба документа направляются поставщику на рассмотрение. На основании решения поставщика выполняются дальнейшие действия по исправлению всех нарушений. Случай возврата товара подробно рассмотрен в этой статье, там же вы узнаете, какие проводки должен выполнить бухгалтер поставщика, а какие бухгалтер покупателя.

Акт о недостаче товара при инвентаризации: образец

Многие начинающие предприниматели сталкиваются с процедурой приемки товара от поставщиков и контрагентов, но не все знают, как правильно оформлять данную процедуру. В этой статье мы разберем, как производится приемка, а также как составляется коммерческий акт о недостаче груза, если она была обнаружена.

Введение

В ходе ведения хозяйственной деятельности предприниматели нередко закупают сырье или готовую продукцию с целью обеспечения производственного процесса или последующей перепродажи товаров. При получении товара проводится процедура его приемки, которую производят ответственные сотрудники, ознакомленные с правилами и нюансами данного дела. В обязанности приемщика входит не только прием поступающего товара, но и его пересчитывание или взвешивание, регистрация, проверка качества и распределение на склад или в соответствующие отделы. Если в процессе будут обнаружены недостатки (плохое качество или брак), или же количество товара не сойдется с накладной, то приемщик регистрирует происшествие и заполняет акт, в котором указывает, что именно было обнаружено. Данный документ служит обоснованием для выставления претензий или дополучения товара от поставщика или контрагента, чтобы зафиксировать выполнение договорных обязательств.

Зачем нужен акт

В конце статьи мы приведем образец акта о недостаче товара при приемке, который вы сможете самостоятельно распечатать и заполнить, а сейчас разберем, для чего он, вообще, необходим. Он является официальным документом, в который вносится информация о полученном товаре и обнаруженных недостатках. Принимающая сторона указывает в нем количество недостающего или поврежденного товара, описывает степень повреждения и указывает на возникшее несоответствие между приходными накладными и фактически полученным материалом. Акт выполняет две задачи:

  1. Показывает размер суммы, которую потеряла компания и которая должна быть компенсирована контрагентом (поставщиком) продукции или лицом, ответственным за доставку.
  2. Демонстрирует уровень производства и организации рабочего процесса на предприятии, а также профессиональность работников, отвечающих за поступление товаров.

Документ является обоснованием для выставления претензии поставщику или перевозчику для выплаты компенсации или поставки новых кондиционных товаров. В случае если акт составлялся во время инвентаризации, а не при получении, то его учитывают в годовой отчетности, чтобы учесть количество расходов компании наиболее точно.

В каких случаях используется

Данный акт составляется в различных ситуациях: при отправке, при получении товара, при ревизии складов или материально-технической базы, при проведении инвентаризации и пр. Следует знать, что у компаний имеются определенные нормативы износа МТЦ и товаров, благодаря чему они включаются в естественные расходы. В случае если нормативы превышены, то товары списываются согласно действующей процедуры, а кладовщикам (или другим ответственным лицам) выдвигают обоснованные претензии за недостаточно качественно проведенную работу по сохранности товарно-материальных ценностей.

Внимание: товары или сырье могут пострадать не только по причине допущенных ошибок, но и из-за непреодолимой силы, к примеру, пожара, землетрясения, ограбления и пр. В этом случае также составляется акт, а данные о потерях вносятся в соответствующие бухгалтерские документы.

Акт подписывается ответственными лицами (обычно для этого назначается комиссия), а затем и руководителем предприятия. При нанесении ущерба непреодолимой силой документы могут быть переданы в страховую службу, если товары были застрахованы, с последующей выплатой компенсации. В случае если недостатки были обнаружены при получении товара, то копия акта передается поставщику или перевозчику с целью получения от него внятных объяснений и компенсаций. Чтобы у двух сторон не возникало разногласий, акт составляется максимально корректно, без ошибок, исправлений и помарок, в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации. Если в нем будут допущены ошибки, то вторая сторона может отказаться от выплаты компенсации, и ее сторону наверняка займет и суд.

Как правильно заполняется

Рассмотрим пример с проведением инвентаризации, поскольку он сложнее и полностью описывает процедуру заполнения акта при классической приемке. Первым делом проводится приказ руководителя, которым назначается комиссия. В ее состав обычно входит сам руководитель или его заместитель (гендиректор), представитель бухгалтерии и юрист. Проводится пересчет товара или материально-технических ценностей, все данные заносятся в акт. Сам акт составляется в двух экземплярах, правильность подсчета и заполнения контролируют все члены комиссии.

По окончании инвентаризации бланки подписываются всеми членами комиссии. Отсутствие подписей означает, что они недействительны, поэтому отнеситесь к этому максимально внимательно. В случае если недостача обнаружена, ее размер необходимо оценить. Это делается путем подтверждения стоимости материально-технических ценностей. К примеру, к акту прикладываются чеки на закупку сырья или товаров, договора поставки и прочее.

Внимание: в качестве акта используется установленный законодательством бланк по форме ИНВ-3. При этом допускается вносить в него изменения или вообще разрабатывать собственную локальную форму для предприятия.

В случае если вы самостоятельно разрабатываете форму, то добейтесь того, чтобы она отвечала требованиям ТК РФ. В ней должны присутствовать следующие пункты:

  1. Дата составления документа и место проведения манипуляций.
  2. Перечень членов комиссии, их подписи.
  3. Данные о поставщике и приемщике товара.
  4. Данные о перевозчике. Если груз доставляется в запечатанном виде (ящики, контейнеры и пр.), то описывается состояние емкости, наличие или отсутствие на ней повреждений, сохранность пломб и пр.
  5. Если товары хранятся на складе, то описываются условия их хранения (влажность, температура, освещенность и пр.).
  6. Название товаров (желательно писать полное название), количество единиц продукции (в штуках, килограммах, литрах и пр.).
  7. Цена единицы товара и общая стоимость (с учетом НДС и без него).
  8. При нарушении правил хранения или утере товаров обязательно указывается ответственное лицо, которое допустило данную ситуацию.

После составления акта он подписывается членами комиссии. Если это просто приемка товара, то акт также подписывается двумя сторонами — поставщик должен подтвердить, что продукции не хватает или она повреждена.

Внимание: для ООО комиссия должна состоять минимум из трех человек. У ИП достаточно обойтись одной подписью, поскольку он может работать без наемных сотрудников.

Заполненный и подписанный акт передается в бухгалтерию или лицу, занимающемуся учетом. Акт проходит процедуру сверки с имеющимися балансами и документами, после чего заверяется и передается руководителю предприятия (или генеральному директору). Если это ООО, то на него обязательно ставят печать, для ИП подобного требования нет. Руководитель принимает решение касательно сложившейся ситуации. Он может обратиться к контрагенту с целью возмещения убытка или довоза необходимого количества продукции. Если товары были утеряны или повреждены на складе, то руководитель может принять решение о взыскании убытка с ответственного за хранение лица. Сделать это нужно не позднее, чем через 30 дней после составления и подписания акта.

При необходимости вы можете скачать образец акта о недостаче товара при инвентаризации и заполнить его соответствующим образом. Это типичная форма, которая отвечает требованиям ТКРФ и после подписания имеет законную силу.

Статья написана по материалам сайтов: uriston.com, online-buhuchet.ru, 101biznesplan.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector