+7 (499) 110-27-91  Москва

+7 (812) 385-74-31  Санкт-Петербург

8 (800) 550-74-53  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Акт приема передачи дел при увольнении образец

При уходе с предприятия некоторых категорий сотрудников необходимо сформировать акт передачи дел при увольнении. К таким категориям относятся всевозможные материально ответственные лица, например, главный бухгалтер. И тогда перед руководителем предприятия встает проблема, как составить акт передачи дел при увольнении сотрудника?

Акт передачи дел

Законодательством отдельно не регулируется вопрос того, как составить акт передачи дел при увольнении и какие документы необходимо для этого подготовить. Поэтому руководитель предприятия сам решает, как организовать этот процесс. Однако практика показывает, что он проходит такие стадии:

• Составляется приказ о передаче дел при увольнении.
• Проведение инвентаризации подотчетной документации.
• Проверка документации.
• Сама передача.
• Составление акта передачи дел и приеме документов.

Если на вакантное место уже принят сотрудник, передача проводится ему, а если нет, то другому уполномоченному работнику либо руководителю предприятия. А когда будет принят новый сотрудник, то в первый же дел все дела передаются ему.

Акт передачи дел при увольнении составляется членами специально созданной комиссии, которая утверждается через издание отдельного приказа. Сам акт передачи дел обязательно должен иметь список фамилий членов комиссии, составленный в алфавитном порядке, а также описание всего процесса учета дел и их передачи. Данный документ может иметь различные дополнения, которые обязательно прилагаются к нему. Его необходимо подписать всем участникам процесса, включая всех членов комиссии. Количество экземпляров зависит от количества участвующих сторон. После составления и подписания акт передачи дел при увольнении отдается руководителю предприятия для утверждения.

Дополнительные документы

Формированию акта передачи дел при увольнении сопутствует составление целого ряда дополнительных документов. Например, приказ о передаче дел, список необходимых документов и т.д. Тем не менее, законодательно не утверждена типовая форма его составления. Поэтому чаще всего акт передачи дел составляется в виде бухгалтерской описи, которая фиксирует правильно ведение документации, а именно:

Документально оформленная система бухучета предприятия.
Правильно оформленный учет движения потока финансов на предприятии.
Документы, подтверждающие денежные операции.
Правильные условия приема, регистрации и хранения денег.
Правильно оформленные договора и прочие финансовые документы.
Классификация и состояние амортизируемого имущества.
Учет и инвентаризация материальных ценностей.
Правильное проведение расчетов с сотрудниками.
Своевременная подача отчетов в налоговые органы.
Правильное хранение и ведение другой бухгалтерской документации.

Процесс передачи дел

Как уже отмечалось раньше, для процесса передачи дел необходимо вначале собрать комиссию, которая составляет и оценивает акт и его сопроводительные документы. После этого составленный документ должен быть завизирован всеми ее членами, увольняющегося сотрудника и того, кому передаются дела. Если они передаются не руководителю, то он отдельно должен ознакомиться с документами и тоже их подписать. Он также обязан предварительно обеспечить все условия, чтобы обеспечить максимально эффективное проведение данного процесса.

Приказ о передаче дел при увольнении

Документальным основанием для формирования такого акта и собственно проведения процесса передачи является соответствующий приказ. Он может быть как общим по предприятию, так и локальным – в отдельном филиале или структурном подразделении.

Он должен отразить причину, почему необходимо провести процесс приема-передачи дел, а также его сроки, дату, закрепить ответственное лицо, состав комиссии и ее председателя. Проходить этот процесс должен не позднее той даты, с которой сотрудник увольняется. Как правило, во время ухода по собственному желанию, сотрудник отрабатывает на предприятии еще дней четырнадцать. В эти сроки должен состояться описанный выше процесс и быть оформлен в должном порядке акт передачи дел при увольнении.

Как правильно составить акт приема передачи дел при увольнении: образец

Часто при увольнении требуют от сотрудника передать дела по акту сдачи-приемки. Это внутренний документ предприятия, не являющийся обязательным: ни в одном законодательном акте не указано конкретно о необходимости его оформления.

Что это за документ, зачем он нужен, в каких случаях действительно необходимо его оформление, как составляется такая бумага?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

В каких случаях составляют?

В реальной жизни акт сдачи-приемки дел жизненно необходим для того, чтобы организация после увольнения сотрудника, занимающегося важными производственными вопросами, могла продолжать свою деятельность, не задаваясь проблемами поиска того или иного документа, дела, папки, особенно, если таковые давно утеряны.

  1. прекращает работу в фирме должностное лицо, занимающееся управлением или имеющее доступ к финансам, налогам, печатям, наличным деньгам, чековой книжке, доверенностям и пр. важным делам и бумагам строгой отчетности (руководящие работники, бухгалтера, кассиры, начальники отделов, инспектор по кадрам и пр.);
  2. уходит материально-ответственное лицо (кладовщик, мастер, начальник участка, цеха, производитель работ и т.п.).

Форма документа

Такой акт составляется в произвольной форме, зависящей от количества дел, которые подлежат передаче. Важно знать, что срок, за который необходимо требовать от меняющего работу члена коллектива, составляет от 3-х до 5 лет, но не менее 3-х.

Что должно быть в нем указано?

Для наглядности принято бумагу о приемке в части перечисления передаваемых папок, бумаг оформлять в виде таблицы, иногда предпочитают список папок прикладывать к акту как отдельное приложение. Вверху слева располагают надпись: «Утверждаю», ниже – место для подписи с указанием ФИО и должности руководителя предприятия. По центру ниже размещают название акта, причем необходимо внести полное наименование фирмы. Обязательно должны содержаться такие сведения:

  • дата;
  • пункт, где совершается процесс приемки дел;
  • данные об участниках – кто сдает, кто принимает, их ФИО и должности;
  • наличие претензий или их отсутствие;
  • фразы, свидетельствующие о том, что документы переданы в соответствии с перечнем;
  • не просто подписи, а «дела передал» и «дела принял», «претензий не имею».

В таблице указывают наименование дел, крайние периоды, охваченными этими бумагами в папке, количество папок. Если какой-либо документ отсутствует, то важно зафиксировать это в акте.

Нехватка денег, ценных бумаг, документов строгой отчетности и иные недостатки также обязательно должны быть отражены, если такие прискорбные факты будут выявлены. Те, кто присутствовал при оформлении сдаточного документа, особенно, если это члены комиссии, назначенной приказом по организации, также должны быть в нем упомянуты.

По сути, акт приемки – опись всего того, что предъявляется увольняющимся сотрудником преемнику, в подробном составлении которой заинтересовано и предприятие, и сам покидающий фирму работник. Если будет судебное разбирательство по факту хищения, то этот документ окажется весьма кстати.
Скачать образец акта приема-передачи дел при увольнении руководителя организации

Какие бумаги следует запрашивать?

Испрашиваемые темы зависят от сферы деятельности увольняющегося должностного лица. Если это работник бухгалтерии, то потребуется передать:

  • документы по бухгалтерскому учету, балансовые бумаги, статистику;
  • налоговые документы;
  • квартальные, годовые отчеты;
  • реестр дебиторской и кредиторской задолженностей;
  • журналы учета, кассовые книги и пр.;
  • наличные деньги;
  • первичные бумаги по бухучету;
  • чековая книжка, бланки доверенностей;
  • печати, штампы, ключи от сейфов и т.п.;
  • уставные бумаги фирмы, ценные бумаги и пр.


При расставании с кадровиком следует запросить от него:

  1. приказы, распоряжения;
  2. трудовые книжки;
  3. личные дела работников;
  4. графики отпусков;
  5. табели учета рабочего времени и т.д.

В случае уходы с фирмы ИТР-сотрудника, ему придется сдать:

  • чертежи, эскизы, проектные решения;
  • согласования с проектной организацией на замену материалов, конструктивных узлов и пр.;
  • переписку с заказчиками, протоколы совещаний;
  • акты выполненных работ;
  • акты на скрытые работы;
  • акты передачи фронтов работ;
  • планы на месяц, квартал, графики производства работ;
  • нормативную документацию и т.п.

Если инвентаризационные описи составляются по данным материальной части бухучета, то дела, с которыми повседневно работают ИТР, нигде не числятся, однако без них производственный процесс будет буксовать, так как преемник не сможет быстро сориентироваться.

Передав все, чем ведал по своим должностным обязанностям, увольняющийся сотрудник получает на руки акт, в котором зафиксировано отсутствие претензий, а компания продолжает функционировать без всяких сбоев, отсутствие рассчитавшегося человека будет менее болезненным. Акт следует составить как можно подробнее, чтобы исключить малейшие вопросы.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Всегда ли нужно оформлять акт приема передачи дел при увольнении сотрудника – образец для скачивания

Когда увольняется лицо, ответственное за материальные ценности или документы, нужно передать вверенное ему имущества, дела по специальному акту приема-передачи.

В настоящем материале разберемся, когда следует оформить данный бланк в случае увольнения сотрудника, и как правильно его заполнить.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Это быстро и бесплатно!

В каких случаях составляется?

Передаточный акт является внутренним документом компании.

Необходимость передачи при увольнении сотрудника может возникнуть в отношении:

Когда при увольнении передаются имущество, ценности и бланки строгой отчетности, сначала проводится ревизия и составляется инвентаризационная ведомость.

После этого имущество в наличии вписывается в акт и передается новому ответственному лицу.

На предприятии есть несколько заинтересованных людей в оформлении такого документа: сам руководитель, лицо, передающее и лицо принимающее дела.

Данная передаточная форма помогает по пунктам отследить, что и в каком количестве передается от одного ответственного сотрудника к другому.

Важно! Прием дел и документов при увольнении может происходить в присутствии свидетелей.

Тогда на акте дополнительно проставляют их подписи.

При отсутствии акта приема-передачи на ответственного сотрудника можно «повесить» нехватку ценных бумаг и другого имущества.

Как оформить для передачи дел и документов сотрудника?

Акт приема-передачи подтверждает факт непосредственной передачи вверенной ответственному лицу документации и дел.

Смена директора, бухгалтеров, кадровых работников и других материально-ответственных лиц сама по себе предполагает передачу документов или имущества.

Передаются как материальные ценности, так и дела, документы. Акт свидетельствует о фактическом перемещении имущества или пакета документации от одного ответственного лица к другому, что исключает утери и взаимных претензий в будущем.

При этом существуют обязательные пункты подобной документации:

  • дата составления;
  • место оформления (город);
  • наименование бланка;
  • сведения о передающей стороне;
  • данные получателя;
  • фраза о том, что документы согласно приложенного списка передаются такому-то лицу в конкретную дату в связи с увольнением передающей стороны;
  • получатель ставит подпись о том, что получил бумаги в полном объеме;
  • обозначение факта отсутствия претензий друг к другу;
  • визы обеих сторон.

В случае передачи дел и документов перечень прилагаемой документации обычно оформляется в виде табличного документа.

Каждый из них, желательно, обозначить с реквизитом, датой издания, количеством листов и экземпляров.

Важно! Нехватка бумаг, ценностей и листов тоже отображается в акте приема-передачи отдельным пунктом.

Акт составляется в количестве двух штук: для передающей и для принимающей стороны.

Дополнительно на нем проставляется утверждающая виза руководителя. Для оформления допускается использование фирменных бланков компании.

Бухгалтер, к примеру, при увольнении может передавать такие бумаги:

  • годовые и квартальные отчеты;
  • налоговая документация;
  • расчетные ведомости по зарплате;
  • авансовые отчеты сотрудников;
  • чековые книжки;
  • журналы учета;
  • и т.п.

Также они могут передавать печати, штемпели и денежные средства (кассовые работники).

Кадровые работки при увольнении передают такую документацию:

  • личные дела сотрудников;
  • журналы учета;
  • приказы и распоряжения по личному составу;
  • трудовые книжки;
  • и т.п.

Скачать образец

Скачать образец акта при передаче дел директора новому сотруднику при увольнении – ссылка.

Скачать пример приема-передачи документов – ссылка.

Выводы

Когда ответственный сотрудник при увольнении передал все вверенное ему имущество и документы, он получает на руки акт с отображение факта отсутствия претензий.

Организация продолжает работать дальше, как и работала без перебоев. Передаточную форму о приеме-передаче рекомендуется составлять как можно подробнее, прописывая все нюансы.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Акт приема-передачи дел

Акт приема-передачи дел – это документ, предназначенный для официальной регистрации факта передачи обязанностей и должности от одного сотрудника другому при увольнении, уходе в отпуск или переводе в другой филиал/отдел. Составление происходит в несколько шагов:

  1. Создание специальной комиссии: Назначение приемника и полная проверка текущей документации/качества работы. На этом этапе выявляются всевозможные ошибки и нарушения, допущенные уходящим сотрудником. Позднее они будут перечислены в акте и обработаны назначенным на должность лицом. В случае обнаружения серьёзных просчётов/недостач вопрос выносится на более высокий уровень, после чего назначается повторная, углублённая проверка всей документации и проделанной работы;
  2. Подготовка документации и текущих задач к передаче: На этом этапе новый сотрудник обучается, принимает все дела и должностные инструкции, получает рекомендации и ответы на все возможные вопросы. Комиссия проверяет успешность прохождения обучения и принимает решение о переходе к следующему шагу.
  3. Оформление акта приема передачи дел: На основании полученных данных заполняется тело документа, и выставляются подписи всех участников процесса. После этого передача считается завершённой.

Количество экземпляров определяется численностью заинтересованных сторон. Обычно, документ составляется для личного дела и для отдела кадров, т. е. в двух экземплярах.

Что же касается составления акта при уходе сотрудника (например, главного бухгалтера или руководителя ТСЖ) в отпуск, то процесс, аналогичен описанному выше, и для оформления используется один тот же образец. Разница лишь в том, что должность сдаётся на время и ошибки, допущенные в ходе работы, могут быть исправлены тем же сотрудником по возвращении из отпуска.

Передача дел при смене главного бухгалтера

Так как это особый случай, рассмотреть его стоит отдельно. Во время увольнения главного бухгалтера проверкой занимается не только комиссия и приемник, но и специальная аудиторская компания или группа сотрудников. Во внимание принимаются все важные для организации процессы и документы:

  • Соответствие формы заполнения бухгалтерских документов стандартам предприятия;
  • Корректный учёт движения ДС, наличие необходимых документов, подходящие условия хранения наличности, своевременность регистрации всех операций;
  • Корректность учёта взаиморасчётов
  • Правильность начисления амортизации и допустимое состояние основных средств;
  • Корректный учёт имущества организации: своевременность проведения инвентаризации, наличие подписей главного бухгалтера, полнота учёта, состояние имеющегося имущества;
  • Правильность и своевременность расчётов с сотрудниками. Корректность оформления личной документации
  • Все вопросы, касающиеся налогового учёта и взаимодействия с гос. органами;
  • Надлежащее хранение бухгалтерских архивов и прочей документации;

Информация по каждому вышеперечисленному пункту заносится в акт приема-передачи дел, где свои подписи проставляют все члены комиссии, увольняющийся и вновь назначаемый главный бухгалтер, глава организации. Данный образец содержит унифицированную форму, официально утверждённую законодательством РФ:

Стоит также упомянуть, что акт приема-передачи используется и для обмена судебными делами между государственными органами судебного аппарата. Для составления подобного вида документа используется следующий образец:

Передача дел при смене руководителя товарищества собственников жилья

Как и любая другая организация, ТСЖ назначает и периодически переизбирает руководство, в связи с чем имеет место вопрос освоения должности новым сотрудником. Общая последовательность действий при смещении руководителя аналогична описанной выше ситуации (при увольнении). Специально созданная комиссия из трёх членов правления ТСЖ проводит комплексный аудит и регистрирует все недочёты, в том числе расхождения в вопросах инвентаризации и состоянии имущества. В случае раскрытия серьёзных нарушений, вопрос выносится на рассмотрение общего собрания.

Примерный образец акта приема-передачи должности и дел председателя ТСЖ:

Также предлагаем просмотреть полезную видеоконсультацию по оформлению увольнения главы бухгалтерского отдела:

Статья написана по материалам сайтов: moyafirma.com, azbukaprav.com, paperdoc.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector