+7 (499) 110-27-91  Москва

+7 (812) 385-74-31  Санкт-Петербург

8 (800) 550-74-53  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Доводим до вашего сведения что

По характеру информации письма распределяются следующим образом: информационные, письма-уведомления, сопроводительные, гарантийные, инициативные, письма-ответы, рекламные, претензионные (рекламационные), письма-приглашения,

письма-запросы, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-просьбы, письма-поздравления и т.д.

Информационное письмо сообщает адресату сведения официального характера.

Такие письма, как правило, имеют типовой характер и рассылаются органами высшего уровня подведомственным учреждениям или учреждениям определенного типа. В информационных письмах могут дословно цитуватись отдельные положения нормативно-правовых актов, а также даваться рекомендации, разъяснения, выдвигаться предложения по применению тех или иных нормативных документов, правил поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называют методическими.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, такие письма подписывает руководитель учреждения.

В делопроизводственной практике встречаются письма с названием директивное письмо». Между тем, законодательство ограничивает использование документов, относящихся к служебной переписки, как средства нормативного регулирования. Нормативно-правовые акты органов государственной власти могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Издание нормативно-правовых актов в виде писем и телеграмм является недопустимым.

Письмо-сообщение информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Он может быть инициативным или составить ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письмо-сообщение имеет небольшой объем и часто состоит из одного-двух предложений. Он может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения информации:

Сообщаем Вам, что.

Доводим до Вашего сведения, что.

Считаем необходимым довести до Вашего сведения о.

Информируем Вас о.

Письмо-уведомление информирует о публичные мероприятия (конкурсы, совещания, семинары, выставки, конференции и др.). По своему стилю эти письма подобные писем-приглашений и информационных писем.

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций с целью их привлечения или приглашения к участию в мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о мероприятие, время и место его проведения, но и одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятиях, содержать другую дополнительную информацию.

В некоторых случаях письмо-извещение может иметь приложения (карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы). Такое письмо может играть роль письмо-приглашение, но приглашение может быть и отдельным документом.

Поскольку письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, реквизит «Получатель» оформляют на них обобщенно или его не отмечают вообще.

Подобные письма подписывает руководитель учреждения или заместитель руководителя, ответственный за организацию и проведение мероприятия, или несколько руководителей, если это совместное мероприятие.

Сопроводительное письмо информирует адресата об отправке документов (проектов нормативно-правовых актов, планов, отчетов, договоров, каталогов, протоколов, актов и т.д.), которые не имеют адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: «посылаем. «, «подаем. «, «возвращаем. «. Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

Направляем для сведения и использования в работе. Согласно предварительной договоренности высылаем Вам. На Вашу просьбу высылаем Вам. Подаем Вам на согласование проект приказа.

Сопроводительные письма составляют в тех случаях, если нужно дополнить или разъяснить основной документ (например, предложить меры по его реализации, определить срок исполнения, разъяснить сложные моменты, отметить цель отправки, объяснить причину задержки и т.д.), например:

Направляем Вам для обсуждения проект Закона Украины «О делопроизводство». Отзывы и предложения просим направить не позднее 01.10.2007.

Приложение: на 18 л. в 1 экз.

Направляем «Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности».

Учитывая, что Инструкция вступает в силу с 1 января 2008 г., предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб.

Приложение: на 9 л. в 1 экз.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую проставляют непосредственно под текстом. Сопроводительные письма целесообразно составлять на бланках формата А5.

Гарантийное письмо содержит обязательства или подтверждения их адресуют как учреждениям, так и частным лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврата кредита, предоставления жилой площади и т.д., например:

Оплату гарантируем со счета ____ в Печерском отделении Укрсоцбанка.

Возврат кредита гарантируем.

Гарантируем соответствие качества товара образцам, которые Вы получили от нас на прошлой неделе.

Гарантируем Вам снижение стоимости нашей продукции в объеме 10 % при условии ее предварительной стопроцентной оплаты в течение пяти дней.

Этим письмам присуща правовая функция, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и понятным.

Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма подписывают два лица: руководитель учреждения и главный бухгалтер. их подписи удостоверяют гербовой (основной) печатью учреждения.

6 отдельных случаях нормативно-правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий.

Письмо-предложение направляется потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе учреждения-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, он должен содержать не только предложение, но и информацию об учреждении-авторе.

Письмо-предложение может адресоваться одному или сразу нескольким корреспондентам. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную или общую информацию, которая является, фактически, предложением к проведению переговоров.

Ключевой фразой письма-предложения могут быть слова:

В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам.

Письмо-просьба — это деловое письмо, целью которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых учреждению-автору. Значительное количество управленческих ситуаций является поводом для составления писем-просьб.

Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и его изложение. Обоснование должно предшествовать изложению сути просьбы. Однако обоснование может отсутствовать в случае его очевидности, типового характера, а также в случаях, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью учреждения, структурного подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола «просить»:

Просим Вас сообщить.

Просим Вас отправить.

Просим Вас предоставить сведения о.

Обращаемся к Вам с просьбой о.

Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например:

Надеемся на положительное решение вопроса. Надеемся, что Вы рассмотрите наше обращение.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используют такие речевые обороты:

Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести. ). Одновременно просим Вас.

Просьба могут преподаваться и в других письмах, например в сопроводительном, гарантийному и т.д.

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Письмо-заявка составляется в случаях, если учреждение желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, которые предоставляет другая организация.

В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или заключается договор. Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы государственной власти и учреждения их подчинения с целью регистрации права на что-то, получение разрешений, лицензий и т.п.

Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов.

Если заявка составляется в произвольной форме, то включают только информацию, имеющую значение для автора письма. Поскольку письмо-заявка — это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используют те же речевые обороты, что и в письмах-просьбах:

Просим Вас включить в состав группы для участия в.

Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в.

Просим Вас зарегистрировать в качестве участников.

в Зависимости от ситуации к тексту письма-заявки включают дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в мероприятиях и т.д. Например, если составляется заявка на участие в каком-то мероприятии (семинаре, конференции, фестивали, ярмарки и т.д.), указывают следующие сведения:

o название мероприятия;

o дата его проведения;

o форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);

o фамилия, имя, отчество участника (участников);

o место работы, должность;

o почтовый адрес с индексом, контактный телефон, адрес электронной почты;

o потребность в гостинице на период проведения мероприятия.

Если составляется заявка на предоставление любого вида услуг, то отмечают полную информацию о предмете заявки и все необходимые сведения о ее авторе, кроме тех, которые содержит бланк письма.

Письмо-подтверждение является уведомлением о получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма кратко излагают ее суть; в случае подтверждения получения документов их необходимо назвать. В отдельных случаях в письме-подтверждении лаконично излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением. Ключевыми фразами этой разновидности писем является: » Подтверждаем получение документов, присланных Вами на конкурс.

Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах о поставках компьютерного оборудования.

Подтверждаем намерение принять участие в научной конференции.

С благодарностью подтверждаем получение товаров, которые мы заказывали (заявка от 30.01.2009 № 15).

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением:

Подтверждаем получение предложения о поставке оргтехники. Просилю Вас подождать несколько дней. Об окончательном решении мы сообщим Вам дополнительно.

Письмо-напоминание содержит информацию о приближении или окончания срока выполнения определенных обязательств, договоренностей, проведение мероприятий, заданий и т.п.

Напоминание непременно должен быть доброжелательным, ненавязчивым; ни в коем случае не следует обвинять адресата, поскольку задержка выполнения обязательств может объясняться многими причинами. Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон, и просьбы выполнить те или иные действия.

Ключевыми фразами письма-напоминания являются:

Позвольте Вам напомнить.

Вынуждены напомнить Вам.

Обращаем Ваше внимание на то, что.

Доводим до сведения, что.

Несмотря на неоднократные напоминания.

Письмо-напоминание может содержать еще одну часть — память о санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация — автор письма, если адресат не выполнит необходимых действий, например:

В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены.

Письмо-требование состоит ради понуждение адресата к выполнению взятых на себя обязательств при условии серьезного нарушения ранее принятых договоренностей и безрезультатности неоднократных напоминаний об этом.

Письма-требования, как правило, имеют сложную структуру. В них обязательно преподают условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, суть ситуации, выдвигают требование о необходимости выполнения обязательств, речь идет о возможности принятия адекватных мер в отношении корреспондента, если обязательство не будет выполнено.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства.

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить» пересчитать).

Требуем незамедлительно выполнить.

Санкции, которые будут приняты в отношении корреспондента, могут формулироваться следующим образом:

В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд. В противном случае Вам будет предъявлено штрафные санкции. Учитывая ситуацию вынуждены разорвать с вами контракт.

Претенциозный (рекламационный) письмо содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) — возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Поскольку в практике деловых отношений существует множество ситуаций, которые могут стать основанием для предъявления претензий, единой формы претензии не существует. Однако есть обязательные элементы текста и правила оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от причины составления претензии.

Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:

o полное название учреждения, которому направляется претензия, ее адрес;

o основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);

o предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);

o доказательство (ссылка на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств);

o конкретные требования составителя претензии (относительно замены некачественного товара, уцінення товара, допостачання недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, расторжения контракта или возмещения убытков и т.п.).

Претензии направляются стороне-виновнику заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с добавлением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих доказательную силу для обеих сторон. В зависимости от предмета претензии приложениями к ней могут быть следующие документы: акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и т.д. Учреждение, которое направляет претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

При составлении текста претензии используют такие фразы: Направляемо Вам претензию на. Предъявляемо Вам претензию (рекламацию) в связи с . Заявляемо Вам претензию в отношении.

Высылаем Вам акт экспертизы от _ _, на основании которого.

Наш заказчик пред4являє Вам претензию (рекламацию) в отношении качества .

В партии товара, отгруженной. выявлена недостача.

При приемке товара, поступившего (дата) по накладной № . была выявлена недостача .

Заключительное предложение формулируется, например, так:

Исходя из изложенного, просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара, поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; перечислить на наш расчетный счет суму_; компенсировать расходы в сумме ___тощо).

Претензия должна иметь заголовок к тексту, который содержит ссылки на договор, например: О претензия по договору купли-продажи от 28 января 2009 г. №5.

Письмо-запрос направляется с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и изложение запроса (просьбы). В обосновании ссылаются на нормативно-правовые акты, организационно-правовые документы, поскольку учреждение не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

в Целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписывает руководитель учреждения или официально уполномоченное им должностное лицо. Письмо-запрос требует письма-ответа.

Особый статус имеют запросы, которые направляются в органы государственной власти. Законодательством определен порядок направления таких запросов в органы государственной власти (депутатские запросы, обращения и др.).

Письмо-ответ по своему характеру и содержанию зависит от инициативного письма (письмо-просьба, письмо-запрос или предложение). Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов следует соблюдать принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использованы в инициативном письме (кроме допущенных автором письма-просьбы ошибки).

Текст письма-ответа не следует начинать с ссылки на входящее письмо — просьба или запрос (На ваш запрос от 12.02.2008№ 03-10/125 сообщаем, что. )9 поскольку для записи сведений о входной документ существует реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дают ответ», куда и заносят дату и номер входящего документа. Письмо-ответ сразу начинают словами: Сообщаем Вам. ; Сообщаем Вам. ; На Ваш запрос разъясняем, что.

Однако исключением являются письма-ответы на обращения граждан, в которых нет исходящего регистрационного индекса. Кроме того, в случае поступления письма гражданина по почте в письме-ответе может указываться дата поступления обращения в учреждение (если обнаружено задержку почтового отправления). Это подтвердит соблюдение учреждением сроков рассмотрения обращения в соответствии с законодательством [4]. Например:

Уважаемый Иван Петрович!

На Ваш запрос от 23 июня 2008г. (наш вход. № П-112 от 06.07.2008) сообщаем, что.

Ответ должен быть конкретным, обоснованным и охватывать весь круг вопросов, затронутых в письме заявителя, опираться на фактический материал, иметь правовую аргументацию со ссылкой на законодательство, содержать изложение мотивов.

нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. Поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с.

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на его просьбу или запрос, если автор письма владеет такой информацией. В письме-ответе на обращение гражданина также может быть указано его права обжалования принятого учреждением решения.

Письма-отказа всегда необходимо писать в тактичной, вежливой форме.

Ответом на письмо-предложение может быть письмо, которое подтверждает или не подтверждает принятие предложения. Если покупатель не согласен только с некоторыми условиями предложения, он может направить продавцу встречное предложение, в результате чего возникает коммерческое переписки, благодаря которому стороны или достигают согласия по всем существенным условиям поставки, либо отказываются от заключения сделки. В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться такие устоявшиеся обороты:

Спасибо Вам за предложение и сообщаем о готовности заключить соглашение о поставке оборудования.

Принимаем Ваше предложение принять участие в строительстве гостиничного комплекса.

Благодарим вас за предложение, однако в настоящее время мы не заинтересованы в закупке этого товара.

Извините, но учитывая ухудшение экономической ситуации мы не можем принять Ваше предложение.

Письмоприглашение это разновидность письма-уведомления. Он отличается от письма-извещения тем, что может складываться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.д.

В случае приглашения большого количества людей используют трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.

Как правило, письма-приглашения адресованы конкретному лицу или определенным лицам, поэтому в них используют при обращении к адресату слова «уважаемый. «, «уважаемые. «, например:

Уважаемый господин Костенко!

Уважаемый Алексей Михайлович!

Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в наиболее торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используют такие фразы:

Приглашаем Вас принять участие в.

Просим Вас принять участие в.

Имеем честь пригласить Вас.

Примите наше приглашение.

Письмоблагодарность направляется учреждению, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за помощь, услугу, поддержку, отправленное приглашение.

Эта разновидность писем, как правило, разрешается составлять в более свободной форме, чем другие листы. Ключевыми фразами письма могут быть следующие:

Спасибо за оказанную помощь. Выражаем Вам свою благодарность за. Позвольте поблагодарить вас за. Позвольте выразить Вали искреннюю благодарность за.

Письмоизвинение — разновидность служебного письма, в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и т.д. При этом можно применять такие типичные обороты:

Просим прощения за задержку поставки товаров.

Должны просить у Вас прощения за несвоевременное выполнение Вашего заказа от.

Просим прощения за задержку платежей и уверяем, что в дальнейшем будем делать все возможное, чтобы избежать досадных недоразумений.

Буду искренне благодарен, если Вы согласитесь на повторную встречу. Прошу простить, что причинил Вам неприятности.

Письмоприветствие направляется в связи с торжественными событиями: по случаю определенного события, праздника, дня рождения, юбилея, избрание на должность, успешного завершения дела. Этом разновидности письма присущи торжественный, возвышенный стиль, употребление поэтических оборотов, юмористических намеков.

Письма-поздравления, как правило, составляют в произвольной форме, они могут быть как небольшими по объему — одно-два предложения, так и достаточно широкими. В последнем случае в письме-приветствии преподают основные этапы жизни, деятельности лица, поздравляют, ее важнейшие достижения. Если письмо адресовано организации или ее структурному подразделению, в нем вспоминают об важнейшие, наиболее значимые достижения учреждения или подразделения.

В письмах-поздравлениях используют такие ключевые фразы:

Поздравляем Вас с. поздравляем Вас по случаю. Примите наши искренние поздравления в связи с. Чистосердечно поздравляем Вас с юбилеем.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге разного цвета, украшенной орнаментом, водяными знаками, большей плотности и т.д.

Рекламное письмо предлагает товары или услуги, стимулирует интерес к товару и желание его приобрести.

Условно рекламные письма можно разделить на две группы:

o письма, которые предлагают товары, услуги;

o письма-презентации, содержащие сведения о фирме, компании.

Во время составления рекламных писем следует придерживаться следующих правил:

o текст должен быть кратким (не более одной страницы);

o текст должен быть лаконичным, четким, понятным, информативным (не нужно описывать деятельность фирмы, товары и услуги, следует отметить только важные моменты, то, что отличает вашу фирму от других, ваши товары от товаров других производителей или поставщиков);

o в рекламном письме не следует преувеличивать заслуги, преимущества, достижения фирмы, поскольку любую информацию можно проверить;

o рекламное письмо должно быть убедительным, но не навязчивым;

o документ следует оформлять на бланке фирмы со всеми необходимыми реквизитами;

o рекламный лист печатается через 1,5 межстрочных интервала, размер шрифта — не менее 13-ти или 14-ти печатных пунктов.

Рекламный лист составляют по определенной схеме. Если письмо рекламирует товары или услуги, схема его построения должна быть такой:

o обращение: «Уважаемые господа!» («Господа!»);

o краткая информация о фирме, компании и их деятельность;

o характеристика продукции (товаров) с акцентом на ее преимущества;

o перечисление дополнительных или сопутствующих услуг;

o конкретное предложение о сотрудничестве (оптовая или розничная торговля, предоставление услуг и т.п.);

o фраза о готовности предоставить образцы товара, подробную информацию о товарах или услугах, ответить на все вопросы, которые могут возникнуть у потенциального потребителя;

o стандартная фраза насчет надежды на сотрудничество;

Если письмо представляет фирму, компанию, его составляют по следующей схеме:

o обращение: «Уважаемые господа!» («Господа!»);

o краткая информация о фирме, компании и их деятельность;

o описание основных направлений деятельности фирмы, ее достоинств и преимуществ по сравнению с другими фирмами, которые предлагают аналогичные товары или услуги;

o конкретное предложение о сотрудничестве;

o фраза о готовности предоставить любую информацию о фирме, ответить на вопросы, которые могут возникнуть;

o стандартная фраза насчет надежды на сотрудничество;

Для большего доверия к рекламному письму и влияния на потенциального партнера желательно, чтобы письмо подписал руководитель фирмы или его заместитель.

ТЕЛЕГРАММА — это предельно сжатое текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Телеграммы составляют в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Требования к порядку оформления и отправления телеграмм определяют Правила предоставления и получения телекоммуникационных услуг [18].

Скорость прохождения телеграммы зависит от ее категорийности.

По категориям телеграммы подразделяются таким образом: «вне категории», «внеочередная», «Президент Украины», «высшая правительственная», «правительственная», «срочная», «обычная».

До телеграмм «вне категории» относятся телеграммы с отметками «границу», «туман», «каштан», «сигнал» и т.д. Право представления этих телеграмм определяется специальными инструкциями.

До телеграмм категории «внеочередная» относятся телеграммы с такими отметками:

«авария» — с уведомлением о чрезвычайные ситуации (катастрофы, аварии на воздушном, морском, речном, автомобильном и железнодорожном транспорте, на промышленных предприятиях и т.д.), а также оперативные служебные телеграммы оператора о состоянии средств связи;

«шторм», «авиа» — с уведомлением о опасные гидрометеорологические и другие природные явления.

Телеграммы категорий «Президент Украины», «высшая правительственная» и «правительственная» принимаются только за подписью соответствующих должностных лиц.

В категории «срочная» относятся такие телеграммы:

o те, что обрабатываются в сжатые сроки и оплачиваются по более высокому тарифу;

o с пометкой «метео» (право представления, адресования, порядок обработки и оплата стоимости таких телеграмм определяются специальной инструкцией, утвержденной центральным органом исполнительной власти в отрасли транспорта и связи);

o междугородных телефонных станций, имеющих отметку «срочная разговор».

обычных относятся телеграммы без отметки о категории. По видам телеграммы подразделяются таким образом:

o с уведомлением о вручении;

o с оплаченным ответом;

o с заказанным отправителем сроком доставки;

o с доставкой на художественном бланке;

o с пометкой «заверенная»;

o схемная телеграмма;

o с доставкой «почтой рекомендованная»;

o криптограммы, в т. ч. на перфострічці, которые прорабатываются в соответствии со специальными инструкциями, утвержденными центральным органом исполнительной власти в области транспорта и связи;

o служебные (от оператора, центрального органа исполнительной власти в отрасли транспорта и связи).

Право подачи телеграмм «вне категории» и категорий «внеочередная», «Президент Украины», «высшая правительственная», «правительственная», а также телеграмм видов «криптограмма», «метео», «схемная» имеют ограниченные группы пользователей, которые определяются законодательством.

Подготовлена к отправке телеграмма должна содержать адрес и наименование адресата (если адресатом является гражданин — фамилия) и, по желанию отправителя, имя и отчество или Инициалы. Если адресатом является должностное лицо, то указывают название учреждения, должность, фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы должностного лица. В случае адресования телеграммы учреждении должно быть указано название учреждения.

Телеграмму может быть отправлено с указанием: полного адреса; условного или сокращенного адреса; «до востребования»; номера абонентского ящика; адреса воинской части; адреса полевой почты; адреса морского или речного судна; номер полученной телеграммы; номера абонентской установки сети АТ/Телекс.

Учреждения могут иметь условную или сокращенное телеграфную (помощью телетайпной) адрес, зарегистрированный у оператора, который предоставляет услуги телеграфной связи на территории отправителя.

Пользователи, что имеют условную или сокращенную адрес для телеграмм, обязаны ежегодно перерегистрировать ее у оператора связи.

Условная адрес содержит название места назначения, условное название учреждения и фамилия должностного лица. Например:

ПОЛТАВА С ОРИОН ГАЛЮ НУ

ОДЕССА В АВТОТЕХСЕРВ1С ПЕТРЕНКО

Условная адрес должен состоять из одного легкого для прочтения слова не более чем из 6-ти букв, сокращенная адрес — с одного слова не более чем из 15-ти букв с обязательным указанием номера отделения почтовой связи, с которым заключен договор о доставке телеграмм.

Телеграмма может быть отправлена в один или несколько адресов. При подаче многоадресной телеграммы с одинаковым текстом отправитель подает на телеграф такое количество экземпляров, которое соответствует количеству адресов (получателей телеграммы).

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, то есть сжатой форме. Как правило, из текста телеграммы изымают союзы, предлоги, знаки препинания. Они употребляются лишь тогда, когда их отсутствие меняет смысл. Отрицательную частицу «не» из текста телеграмм не изымают. Знаки, в том числе знаки, в телеграммах можно подавать как соответствующими отметками, так и словами, полностью или сокращенно (по желанию отправителя). Точки, запятые, двоеточия, скобки могут быть переданы в телеграмме как соответствующими символьными знаками, так и словами, полностью или сокращенно (в соответствии «крп», «км», «двкрп» «джк»). То же касается знаков «тире» («минус»), «плюс», «дроби», «знак вопроса». Знаки №. % в телеграммах пишутся словами («номер» или «НР», «восклицательный знак», «процент»).

Цифры в телеграмме могут быть переданы в цифровой способ или словами.

Телеграмма не может содержать более трехсот слов. При превышении допустимого количества слов текст разделяют на части. В этом случае в каждой телеграмме перед адресом указывают номер соответствующей части текста.

Телеграммы могут быть написаны общепринятой или условным языком (кодом).

Написанными общепринятым языком считаются телеграммы, поданные на украинском или другом языке, а также телеграммы, имеющие изображены буквами и цифрами заводские или торговые знаки и марки, а также телеграммы со статистическими и иными сведениями, которые состоят только из групп цифр.

Написанными условным языком считаются телеграммы, поданные отметками или условным значением, понятным только сторонам, между которыми существует соответствующая договоренность.

Телеграмма должна иметь определенные реквизиты, указанные в такой последовательности:

o название вида документа (ТЕЛЕГРАММА);

o отметка о категории телеграммы (в случае отправки телеграммы категории «обычная» отметка о категории не указывается);

o отметка о виде телеграммы;

o название пункта назначения (с указанием номера отделения связи — если телеграмма адресована в город; с указанием района и области — если телеграмма адресована в сельской местности);

o адрес получателя (полная или условная);

o фамилия адресата (в телеграммах, адресованных в сельской местности, кроме фамилии, необходимо указывать также имя и отчество);

o номер документа, на который дают ответ (для телеграмм-ответов);

o текст телеграммы;

o исходящий номер телеграммы;

o сокращенное название учреждения-автора;

o должность лица, подписавшего телеграмму (в случае необходимости);

o фамилия лица, подписавшего телеграмму;

o полный адрес, номер отделения связи и название организации-отправителя телеграммы (отмечают в нижней части телеграфного бланка);

o дата подписания телеграммы (отмечают в нижней части телеграфного бланка);

o печать учреждения-отправителя (проставляют в нижней части телеграфного бланка).

Телеграммы от учреждений, подписанные должностными лицами, должны быть заверены печатью соответствующего учреждения или печатью «Для телеграмм». В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующего учреждения. Представление телеграмм должностными лицами осуществляется при предъявлении служебного удостоверения.

Телеграммы (телетайпограммы) пишут или печатают в двух экземплярах только с лицевой стороны телеграфного бланка или чистого листа бумаги. Ту часть, которую передают телеграфом, пишут или печатают прописными буквами через два интервала. Текст телеграммы подают без абзацев. Перенос слов не допускается. Все сведения, указанные в нижней части телеграфного бланка, пишут или печатают строчными буквами, только первое слово начинается с большой буквы. Эти сведения каналам связи не передаются и не оплачиваются отправителем. В случае оформления телеграммы на чистом листе бумаги нижнюю часть отделяют сплошной линией.

Первый экземпляр телеграммы передается на телеграф, второй подшивается к делу.

ТЕЛЕФОНОГРАММА — это обобщенное название различных по содержанию документов, которые составляют отдельную категорию через особый способ устной передачи текста по каналам телефонной связи. Обычно телефонограммы применяют для оперативной передачи срочных сообщений служебного характера, в частности: проведения совещаний, собраний, заседаний, в случае внезапно возникших событий, отмене ранее запланированных мероприятий, когда сообщение необходимо оформить документально.

Телефонограмма составляется отправителем как документ с бумажным носителем, передается по телефону и записывается получателем.

Объем текста телефонограммы не может превышать 50-ти слов. Он должен быть кратким, четким, лаконичным. Кроме того, следует избегать слов, которые редко употребляются или являются сложными для произношения. Буквы в фамилиях, которые плохо воспринимаются на слух, следует передавать словами.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней добавляют список учреждений, которым она адресована, с указанием номеров телефонов, по которым она будет передаваться.

обычно Телефонограммы оформляются на чистых листах бумаги или специальных трафаретных бланках, например:

Реквизитами телефонограммы являются:

o название учреждения-автора;

o должность, фамилия лица, передала телефонограмму, номер его телефона;

o название организации-адресанта;

o должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона;

o название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);

o дата и регистрационный номер телефонограммы;

o время передачи (приема) телефонограммы;

o название должности лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

Тексты полученных телефонограмм записывают в журнал (см. приложение 44).

Телефонограмму можно сначала записать от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографувати, а потом расшифровать и напечатать. Следует проверять правильность записи путем повторного прочтения телефонограммы в конце ее получения.

Сотрудник, который принял телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым назначено полученную информацию.

ФАКСОГРАММА (факс) — это полученная на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ с бумажным носителем — приказ, распоряжение, договор, протокол и т.д. Чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Документы, передаваемые по факсу, оформляют в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, печатают четким, контрастным шрифтом.

Входной факс содержит дополнительные отметки, которые печатает аппарат факсимильной связи, — указание (код) отправителя, дату и время передачи, номер факса, количество страниц.

Поскольку вопрос о юридической силе факсограмм действующими нормативно-правовыми актами не решено, то факсограмма рассматривается как средство оперативной передачи информации, и вслед за факсограмою адресатам должно быть направлено оригинал документа.

СООБЩЕНИЕ — это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений в пределах одного учреждения, так и между различными учреждениями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Согласно законодательству юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок применения которого определен Законом Украины «Об электронной цифровой подписи» [8]. Без основного реквизита — электронной цифровой подписи — электронные документы не имеют юридической силы и используются как оперативное средство передачи информации.

Поиск ответа

Всего найдено: 17

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как сейчас правильно пишется обращение к одному человеку, например «Прошу Вас», » Довожу до В ашего сведения» с заглавной или строчной буквы. Многие говорят, что в деловом письме нужно писать все строчными буквами. Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Если это обращение к одному конкретному лицу, Вы следует писать с большой буквы. Подробнее см. в «Письмовнике».

Вопрос № 294584

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, нужны ли в этом случае запятые? Если да, то почему? Довожу до в ашего сведения, что ученик 8 класса (?) Иванов Иван (?) постоянно прогуливает уроки.

Ответ справочной службы русского языка

Запятые не нужны. Имя ученика не несет на себе пояснительного оттенка значения, при котором оно должно обособляться. Ср. с примером из свода «Правила русской орфографии и пунктуации. Полный академический справочник» (под ред. В. В. Лопатина. М., 2006) : Четвертой бригады дежурный бригадир Зырянский дежурство по колонне принял.

Вопрос № 291875

Довожу до в ашего сведения, что соразмерность взыскиваемой задолженности можно рассчитать (,) только при наличии заявления о выдаче судебного приказа и (,) прикрепленного к нему (,) расчетУ (?) задолженности. 1. Правильно ли расставлены запятые и какие правила пунктуации здесь действуют? 2. расчетУ или расчетА задолженности? Спасибо)

Ответ справочной службы русского языка

Верно: Довожу до в ашего сведения, что соразмерность взыскиваемой задолженности можно рассчитать только при наличии заявления о выдаче судебного приказа и прикрепленного к нему расчета задолженности.

Вопрос № 290338

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно написать в письме: «Повторно довожу до В ашего сведения, что Вами не выполнены. » или «Повторно довожу, что Вами не выполнены. «, я считаю, что первый вариант является правильным, а директор настаивает на втором, кто прав?

Ответ справочной службы русского языка

В значении «уведомляю» верно довожу до В ашего сведения.

Вопрос № 284012

С прописной или строчной буквы писать слово «Вашего» в » Довожу до В ашего сведения»?

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 264117

Подскажите пожалуйста нужна ли запятая в этих случаях: 1) Прошу Вас, списать с подотчета .
2) Данным письмом, довожу до в ашего сведения, о том что, на сегодняшний день.

Ответ справочной службы русского языка

Запятые не нужны. Обратите внимание: во втором предложении слова о том лишние. Правильно: довожу до в ашего сведения, что на сегодняшний день. (вот здесь перед что запятая нужна).

Вопрос № 261480

Скажите, пожалуйста, в каких случаях при обращении к руководству можно говорить » довожу до В ашего сведения» или «сообщаю Вам»?

Ответ справочной службы русского языка

Обе конструкции употребительны. Выбор за Вами.

Вопрос № 240931

Здравствуйте. Нужно ли выделять запятыми фамилию и имя:
Довожу до В ашего сведения, что я (,) Иванов Иван (,) проживаю по адресу.

Ответ справочной службы русского языка

Запятые нужны: Довожу до В ашего сведения, что я, Иванов Иван, проживаю по адресу .

Вопрос № 232292

Правильно ли расставлены запятые: » Довожу до В ашего сведения, что несмотря на направленное в Ваш адрес письмо «О сборе и отправке расчетно-финансовых документов» имеют место нарушения в отправке расчетно-финансовых документов в адрес. «

Ответ справочной службы русского языка

Лучше поставить запятые перед _несмотря_ и _имеют_.

Вопрос № 229498

1. » Довожу до В ашего сведения следующее, несмотря на достигнутые на совещании договоренности, вопрос о заключении договора между __ и __ до настоящего времени не решен». Как правильно сформулировать данное предложение и правильно расставить знаки препинания? 2. Предлагаю разместить ГОСТ Р 6.30 на сайте или хотя бы упоминание о нем (вышлю почтой)

Ответ справочной службы русского языка

1. Предложение составлено верно, после слова _следующее_ вместо запятой лучше поставить двоеточие. 2. Пожалуйста, перешлите Ваше предложение на portal.gramota.ru.

Вопрос № 223365

» Довожу до В ашего сведения. » — слово «Вашего» пишется с заглавной или прописной буквы?

Ответ справочной службы русского языка

Добрый день! Ответье, пожалуйста, как провильно: Довожу до В ашего сведения о существенных нарушениях в работе системы. Довожу до В ашего сведения существенные нарушения в работе системы. Объясните, как верно использовать конструкцию » Довожу до В ашего сведения» Спасибо

Ответ справочной службы русского языка

Верное употребление: _ Довожу до В ашего сведения, что. _

Вопрос № 219441

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 219412

Уважаемые! Как правильно: «. довожу до В ашего сведенИя. » или «. довожу до В ашего сведенЬя. «? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 218008

можно ли так писать: Довожу до В ашего сведения, о том, что.

Ответ справочной службы русского языка

Предложение некорректно. Верно: _ Довожу до В ашего сведения, что. _

Виды служебных писем

КЛАССИФИКАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (см. таблицу).

Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам. Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.

Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.

На практике встречаются письма с названием «директивное письмо». В данном случае следует иметь в виду, что законодательство ограничивает использование документов, относящихся к деловой переписке, в качестве инструмента нормативного регулирования. Так, Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009) связывают нормативные правовые акты с определенными видами документов и органами управления. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что…

Доводим до Вашего сведения, что…

Считаем необходимым поставить Вас в известность о…

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения. В них могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…

В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.

В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.

Следует иметь в виду, что в отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий. Например, приказ Росстроя от 29.06.2006 № 167 содержит образец гарантийного письма кредитной организации.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Ключевой фразой письма-предложения может быть:

В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола просить:

Просим Вас сообщить…

Просим Вас предоставить…

Просим Вас предоставить данные о…

Обращаемся к Вам с просьбой о… и т.д.

Просьба может формулироваться и без глагола просить, например:

Надеемся на положительное решение вопроса…

Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение… и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:

Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести …)…

Одновременно просим Вас…

Просьба может содержаться и в других письмах, например в сопроводительном, гарантийном и др.

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или составляется договор. Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.

Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов. Например, требования к заявке определены постановлением Правительства Москвы от 27.09.2005 № 741-ПП «Об утверждении Порядка (процедуры) представления и рассмотрения заявок на приобретение в государственную собственность города Москвы объектов недвижимости».

Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:

Просим Вас включить в состав группы для участия в…

Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в…

Просим Вас зарегистрироваться в качестве участников . и т.п.

В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д. Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.), указываются следующие сведения:

· дата его проведения;

· форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);

· фамилия, имя и отчество участника (участников);

· место работы, должность;

· почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;

· потребность в гостинице на время проведения мероприятия.

Если составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявке, помимо тех, что содержатся в бланке письма.

Заявка может содержать гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь. В этом случае авторы, как правило, так и пишут на самом письме – гарантийная заявка. Хотя вряд ли имеет смысл выделять гарантийную заявку в особую разновидность, поскольку в этом случае мы имеем дело с обычным гарантийным письмом. Любое гарантийное письмо – это просьба (заявка) выполнить что-то с гарантией оплаты либо иной формы компенсации.

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

Ключевыми языковыми формулами этой разновидности писем являются:

Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…

Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…

С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др.

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

Ключевыми фразами письма-напоминания являются:

Вторично напоминаем Вам…

Обращаем Ваше внимание на то, что…

Ставим Вас в известность, что…

Несмотря на неоднократные напоминания… и др.

Письмо-напоминание может содержать еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства…

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…

Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд…

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции.

В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п.

Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма. Фактически это разновидность коммерческого письма.

Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия.

Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:

· полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;

· основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);

· предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);

· доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);

· конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).

Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

При составлении текста претензии используются следующие фразы:

Направляем Вам претензию на…

Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…

Заявляем Вам претензию в отношении…

Высылаем Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что…

Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…

В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…

При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…, была установлена недостача… и т.п.

В конце текста используются выражения: В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму ____; компенсировать расходы в сумме ____ и т.п.).

Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например: О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ .

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.

Особый статус имеют запросы, направляемые органами власти. В законодательстве определен порядок направления запросов представительных органов власти (парламентский, депутатский запросы), а также должностных лиц других ветвей власти.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы ошибки.

Не следует в текст письма-ответа включать ссылку на поступившее письмо (На Ваше письмо от __________ № ___ …). Для ссылки на поступившее письмо в бланке есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Письмо-ответ может начинаться словами: Сообщаем Вам…; Извещаем Вас…

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. Поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с…

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма владеет такой информацией.

Ответом на письмо-предложение может быть письмо, подтверждающее либо не подтверждающее принятие предложения. Покупатель может быть не согласен лишь с некоторыми условиями предложения, тогда он может направить продавцу встречное предложение, в результате возникает коммерческая переписка, в процессе которой стороны или приходят к соглашению по всем существенным условиям поставки, или отказываются от заключения сделки. В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться следующие устойчивые обороты:

Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о готовности заключить сделку на…

Принимаем ваше предложение на…

Подтверждаем свою готовность заключить сделку на…

Благодарим Вас за предложение на…, однако в настоящее время мы не заинтересованы в закупке данного товара.

Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату Уважаемый…! (Уважаемые…!), например:

Уважаемый господин Лужков!

Уважаемый Алексей Михайлович!

Уважаемые господа банкиры! и т.п.

Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используются следующие выражения:

Приглашаем Вас принять участие в…

Просим Вас принять участие в…

Имеем честь пригласить Вас…

Примите наше приглашение…

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

Благодарим за оказанную помощь в…

Выражаем Вам свою благодарность за…

Позвольте Вас поблагодарить за…

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за… и т.п.

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-приглашения, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:

Поздравляем Вас в связи с…

Искренне поздравляем Вас с…

Примите наши искренние поздравления в связи с…

Сердечно поздравляем Вас с… и т.п.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

А.Ю. Чуковенков, канд. ист. наук, зам. директора Учебно-методического центра
документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис»
В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД

Статья написана по материалам сайтов: www.gramota.tv, www.profiz.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector