+7 (499) 928-69-47  Москва

+7 (812) 467-45-73  Санкт-Петербург

8 (800) 511-49-68  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

График учета рабочего времени

Чтобы понимать, как правильно рассчитывать рабочее время, необходимо понимать, что это понятие обозначает. Раскрывается оно в ТК РФ, а также в нормах кадрового делопроизводства. От правильного расчёта зависит и заработная плата работника.

Содержание

Табель учета рабочего времени

В ст. 91 ТК РФ сказано, что нормальная рабочая неделя составляет 40 рабочих часов в неделю. Это означает, что работник, имеющий нормальный график труда, должен выполнять свои непосредственные трудовые обязанности 40 часов в неделю.

Но существуют и обстоятельства, при которых, согласно нормам ТК РФ, работодатель должен установить:

  • 24-часовую рабочую неделю;
  • 32-часовую рабочую неделю;
  • 36-часовую рабочую неделю.

В ТК РФ также сказано, что любой работодатель, вне зависимости от того, какую организационно-правовую форму имеет его фирма, должен вести учёт рабочего времени. Если при проверке будет обнаружено, что табеля учёта рабочего времени на предприятии нет, это приведёт к тому, что и сама фирма и должностное лицо будут привлечены к административной ответственности.

Табель – это бланк, на котором содержится вся информация о том, сколько часов отработал каждый конкретный сотрудник. Здесь также отмечаются невыходы на работу по уважительным или неуважительным причинам.

Для того чтобы правильно вести табель, необходимо соблюдение одного из следующих условий:

  • делать это можно ежедневно, по факту отмечая присутствие или отсутствие работников на своих рабочих местах;
  • внесение данных при наличии некоторых отклонений. Например, при неявке работника на работу без уважительной причины.

На основании данных документа, по итогам месяца происходит начисление заработной платы всему персоналу сотрудников. Именно по этой причине так важно правильно вести этот документ.

Правильное и своевременное ведение табеля позволяет контролировать процесс соблюдения каждым работником трудовой дисциплины, а также нормы рабочего времени. Кроме того, в этом документе отмечаются и часы сверхурочной работы или выход на работу в законный выходной день. Такое выполнение трудовых обязанностей подлежит оплате в повышенном размере.

Табель рабочего времени – это основной документ, который запрашивают для проверки трудовые инспекторы. Кроме того, что по нему можно проверить соблюдение законодательства в части норм рабочего времени, он ещё является основным источником статистической отчётности по кадрам.

Ведение табеля возлагается на отдельного работника, работу которого контролирует начальник структурного подразделения. Именно начальник в курсе о присутствии и отсутствии работников.

Для учёта рабочего времени могут быть использованы бланки Т-12 и Т-13. Но закон не обязывает использовать именно такие формы. Каждое предприятие имеет право самостоятельно разработать форму табеля рабочего времени. Но она должна содержать определённую информацию о фирме. Вести табель можно как на компьютере, так и вручную.

Расчет суммированного учета рабочего времени

Такой расчёт применяется в тех случаях, когда нет возможности соблюдать нормальную продолжительность рабочей недели. Например, работники работаю посменно. При таком рабочем графике нужно применять не только другой учёт рабочего времени, но и по-иному начислять заработную плату.

При нормальном рабочем режиме трудовая неделя не должна превышать 40 рабочих часов в неделю. То есть это 5 дней в неделю по 8 часов. Но некоторые работодатели применяют иной график работы, когда ежедневная смена выходит за пределы 8-часового рабочего дня. Как правило, такой график применяется в организациях, которые занимаются обслуживанием граждан или торговлей. Например, медицинские учреждения, круглосуточные магазины, аптеки, транспорт и прочее.

Для соблюдения законодательства и повышения эффективности труда работодатель вводит сменные графики работы. Чтобы не было нарушений, необходимо, чтобы длительность выполнения трудовых обязанностей за учетный период была не больше нормальной недельной, умноженной на количество недель в принятом учетном периоде. Максимальная протяженность учетного периода в общем случае составляет 1 год, согласно ст. 104 ТК РФ.

Расчет сверхурочных при суммированном учете рабочего времени

Сверхурочная работа – это работа сверх своего рабочего графика. В последнее время всё чаще работники стали задерживаться на своих рабочих местах сверх нормального 8-часового рабочего времени. А если утверждён посменный график, то переработки происходят постоянно.

Каждый работодатель знает, что сверхурочная работа оплачивается несколько по другим правилам. Кроме того, продолжительность такой работы не может превышать определённый лимит в месяц. В целях экономии денежных средств на оплате сверхурочных часов, работодатели начали применять суммированный учёт рабочего времени.

Произвести расчёт сверхурочных при суммированном учёте рабочего времени работодатель обязан при возникновении следующих ситуаций:

  • в течение учётного периода работник, ранее находившийся на больничном, на учёбе, в отпуске, на курсах повышения квалификации в итоге отработал больше, чем пропустил;
  • работник, в силу определённых обстоятельств, в течение учётного периода отработал больше, чем он должен был отработать за этот же период.

Календарь расчета рабочего времени

Такой документ ещё называют производственный календарь. Он является помощником каждого бухгалтера. В этом документе отражаются все рабочие дни, а также выходные и праздничные.

Этот календарь незаменим при нормальном учёте рабочего времени, то есть при 40-часовой рабочей неделе (5 дней в неделю по 8 часов). С помощью этого документа можно правильно рассчитать норму рабочего времени в течение определённого учётного периода.

Не составляет труда высчитать все необходимые показатели для расчёта заработной платы, особенно если работник трудился полный месяц. Даже при наличии «больничных» или «отпускных» дней высчитать количество рабочих часов не составит труда.

Календарь учёта рабочего времени содержит в себе следующую информацию:

  • количество календарных дней в каждом месяце, каждом квартале, полугодии и за год;
  • количество рабочих дней в каждом месяце, квартале, полугодии и за год;
  • количество выходных и праздничных дней в каждом месяце, квартале, полугодии и за год;
  • количество рабочих часов в каждом месяце, квартале, полугодии и за год, при различной продолжительности рабочей недели (40 часов, 36 часов, 24 часа).

Также здесь отмечаются и предпраздничные дни, в которых продолжительность рабочего времени уменьшена на 1 час.

Расчет неполного рабочего времени

Согласно ст. 93 ТК РФ, режим неполного времени – это такой график работы, при котором работник имеет частичную занятость и работает либо неполный рабочий день, либо неполную рабочую неделю. Такой режим работы может быть установлен либо по просьбе (письменной, то есть заявление) самого работника, либо по соглашению сторон. Работодатель не имеет права принудительно перевести работника на такой режим работы без его письменного согласия.

Работодатель не обязан отвечать положительно на просьбу работника о переводе его на неполный режим работы, но есть такие обстоятельства, при наличии которых он обязан это сделать:

  • сотрудница принесла справку о беременности;
  • просьба одного из родителей/опекуна/законного представителя, имеющего ребёнка в возрасте до 14 лет. Если ребёнок имеет инвалидность, то возрастной порог несколько выше – 18 лет;
  • необходимость ухода за близким родственником при наличии медицинских показаний.

Чтобы правильно произвести учёт неполного рабочего времени, необходимо отталкиваться от того, что является нормой рабочего времени для данной категории работников. В большинстве случаев, это 40 часов в неделю – 5 дней по 8 часов плюс 2 полных выходных.

В заявлении сотрудник указывает, как он просит сократить ему рабочий график. Например, он просит работать не 40, а 30 часов в неделю. Тогда его ежедневная норма рабочего времени будет 6 часов при 5-дневной рабочей неделе.

Расчет ставок рабочего времени

Некоторые граждане могут устроиться на работу на «полставки». Что это значит? Это означает, что с таким работником трудовой договор будет заключён на неполный рабочий день или на неполную рабочую неделю. То есть свои обязанности такой работник будет выполнять не весь рабочий день (не всю рабочую неделю), а лишь часть.

По своей сути, это расчёт неполного рабочего времени. Как его произвести, уже описывалось выше. Главное — условия и режим работы нужно прописать в трудовом договоре. Тогда нарушений со стороны трудового законодательства не будет.

Расчет затрат рабочего времени

Для того чтобы рассчитать затраты рабочего времени, необходимо применить приём фотографии рабочего времени. Это необходимо сделать для того, чтобы:

  • выявить недостатки в организации самого труда и производственного процесса, которые приводят к тому, что компания теряет финансовые ресурсы и нецелесообразно их использует;
  • установить нормы обслуживания;
  • установить нормативы численности наёмного персонала;
  • выявить невыполнение поставленных задач или, наоборот, значительных переработок, которые также приводят к финансовым потерям.

В зависимости от того, какие факторы подлежат выявлению, применяют следующие методы фотографирования рабочего времени:

  • индивидуальная фотография – объектом изучения является конкретное рабочее место с конкретным работником. Чем подробнее проведено исследование, тем точнее будет результат. Его можно применять ко всему структурному подразделению, в котором находится исследованное рабочее место;
  • групповая фотография – методы исследования применяются к отдельной группе работников, которые не связаны между собой единым трудовым и производственным процессом.

Порядок расчета рабочего времени

Для того чтобы правильно произвести расчёт рабочего времени, необходимо учитывать множество факторов. К таковым относятся:

  • вид рабочей недели – это может быть либо пятидневка, либо шестидневка;
  • продолжительность дневной рабочей смены;
  • период начала и окончания выполнения работы;
  • возможные и обязательные перерывы;
  • очерёдность рабочих дней с нерабочими;
  • какое количество смен выпадает на сутки;
  • наличие праздничных и предпраздничных дней, когда продолжительность рабочего дня сокращается.

Пример расчёта рабочего времени

Большинство предприятий работают при пятидневной рабочей неделе. Формула для расчёта рабочего времени следующая:

Nобщ = Прв / 5 * Крд – 1 ч * Кппд, где:

Nобщ — норма рабочего времени;

Прв — продолжительность рабочего времени в неделю (40, 35, 36 или 24);

Крд — число рабочих дней в периоде (месяц, год);

Кппд — число предпраздничных дней.

Пример. В апреле 2019 года 21 рабочий день. Норма рабочего времени:

  • 40-часовая рабочая неделя – 40 / 5 * 21 = 168 часов;
  • 36-часовая рабочая неделя – 36 / 5 * 21 = 151, 2.

То есть те часы, которые будут отработаны свыше 168 часов в неделю, будут считаться сверхурочными и должны быть оплачены в повышенном размере.

Несколько иные значения при 36-часовой и 24-часовой рабочей неделе. При таких графиках, рабочее время за 2019 составляет 1 772, 40 и 1 179, 60 часов соответственно.

Заключение

Правильный и своевременный учёт рабочего времени позволяет правильно рассчитывать заработную плату сотрудникам, с учётом переработок, болезней, отпусков и прочего. Не стоит забывать, что трудовые инспекторы в первую очередь запрашивают для проверки именно табель.

Режим рабочего времени: Графики сменности, Учет рабочего времени, Табель учета рабочего времени

В соответствии с Конституцией Украины каждый имеет право на труд. Право на труд реализуется путем заключения трудового договора о работе на предприятии. При этом труд является деятельностью человека, которая имеет свою продолжительность (рабочее время). С учетом специфики деятельности предприятия работодателю необходимо распределить рабочее время и время отдыха в течение определенного периода (рабочей недели, рабочего дня или рабочей смены) таким образом, чтобы трудовые ресурсы использовались с наибольшей эффективностью. Для этого работодатель устанавливает соответствующий режим рабочего времени. С целью проверки нахождения работника в рабочее время на своем рабочем месте и выполнения своих трудовых обязанностей, времени простоев и других видов неиспользованного рабочего времени работодатель ведет учет рабочего времени.

Какие существуют виды рабочего времени и режимы работы, как учитывается рабочее время — на эти и другие вопросы наши читатели найдут ответы, ознакомившись с материалами данного тематического номера.

Екатерина Скрипкина, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор» Елена Уварова, юрист Издательского дома «Фактор» Лилия Калашникова, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Перечень основных документов, используемых в тематическом блоке

Приказ № 489 — приказ Госкомстата Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 г. № 489.

Графики сменности

График сменности — это график выхода работника на работу. В графиках сменности, как правило, указываются:

— количество смен на протяжении суток;

— порядок выхода работников по сменам;

— время начала, окончания и продолжительности ежедневной работы (смены);

— время перерывов для отдыха и принятия пищи;

— количество выходных дней и дополнительных дней отдыха;

— продолжительность ежедневного (междусменного) и еженедельного отдыха.

Графики сменности утверждаются администрацией предприятия по согласованию с выборным органом профсоюзной организации и доводятся до сведения каждого работника, как правило, не позднее чем за один месяц до их введения (см. письмо Минтруда от 05.05.2011 г. № 149/13/116-11).

Графики сменности составляют на весь учетный период таким образом, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период не превышала нормального количества рабочих часов.В любом случае должен быть соблюден годовой баланс рабочего времени. Вместе с тем на практике бывает, что не удается добиться того, чтобы в учетном периоде была соблюдена норма рабочего времени. В этом случае следует учесть, что ст. 65 КЗоТ установлены предельные нормы применения сверхурочных часов: сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника 4 часов на протяжении двух дней подряд и 120 часов в год.

При составлении графика сменности также должны учитываться ограничения, льготы и гарантии, предусмотренные для работников действующим законодательством относительно продолжительности смены, перерыва для отдыха и приема пищи, междусменного отдыха, ограничения сверхурочной работы и т. д.

Порядок чередования графиков сменности может быть:

1) прямой, когда после первой смены работник переходит во вторую, а потом в третью смену;

2) обратный — после первой смены работник переходит в третью, а затем уже во вторую смену.

Согласно ст. 58 КЗоТ чередование работников в сменах должно происходить равномерно. Однако, учитывая запрет на привлечение к работе в ночное время некоторых категорий работников (ст. 55 КЗоТ), данное требование КЗоТ не исключает необходимой корректировки.

Переход работника из одной смены в другую производится регулярно через определенное количество рабочих дней (как правило, через неделю) в соответствии с графиком смен, составленным с учетом специфики работы.

При отсутствии работника, который должен выйти на смену, руководитель подразделения (или другое ответственное лицо) должен принять срочные меры по поиску замены. В таком случае допускается сверхурочная работа для работника предыдущей смены, но ее продолжительность не должна превышать 4 часов на протяжении двух дней подряд и 120 часов в год (см. ст. 65 КЗоТ).

Пример. В литейном цехе предприятия установлена трехсменная работа, при которой три бригады работников чередуются согласно графикам сменности. В каждой из смен работник работает по 8 часов (за исключением выходных и праздничных дней). Первая смена работает с 6.00 до 14.00, вторая смена — с 14.00 до 22.00, третья смена — с 22.00 до 6.00. Учет рабочего времени — поденный. На предприятии установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями — суббота и воскресенье.

Приведем типовой график сменности при пятидневной рабочей неделе на декабрь 2011 года.

В — день еженедельного отдыха (выходной или праздничный день);

I — первая смена;

II — вторая смена;

III — третья смена.

График сменности отражает плановые показатели использования рабочего времени. Документом, который отражает фактически отработанное время, является табель учета рабочего времени. Вопросы табельного учета наемных работников мы рассмотрим далее.

Учет рабочего времени

Ведение учета рабочего времени на предприятии осуществляет работодатель. Учет рабочего времени может вестись в двух направлениях: кадровый учет рабочего времени и учет рабочего времени для целей определения сумм заработной платы каждого из работников. В данной статье рассмотрим механизм ведения учета рабочего времени для определения заработной платы, который является элементом режима рабочего времени, его виды, а также особенности применения в связи со спецификой деятельности предприятия.

Положениями КЗоТ установлены три вида учета рабочего времени:

В основу данного разделения положен временной отрезок, на протяжении которого работодателем, во-первых, производится подсчет фактически отработанных работником часов с целью сравнения с установленной ему нормой рабочего времени в часах, а во-вторых, устанавливаются правовые последствия такого подсчета (например, наличие часов, отработанных сверх нормы рабочего времени (ст. 52, 53 и 61 КЗоТ), которые подлежат оплате в размере, определенном ст. 106 КЗоТ).

Выбор вида учета рабочего времени предприятие осуществляет самостоятельно в зависимости от установленных на нем условий труда.

Поденный учет рабочего времени

Поденный учет рабочего времени вводится, как правило, для работников с равной продолжительность рабочего дня в каждом из дней рабочей недели. Например, поденный учет рабочего времени может быть установлен для работника, продолжительность ежедневной работы которого, в каждый из дней рабочей недели, остается неизменной и составляет 8 часов.

При установлении данного вида рабочего времениработодатель ежедневно:

— ведет учет фактически отработанного каждым работником рабочего времени;

— определяет правовые последствия такого учета.

Еженедельный учет рабочего времени

Еженедельный учет рабочего времени вводится для работников, продолжительность рабочего времени которых на протяжении рабочей недели может изменяться, однако в общем за неделю ими должна быть соблюдена недельная норма продолжительности рабочего времени, установленная на предприятии с учетом требований ст. 50 и 51 КЗоТ.

При введении еженедельного учета рабочего времени работодатель:

ежедневно ведет учет фактически отработанного каждым работником рабочего времени;

по окончании недели определяет правовые последствия такого учета (соблюдение установленной недельной нормы рабочего времени, наличие часов, отработанных сверх нормы и т. д.).

Суммированный учет рабочего времени

Согласно ст. 61 КЗоТ суммированный учет рабочего времени может вводиться:

1) на непрерывно действующих предприятиях, в учреждениях и организациях;

2) в отдельных производствах, цехах, участках, отделениях и на некоторых видах работ, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников дневная или недельная продолжительность рабочего времени.

При суммированном учете рабочего времени установленная в соответствии с законодательством ежедневная или еженедельная норма рабочего времени может не соблюдаться, однако общая продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального количества рабочих часов (ст. 50 и 51 КЗоТ).

Данный вид учета рабочего времени может быть внедрен работодателем лишь при наличии указанных в ст. 61 КЗоТ оснований и только по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации предприятия, учреждения, организации, а в случае отсутствия такового — с представителями трудящихся, избранными и уполномоченными трудовым коллективом.

Установление и применение на предприятии суммированного учета рабочего времени определяется коллективным договором и/или правилами внутреннего трудового распорядка, в которых, в частности, указывают:

1) перечень производств, цехов, участков, отделений, видов работ, должностей работников, для которых установлен суммированный учет рабочего времени;

2) учетный период. Он может измеряться декадой, месяцем, кварталом, полугодием, годом и др. (п. 6 Методических рекомендаций № 138) и охватывает рабочее время, часы работы в выходные и праздничные дни и часы отдыха;

3) порядок оплаты труда (оклад, ставка, сдельные расценки).

При суммированном учете рабочего времени работодатель:

ежедневно ведет нарастающим итогом с начала установленного учетного периода учет фактически отработанного каждым работником рабочего времени;

по окончании учетного периода определяет правовые последствия проведенного учета (реализацию работником установленной нормы рабочего времени в учетном периоде, наличие часов, отработанных сверх установленной нормы, в ночное время, в праздничные и нерабочие дни и др.).

Что касается нормы рабочего времени за учетный период, то порядок ее определения при суммированном учете рабочего времени КЗоТ не установлен. Вместе с тем положения, регулирующие данный момент, содержатся в Методических рекомендациях № 138. Согласно п. 12 Методических рекомендаций № 138 норма рабочего времени за учетный период может определяться:

— по календарю из расчета шестидневной рабочей недели, семичасового рабочего дня (или соответствующего сокращенного рабочего дня) с учетом сокращенного рабочего времени накануне выходных дней — до 5 часов и накануне праздничных и нерабочих дней — на 1 час;

по графику пятидневной рабочей недели, в порядке, установленном в коллективном договоре. Учитывая то, что при пятидневной рабочей неделе КЗоТ не предусматривает установление конкретной продолжительности ежедневной работы (есть только ограничение еженедельной работы — 40 часов), норма рабочего времени за учетный период определяется путем умножения времени продолжительности рабочего дня на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели, приходящихся на этот период, с равной продолжительностью каждого рабочего дня, с учетом ее сокращения накануне праздничных и нерабочих дней и выходными днями в субботу и воскресенье.

Продолжительность работы в течение дня (смены) при суммированном учете рабочего времени, с учетом характера и условий труда, может составлять до 12 часов (п. 4 Методических рекомендаций № 138). Вместе с тем не рекомендуется устанавливать удлиненную продолжительность рабочего дня на работах с вредными и тяжелыми условиями труда.

Работа сверх нормы рабочего времени, предусмотренной графиком в отдельные дни, недели, месяцы учетного периода, при сохранении нормы рабочего времени за учетный период не является сверхурочной работой. Ведь переработка, возникающая в отдельные дни при суммированном учете, может быть скомпенсирована работодателем дополнительными днями отдыха в учетном периоде или соответствующим уменьшением продолжительности работы в другие дни учетного периода (абзац третий п. 4 Методических рекомендаций № 138).

Сверхурочным при суммированном учете рабочего времени считается время, отработанное работником сверх нормы продолжительности рабочего времени за учетный период. Сверхурочное время подлежит оплате в соответствии со ст. 106 КЗоТ (см. с. 23).

Подсчет и оплата часов сверхурочной работы производится работодателем в конце учетного периода.

Общее количество сверхурочных часов за учетный период определяется как разница между фактически отработанным временем и нормой рабочего времени за этот период. При подсчете нормы рабочего времени за учетный период для определения сверхурочных часов из рабочего времени исключаются дни, которые по графику или режиму работы приходятся на время, в течение которого работник в соответствии с законодательством был освобожден от выполнения трудовых обязанностей (например, отпуск, болезнь, выполнение государственных обязанностей и т. п.). Соответственно болезнь работника, отпуск и т. д., приходящиеся на дни, которые по графику работы являются для него выходными, не уменьшают норму рабочего времени.

При подсчете сверхурочных часов по работнику с суммированным учетом рабочего времени работа в праздничные и нерабочие дни, проведенная сверх установленной на предприятии нормы рабочего времени, за учетный период не учитывается, поскольку она уже оплачена в двойном размере.

Пример 1. На предприятии установлен учетный период — квартал. Норма продолжительности рабочего времени, рассчитанная по графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями (суббота и воскресенье) и продолжительностью времени работы в течение каждого рабочего дня 8 часов при 40-часовой рабочей неделе, учитывая сокращение рабочего времени накануне праздничных и нерабочих дней, в IV квартале 2011 года составит 520 часов, из них:

— в октябре — 168 часов;

— в ноябре — 176 часов;

— в декабре — 176 часов.

С 1 по 24 ноября 2011 года работник не работал в связи с ежегодным отпуском. На этот период по графику сменности работника приходится 15 рабочих дней по 10 часов. Таким образом, работник отсутствовал на работе 150 часов. Согласно табелю учета рабочего времени работник отработал за квартал 372 часа.

Нормальная продолжительность рабочего времени, которую должен отработать работник, составит за квартал 370 часов, из них:

— в октябре — 168 часов;

— в декабре — 176 часов.

Пример 2. В цехе, где работает работник, используется суммированный учет рабочего времени. Учетный период — месяц. Норма продолжительности рабочего времени, рассчитанная для данного работника согласно графику пятидневной рабочей недели на ноябрь 2011 года, составила 176 часов. Согласно табелю учета рабочего времени работник фактически отработал в ноябре 2011 года 140 часов. В период с 21 по 25 ноября 2011 года работник болел, о чем свидетельствует предоставленный листок нетрудоспособности. На этот период по графику сменности работника приходится 4 рабочих дня по 10 часов.

Определим количество сверхурочных часов.

Работник отсутствовал на работе 40 часов (4 дн. х 10 ч/дн.).

Нормальная продолжительность рабочего времени, которую должен отработать работник, составит:

Рассчитаем количество сверхурочных часов за учетный период:

Относительно выходных дней отметим следующее. Выходные дни для работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени, устанавливаются графиком работы (сменности) и они могут не совпадать с общепринятыми выходными днями, установленными на предприятиях в зависимости от продолжительности рабочей недели (ст. 67 КЗоТ). Согласно п. 9 Методических рекомендаций № 138 количество выходных дней по графику работы (сменности) в учетном периоде не должно быть меньше количества полных недель этого учетного периода.

Пример 3. Для работника предприятия введен суммированный учет рабочего времени. Учетным периодом является календарный месяц. На предприятии установлена шестидневная рабочая неделя.

Определим норму рабочего времени в декабре 2011 года.

В декабре 2011 года 4 полные недели. Следовательно, в этом месяце должно быть не менее 4 выходных дней. Допустим, что согласно графику работы выходным днем у работника является понедельник. При шестидневной рабочей неделе продолжительность ежедневной работы накануне выходного дня составляет 5 часов. Продолжительность работы в другие дни — 7 часов. Поскольку 1 января 2012 года праздничный день (ст. 73 КЗоТ), то продолжительность работы 31 декабря 2011 года должна быть сокращена на 1 час и составит 6 часов.

Норма рабочего времени в декабре 2011 года при шестидневной рабочей неделе составит:

4 дн. х 5 ч/дн. + 1 дн. х 6 ч/дн. + (31 дн. — 4 дн. -4 дн. — 1 дн.) х 7 ч/дн. = 180 ч.

Пример 4. Для работника предприятия введен суммированный учет рабочего времени. Учетным периодом является квартал. На предприятии установлена пятидневная рабочая неделя.

Определим норму рабочего времени в IV квартале 2011 года.

Норма рабочего времени в IV квартале 2011 года составит:

21 дн. х 8 ч/дн. + 22 дн. х 8 ч/дн. + 22 дн. х 8 ч/дн. = 520 ч.

В случае привлечения работника к работе в день, который согласно графику работы (сменности) для него является выходным, такая работа подлежит компенсации, по согласию сторон, путем предоставлением другого дня отдыха или в денежной форме в двойном размере (см. на с. 17).

Графики работы (сменности) при суммированном учете рабочего времени должны разрабатываться таким образом, чтобы:

1) продолжительность перерыва в работе между сменами (включая перерыв на обед) была не менее двойной продолжительности времени работы в предыдущей смене (ч. 1 ст. 59 КЗоТ). То есть, если работник отработал (с учетом перерыва на обед) 12 часов подряд, он должен выйти в следующую смену не ранее чем через 24 часа;

2) продолжительность еженедельного непрерывного отдыха должна быть не менее 42 часов (ст. 70 КЗоТ).

Назначение работника на работу в течение двух смен подряд запрещается (ч. 2 ст. 59 КЗоТ).

В отдельных случаях в соответствии с п. 8 Методических рекомендаций № 138 продолжительность ежедневного (междусменного) отдыха может быть сокращена, но она не может быть менее 12 часов в сутки. На условиях, определенных коллективным договором, неиспользованные часы ежедневного (междусменного) отдыха суммируются и могут быть предоставлены как дополнительные свободные от работы дни в течение учетного периода. За счет увеличения продолжительности рабочего времени в течение суток (более 8 часов в день) свободные от работы дни чередуются с рабочими днями через один, два, три или другое количество дней.

При суммированном учете рабочего времени нормирование продолжительности рабочего времени следует проводить таким образом, чтобы сумма часов рабочего времени не превышала норму рабочего времени в учетном периоде. Нормирование осуществляется путем составления графика сменности.

Пример 5. На предприятии установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями — суббота и воскресенье. Для ведения круглосуточной охраны территории предприятия приняты на работу 4 охранника.

Один охранник (Марченко И. И.) работает по графику работы предприятия (пять дней в неделю, суббота, воскресенье — выходные дни). Продолжительность его смены — 8 часов (с 9.00 до 18.00, перерыв на обед с 13.00 до 14.00).

Для остальных трех охранников (Носенко С. К., Сопилки О. О., Ященко Н. Г.) установлен суммированный учет рабочего времени, с учетным периодом, равным месяцу. Они работают по графику сменности:

— в будние дни — с 18.00 до 9.00 (15 рабочих часов);

— в выходные, праздничные и нерабочие дни — с 9.00 до 9.00 (24 часа).

Выходные дни охранникам с суммированным учетом рабочего времени устанавливаются по возможности в субботу и воскресенье.

Норма рабочего времени на ноябрь 2011 года, рассчитанная по графику пятидневной недели, составит 176 ч.

Приведем график сменности охранников предприятия.

Учет рабочего времени: фиксируем, подсчитываем, оплачиваем

От выбранного режима работы на предприятии, от способа фиксации фактически отработанного времени напрямую зависят зарплатные начисления и прочие выплаты сотрудникам. Об основных правилах и сложных нюансах учета рабочего времени подробно расскажет наш постоянный автор Эмма Форштретер.

Нормативно-правовое обоснование

В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:

— Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ);

— Федеральному закону от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);

— Постановлению Госкомстата РФ № 1 от 1.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата № 1).

С 1 января 2013 года необязательно использовать унифицированные формы. Табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и иные документы организации вправе разрабатывать самостоятельно. Но опыт показывает, что чаще всего применяются предложенные Госкомстатом формы.

Режим работы

Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:

  • ненормированный рабочий день;
  • режим гибкого рабочего времени;
  • сменная работа;
  • разделение рабочего дня на части и др.

Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.

В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.

Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю.

Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).

Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день». Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня. Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней.

Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени. В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре.

В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.

В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов).

Табель учета рабочего времени

Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель. Традиционно используются унифицированные форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1). Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Программа Контур-Персонал автоматически ведет табель в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений, оформленных приказами по отпускам, больничным, неявкам, переработкам и пр

Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений. Но вы вправе разработать собственные. Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников. Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют.

Заполнение табеля может быть организовано по-разному:

  • регистрация отклонений (неявок, сверхурочно отработанных часов, опозданий и пр.);
  • сплошное фиксирование всех явок и неявок.

Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.

Поденный и суммированный учет рабочего времени

Для учета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от особенностей организации труда на предприятии: поденный или суммированный учет рабочего времени. Первый метод подходит небольшим организациям с нормальным режимом работы: 5-дневная неделя с 8-часовым рабочим днем.

Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени. Его применяют, когда затруднительно соблюдать ежедневную, еженедельную, ежемесячную продолжительность рабочего времени, соответствующую нормальной продолжительности рабочего времени по производственному календарю (ст. 100 ТК РФ). При внедрении в организации суммированного учета рабочего времени регистрация явок/неявок в табеле учета рабочего времени выполняется сплошным методом.

При суммированном учете показатели фактически отработанного времени за месяц/неделю/день, как правило, отличаются от норм, установленных производственным календарем. Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю. Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.

Пример. Охранник, режим работы — сутки через трое. Для данного сотрудника применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал. В январе за счет выхода охранника на смену в праздничные и выходные дни фактически отработанное время превысило норму производственного календаря. В феврале показатели совпали. В марте специалист кадровой службы должен таким образом составить график работы данного сотрудника, чтобы по итогам квартала фактически отработанное время совпало с нормой по производственному календарю.

Сменный режим работы

Особо следует поговорить про сменный режим работы. Он вызывает много вопросов как при табелировании, так и при расчете оплаты труда. Вводить сменный режим работы целесообразно, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность трудового дня или оборудование на предприятии работает круглосуточно.

Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, сменный режим работы уже прописан в трудовом договоре. Однако если возникла необходимость перевести на работу в сменном режиме всех или нескольких ранее принятых на работу сотрудников, необходимо соблюсти несколько процедур:

  1. Издать приказ о смене режима работы для предприятия в целом или для отдельных сотрудников.
  2. Отразить это изменение в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре (ч. 1. ст. 100 ТК РФ).
  3. Составить графики сменности. Унифицированной формы графика нет, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает учетной политикой по бухгалтерскому учету. График работы — это обязательный документ для сменного режима работы. Его можно утвердить как отдельную форму или сделать приложением к локальному нормативному акту.
  4. Прописать изменения в допсоглашении к трудовому договору. Режим работы относится к обязательным условиям, а это значит, что работодатель должен за 2 месяца предупредить сотрудника и заручиться его согласием. Если сотрудник отказывается от работы в изменившихся условиях, следует предложить ему иную должность с прежним графиком. В случае несогласия сотрудника на работу в новых условиях возможно расторжение трудового договора по причине отказа от работы в новых условиях (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
  5. Не позднее чем за месяц ознакомить сотрудников с графиком работы посменно.

При составлении графика сменности необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни.

Особые случаи

Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).

В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).

Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам.

Как правильно вести график учёта рабочего времени?

Взаимоувязка во времени между сферами деятельности предприятий государства осуществляется посредством графика рабочего времени (РВ), который составляется ежегодно.

Он содержит сведения о границах, длительности и норме трудовых периодов, их сочетании с промежутками отдыха.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Единый ритм распорядка обеспечивается комплексной системой взаимодействия правовых и нормативных документов, регламентов ведения первичных учётных форм, контролем соответствия фактически отработанного времени плановому. Для этого существуют правила ведения табеля и технические средства обеспечивания достоверности учёта.

Режимы внутри графика и основы

Главный регулирующий работу и время отдыха документ – Трудовой кодекс (ТК) РФ. Вторичными являются правила внутреннего распорядка, коллективный договор и соглашения, они устанавливают разделение РВ в границах каждого календарного периода – режим рабочего времени.

Организация учёта предусматривает:

  1. Размер трудовой недели определяется администрацией фирмы совместно с профсоюзом, исходя из специфики производства и с учётом мнения коллектива. Выбранный вариант согласовывается с муниципалитетом – ст. 46 ТК. Если по условиям предприятия пяти- и шестидневная неделя не подходит, устанавливают суммированный учёт с нормативной величиной времени за определённый период – ст. 52 кодекса.
  2. Ненормированный рабочий день предусматривает привлечение специалистов к труду за рамками стандартной смены. Границы деятельности в этом режиме определяются соглашением сторон.
  3. Установленное законом время работы в течение суток фиксируется в правилах внутреннего распорядка: начало и конец, перерывы для отдыха. При сменном труде режим определяется графиком выходов. Такое расписание применяется для эффективного использования технологического оборудования и увеличения объёмов производства.

По общему правилу норма труда установлена ст. 91 ТК и составляет 40 часов в неделю. В целях организации учёта РВ и на основании федеральных и отраслевых стандартов, каждая компания разрабатывает положение, регулирующее регистрацию рабочего времени.

Документально устанавливают правила заполнения табелей и журналов учёта отсутствующих работников. Закрепляют обязанность администрации назначения ответственных лиц за достоверное фиксирование на смене сотрудников, определяют сроки представления табеля в кадровую службу.

Положение вводится для систематизации сбора и передачи в обработку сведений о рабочем времени каждого члена коллектива предприятия. Сотрудники, в обязанность которых входит табельная регистрация, ознакамливаются с документом под расписку.

Обязанность фиксирования рабочего времени лежит на администрации. Кроме табельного учёта, применяют также регистрацию посредством записей в специальный журнал сведений: сколько часов в течение дня отработал сотрудник. Такая форма не обязательна, но некоторые фирмы её применяют.

Образец приказа о ведении табелей учёта рабочего времени (кликабельно):

Виды проведения регистрации

Целями учёта РВ являются:

  • контроль начала и окончания работ в определённое распорядком время;
  • фиксирование неявок и опозданий;
  • проверки присутствия сотрудников на месте выполнения обязанностей;
  • а также установление периодов простоя, сверхурочной работы, нахождения специалиста в отпуске или в болезненном состоянии.

Учёт рабочего времени бывает 3 видов:

  1. По неделям – применяется в отношении трудящихся, деятельность которых происходит в рамках 40 часов за 5 или 6 дней. Норма установлена законом.
  2. Посуточный способ используется на предприятиях с обычным режимом. Для инвалидов и несовершеннолетних лиц продолжительность смены сокращается. В отношении ряда профессий количество часов также уменьшается, например, на опасных производствах.
  3. Суммированный учёт часто применяют на сезонных работах, предприятиях с непрерывным технологическим процессом, организациях с режимом гибкого графика. В этом случае норма часов рассчитывается на период, предусмотренный внутренним распорядком: месяц, квартал, полугодие. В соответствии со ст. 104 ТК РФ, предельная длительность суммирования – 12 мес.

На основании данных учёта рабочего времени осуществляется контроль производственной дисциплины и начисление вознаграждений трудящимся.

В зависимости от применяемых в компании способов регистрации количества РВ, табели заполняются вручную или в электронном виде.

Методы контроля

Администрация фирмы обязана обеспечить правильный учёт и достоверность сведений о приходе и убытии сотрудников с работы. В пунктах наблюдений необходимо устанавливать хорошо видимые с расстояния часы. Методы для обеспечения контроля руководство компании определяет самостоятельно.

Приемлемыми считаются:

  • отчётность каждого сотрудника;
  • назначение специального табельщика на проходную и ведение журнала, который представляется руководителю вместе с рапортом;
  • устройство контрольно-пропускной системы на основе электронных карт;
  • установка аппаратуры видеонаблюдения.

Терминал учёта по биометрической технологии – этот метод контроля находит всё большее распространение.

Существующие программно-приборные комплексы, сканируя вены руки, обеспечивают автоматическое фиксирование времени прибытия и ухода персонала, суммируют часы каждого сотрудника.

Достаточно поднести ладонь к считывающему устройству, и вся информация о пришедшем человеке поступает в базу данных, где фиксируется личность, должность и график работы.

Сведения об отсутствующих специалистах оперативно поступают руководителю.

Правила ведения журнала учёта РВ

Законодательно обязанность заполнения книги не закреплена и унифицированная форма документа не установлена. Но присутствие и использование в организации тетради контроля рабочего времени делает учёт прозрачнее и способствует поддержанию дисциплины сотрудников.

Журнал учёта рабочего времени сотрудников в формате excel можно скачать здесь абсолютно бесплатно.

Заполнение учётной книги

Вводится в действие журнал приказом руководителя, одновременно назначают и специалиста, ответственного за внесение записей и подготовку рапортов по окончании контрольного периода. Сведения из книги переносятся в табели, годовые карточки и другие кадровые и бухгалтерские документы.

Форма журнала и порядок заполнения включаются в текст внутреннего трудового распорядка компании. Принято нумеровать, сшивать страницы книги и скреплять их печатью предприятия. Регламент заполнения журнала может предусматривать самостоятельное внесение сведений сотрудниками или обязывать делать записи ответственного специалиста.

Минимальная информация, которая содержится в учётном документе:

  1. имя, фамилия, отчество и должность пришедшего на смену работника;
  2. дата и точное время прохода на территорию организации;
  3. час прекращения труда – убытие с проходной.

Дополнительно включаются сведения:

  • в каком направлении и для чего в течение смены отлучался сотрудник;
  • переработки;
  • суммарное количество отработанных в этот день часов, опоздания и неявки.

Пример заполнения графика учёта РВ (кликабельно):

Каждая отметка подтверждается подписью сделавшего её ответственного лица и самого служащего. К способам ведения журнала относят два: вручную на бумаге или в электронном виде посредством простейшего программного обеспечения. Сделанный на компьютере отчёт распечатывается и подписывается.

В этом материале можно почитать о ведении табелей учёта рабочего времени более подробно.

Другие формы регистрирования

Для фиксирования рабочего времени сотрудников при выездной деятельности, например, при выполнении заказа в качестве подрядчика, используют учётные листы, которые также передаются в бухгалтерию для начисления вознаграждения сотрудникам. Этот же тип учёта может быть использован и в командировке.

Форма документа произвольная, напоминает акт выполненных работ между сторонами договора подряда.

Вся информация излагается на одном листе: в шапке – наименование документа, его номер и дата. Ниже – реквизиты заказчика и исполнителя.

Далее следует таблица с графами:

  • число, месяц, год;
  • содержание работ;
  • время начала и окончания;
  • количество часов;
  • замечания по выполнению и колонка подписи нанимателя.

Построчно перечисляются действия бригады, и в конце списка подводится итоговое количество часов. Завершают документ подписи сторон – заказчика и исполнителя. Кроме того, указывают фамилию специалиста, работавшего на выезде. Такую форму используют для бухгалтерской программы 1С.

Образец листа учёта (кликабельно):

Ведомость учёта рабочего времени – бланк, по которому оплачивается труд педагогов, участвующих в проведении единого госэкзамена. Форма его определена региональными властями: в Москве – Приказом Департамента образования 210 от марта 2016.

Производственный календарь учёта рабочего времени – обязательный руководящий норматив для отдела кадров и бухгалтерской службы предприятия. В нём содержится вся информация, касающаяся общепринятого для России режима труда и отдыха с подразделением на каждый месяц и кварталы. В календарь вносят также сведения о профессиональных праздниках.

Посмотрите видео о ведении учёта рабочего времени:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Статья написана по материалам сайтов: buhgalter.com.ua, kontur.ru, bizakon.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector