+7 (499) 938-69-47  Москва

+7 (812) 467-45-73  Санкт-Петербург

8 (800) 511-49-68  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Оптимизация бизнес процессов малого бизнеса

Содержание

Аннотация научной статьи по экономике и экономическим наукам, автор научной работы — Завьялова Надежда Борисовна

Повышение эффективности производственной деятельности промышленных предприятий актуальная задача, решение которой востребовано экономическими реалиями. При значительном числе методов, методологий, инновационных подходов и управленческих решений многим предприятиям не удается восстановить докризисный уровень производства и встать на путь устойчивого развития. В статье рассматриваются некоторые аспекты оптимизации бизнес-процессов средствами информационных технологий и систем, учет которых может в значительной степени содействовать развитию предприятий малого и среднего бизнеса.

Похожие темы научных работ по экономике и экономическим наукам , автор научной работы — Завьялова Надежда Борисовна,

Optimization of Business Processes As a Tool for the Development of Small and Medium-Sized Enterprises

Increasing efficiency of production activities at industrial enterprises is an urgent matter in today’s economic reality. With so many methods, methodologies, innovative approaches and managerial solutions on offer, plenty of companies cannot re-achieve the pre-crisis output and sustainable development. The present paper is looking into some aspects of optimization of business processes by means of information technologies and systems, which are worth considering for a significant breakthrough of enterprises in small and medium-sized business.

Текст научной работы на тему «Оптимизация бизнес-процессов как инструмента развития предприятий малого и среднего предпринимательства»

Повышение эффективности производственной деятельности промышленных предприятий — актуальная задача, решение которой востребовано экономическими реалиями. При значительном числе методов, методологий, инновационных подходов и управленческих решений многим предприятиям не удается восстановить докризисный уровень производства и встать на путь устойчивого развития. В статье рассматриваются некоторые аспекты оптимизации бизнес-процессов средствами информационных технологий и систем, учет которых может в значительной степени содействовать развитию предприятий малого и среднего бизнеса.

Ключевые слова: бизнес-процесс, оптимизация, цепочка создания ценности

Завьялова Надежда Борисовна

канд. техн. наук, доцент,

Российский экономический университет им. Г.В. Плеханова, г. Москва zavial@rinet.ru

оптимизация бизнес-процессов для предприятий малого

и среднего бизнеса

оптимизация бизнес-процессов как инструмента развития предприятий малого и среднего предпринимательства

Анализ деятельности значительного числа успешных в мировой практике компаний позволяет выявить ряд факторов, влияющих на устойчивое развитие бизнеса. К таким факторам относится постановка руководителями компаний или владельцами бизнеса амбициозных целей и определение путей их достижения. Данный подход, получивший название стратегического планирования, является важным, но недостаточным условием для развития бизнеса. Наиболее значимым фактором явля-

ется эффективное построение бизнес-процессов, что, в конечном итоге, и приводит к достижению стратегических целей.

Динамичная среда, в которой функционируют или будут функционировать предприятия (высокий уровень конкуренции, процессы слияния и поглощения компаний, изменения в законодательстве и т.п.) требуют адаптации предприятия к изменяющимся условиям бизнеса. Однако постоянная трансформация бизнес-процессов в организации

не позволит ей работать устойчиво и продуктивно, поскольку изменения, даже запланированные и анонсированные — значительный стресс для любой компании. В этой связи предпринимателю важно выстроить бизнес-процессы с учетом перспективы роста компании на основе современных методик и инструментов процессного управления, ориентированных на построение эффективной организации. Реализация процессного подхода содержит нескольких этапов, наиболее значимыми из которых являются разработка стратегии, формирование и анализ цепочки ценности, разработка бизнес-процессов и их проектирование на основе организационной структуры. Следует отметить, что организационная структура — это средство реализации бизнес-процессов и достижения стратегических целей, и к ее созданию или оптимизации следует приступать в последнюю очередь. В противном случае менеджмент рано или поздно столкнется с противоречиями при построении оптимальных, в смысле достижения стратегических целей, бизнес-процессов в рамках непригодных для этого структур.

Формирование цепочки ценности и моделирование бизнес-процессов

Этапом, который предшествует разработке бизнес-процессов, является формирование и анализ цепочки ценности. В результате формирования цепочки ценности будет получена модель, учитывающая специфику отрасли или вида деятельности (см. рис. 1 на с. 82) и позволяющая перейти к следующему шагу — выявлению

бизнес-процессов, создающих стоимость. Бизнес-процессы, не участвующие в создании стоимости, передаются на аутсорсинг. Важным элементом анализа цепочки ценности является оценка структуры издержек, что позволяет в значительной степени учесть затраты предпринимателя на создание и развитие бизнеса (см. рис. 2 на с. 83).

Несмотря на высокую информативность цепочки создания ценности, она не является моделью бизнес-процессов, а представляет собой описание процесса деятельности организации.

Современные технологии моделирования бизнес-процессов ориентируются на классическое определение модели как материального или мысленного представления объекта или явления, повторяющие свойства объекта, существенные для целей конкретного моделирования. Такой сложный объект моделирования, как бизнес-процесс, представляется комплексом моделей [1, 2], включающих четыре перспективы: функциональную, поведенческую, информационную, организационную. Модель каждой из перспектив является

.. .предпринимателю важно выстроить бизнес-процессы

с учетом перспективы роста компании на основе

современных методик и инструментов процессного управления.

Х i Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Исследования и разработки

■Дистрибуция V Реклама

Разработка Калькуляция Хопределение _ . _ _

> Реклама >11 Выпуск > Размещение > Торговля продукта / / цен / гарантии /

Построение концепции бизнеса

Выбор типа ресторана

Приобре- X Обучение X Инспекти- X Управле тение здания / персонала / рование / запасами

Разработки топора > Покупка > Дистрибуции > Реклама > Мерчйм продажа ) °6сл1’ЖИ ‘ ‘ * а даизннг / / ванне

Рис. 1. Цепочка создания ценности в различных отраслях

Рис. 2. Анализ структуры издержек

частной, и лишь комплекс моделей характеризует объект в полном объеме.

Функциональная модель описывает объект в статическом состоянии и представляет совокупность действий (работ) для получения запланированного результата. Часто для реализации данной модели применяется методология структурного анализа и моделирования (SADT-методология), которая позволяет отразить логику бизнес-процесса, однако не учитывает временную последовательность действий.

Модель, представляющая поведенческую перспективу, учитывает динамику системы, а именно очередность исполнения операций (процедур), время, затрачиваемое на исполнение, бизнес-правила, декларативно накладываемые на процесс в качестве ограничений.

Информационная модель описывает бизнес-сущности предметной области, отвечая на вопрос «Что обрабатывают участники бизнес-процесса?».

Модель организационной перспективы представляет структуру и состав исполнителей бизнес-процессов.

Описание бизнес-процессов -сложная и ресурсоемкая задача, которая тре-бует профессиональной подготовки. Одним из концептуальных моментов моделирования является выбор методологической и инструментальной платформ.

несмотря на высокую информативность цепочки

создания ценности, она не является моделью бизнес-процессов, а представляет собой описание процесса деятельности организации

главное помнить, что бизнес-процессы следует отобразить в четырех перспективах, а также определить ключевые показатели их оценки

Начинающим предпринимателям следует помнить и использовать закон Парето: при решении любых задач зависимость между усилиями и результатами имеет зону насыщения и в большинстве случаев 20% первоочередных усилий, если они направлены на достижение цели, дают 80% результатов. При выборе методологии и инструментов моделирования, в первую очередь, следует опираться на простые инструменты, ориентируясь на лаконичность представления результатов моделирования и достаточную степень их визуализации.

В данном контексте существует два основных направления развития инструментов моделирования бизнес-процессов. Первое ориентировано на снижение свободы в процессе моделирования, которое достигается жесткими стандартами оформления моделей. Классическим примером такого подхода является инструмент моделирования бизнес-процессов AllFusion Process Modeler (BPwin), входящий в линейку интегрированных средств моделирования AllFusion Modeling Suite. Реализуемый в системе стандарт IDEF поддерживает весь цикл проектирования

бизнес-процессов и при этом обеспечивает приемлемое взаимопонимание участников проекта. Второе направление ориентировано на выражение творческих взглядов на проект проектирования бизнес-процессов. Например, методология ARIS предлагает рассматривать организацию в 12 аспектах и использовать 85 типов моделей. Практическое применение этой методологии предпринимателем, который не имеет опыта моделирования, затруднительно. Кроме того, стоимость инструмента очень высокая, а свободно распространяемая версия ARIS EXPRESS имеет значительные функциональные ограничения. В ряде случаев можно воспользоваться и более простыми инструментами моделирования, например, приложением MS Visio. Главное помнить, что бизнес-процессы следует отобразить в четырех перспективах, а также определить ключевые показатели их оценки.

Оценка и оптимизация бизнес-процессов

В современной практике менеджмента используют различные показатели оценки эффективности бизнес-процессов. К внешним (выходным) показателям относят активность бизнес-процесса, стоимость (издержки) бизнес-процесса, его длительность и качество результата. В число внутренних показателей входят такие показатели как организационная фрагментарность, внутреннее качество бизнес-процесса, информационная фрагментарность, количество выходов и др. Данные показатели относятся к числу базовых, на основании которых могут

формироваться комплексные показатели оценки, используемые при оптимизации бизнес-процессов. Например, комплексный показатель эффективности производственного или операционного цикла — MCE (Manufacturing Cycle Effectiveness) рассчитывается как отношение суммарного времени всех подпроцессов к длительности его общего цикла. Его значение всегда меньше 100%, так как между подпроцессами существуют временные разрывы, его значение, например, 30% будет свидетельствовать предпринимателю о том, что временные разрывы составляют 70%.

Возможность оценки эффективности бизнес-процессов непосредственно влияет на клиентские и финансовые показатели компании, а их улучшение приводит к повышению удовлетворенности клиентов, снижению расходов, увеличению прибыли, а в долгосрочной перспективе — повышению конкурентоспособности и рыночной стоимости организации. Оптимизация бизнес-процессов требует, в первую очередь, определить, какие методы составляют приоритетную группу, не являются сложными в применении, но подтвердили свою эффективность в проектах по совершенствованию бизнес-

возможность оценки эффективности бизнес-

процессов непосредственно влияет на клиентские и финансовые показатели компании

оптимизация бизнес-процессов требует,

в первую очередь, определить, какие методы составляют приоритетную

группу, не являются сложными в применении, но подтвердили свою эффективность.

процессов. К числу достаточно распространенных методов можно отнести:

1) метод «5Э» — метод организации рабочего пространства;

2) метод пяти вопросов;

3) метод разработки нескольких вариантов бизнес-процессов;

4) метод уменьшения количества входов и выходов бизнес-процессов;

5) метод согласования результатов процесса с требованиями клиентов;

6) метод устранения временных разрывов;

7) метод параллельного выполнения бизнес-процессов;

8) метод минимизации устной информации;

9) метод стандартизации и улучшения форм сбора и передачи информации;

10) метод причинно-следственного анализа;

11) организация точек контроля;

12) метод функционально-стоимостного анализа;

13) метод пооперационной калькуляции себестоимости

Данные методы достаточно очевидны и прозрачны и применение некоторых из них уже на стадии проектирования бизнес-процессов во многом определяет развитие бизнеса.

Времена, когда эффективное управление считалось искусством, доступным избранным, уходят в прошлое. Сегодня бизнес-инжени-ринг- технология описания и проектирования бизнеса в соответствии с поставленными целями достаточно хорошо проработана и опирается на мощный пласт современных информационных технологий и решений.

Nadezhda B. Zavialova

Cand. of Technical Sci., Associate Professor, Plekhanov Russian University of Economics, Moscow

Optimization of Business Processes As a Tool for the Development of Small and Medium-Sized Enterprises

Increasing efficiency of production activities at industrial enterprises is an urgent matter in today’s economic reality. With so many methods, methodologies, innovative approaches and managerial solutions on offer, plenty of companies cannot re-achieve the pre-crisis output and sustainable development. The present paper is looking into some aspects of optimization of business processes by means of information technologies and systems, which are worth considering for a significant breakthrough of enterprises in small and medium-sized business. Keywords: business process, optlmozatlon, value chain

Оптимизация бизнес-процессов малого бизнеса посредством внедрения BPM-системы

Оптимизация бизнес-процессов на предприятии – вертикально-интегрированная система, направленная на повышение качества работы и улучшения продуктивности, независимо от текущего положения компании на рынке. В современном понимании это внедрение позволяет исключить возникновение сложностей в работе персонала и сторонних онлайн-установок, подключенных к работе. В этом информационном материале мы попробуем подробнее разъяснить принцип функционирования алгоритмов, а также разберём 2 кейса из личного опыта нашей платформы. Приятного ознакомления!

Правильный проект BPM или использование системы для решения локальных задач

Прежде чем рассказывать о готовых результатах работы нашей компании, рассмотрим описание BPM-процессов и расшифруем аббревиатуру. Итак, BPM (business process management) – управление бизнес-процессами, которое осуществляется при помощи специализированного программного обеспечения, чьей основной функцией является подготовка унифицированного и непрерывно-развивающегося плана. Именно он позволяет просчитывать все действия сотрудников при взаимодействии с клиентами так, что все задачи (от знакомства с компанией до завершения заказа) выполняются по строго-закрепленному плану. Чтобы владельцу компании было проще разобраться, рассмотрим форму контроля работы малого бизнеса посредством применения платформы Forward BMP, выделив основные цели внедрения.

  1. Высокая скорость – сокращение времени, направленного на выполнение основных задач, позволит провести оптимизацию процессов развития малого и большого бизнеса посредством внедрения новых регламентов работы сотрудников.
  2. Отличное качество – итоговый результат работы системы позволяет непрерывно совершенствовать работу компании, перенаправив сложную работу на автоматизированные системы.
  3. Прозрачная система управления на основе текущих показателей – проведя глубокий анализ, разработчики платформы учитывают любые нюансы и форс-мажорные ситуации.
  4. Гибкость – предприятие может вносить свои коррективы в работу системы – изменять ветви алгоритмов (удалять/добавлять/изменять).

Центральные участники управления бизнес-процессом

  • Архитектор процессов – ответственен за описание и проектирование бизнес-процессов в определенной сфере.
  • Аналитик процессов – ответственен за конструирование, использование, мониторинг и оптимизацию процессов.
  • Владелец процесса – получатель конкретных рекомендаций, который несет полную ответственность за весь процесс работы.

Простые, быстрые и понятные технологии

Внедрение современных технологий позволяет не только оптимизировать работу предприятия, но и сократить расходы на продвижение компании. Для того чтобы разобраться досконально в принципе работы усовершенствованной системы продвижения и контроля, разберём готовые кейсы открытых площадок, а также выделим особенности и результаты работы.

Кейс №1: Пример использования системы при контакте с клиентом

В этом кейсе мы разберём усовершенствование предложений, которые могут быть отправлены сотруднику не только в цифровом виде, но и внедрены в работу посредством введения новых ветвей в процесс взаимодействия с постоянным или потенциальным заказчиком. Так, добавив новый виток ввиду (нового!) эксклюзивного предложения о сотрудничестве, компания получила следующие привилегии:

  1. донесла до заказчика информацию о новой услуге, не затрачивая длительное время и излишние расходы на визуальную рекламу продукции в СМИ;
  2. увеличила заинтересованность клиента на оформление более выгодного для двух сторон заказа;
  3. увеличила прибыль.

Рассмотрим всё в статистике, сравнив показатель на январь и июнь 2019 года (до и после оптимизации бизнес-процессов малого бизнеса):

Проблема Январь Июнь
Отсутствие финансовых возможностей на рекламирование новой продукции. Не решена. Клиенты сами стремятся заключить сделку.
Упущение времени, просрочка выполнения заказов. Было принято решение увеличить загруженность сотрудников, из-за чего часть заказов была перепутана. Автоматизированная программа упростила работу, повысив качество обработки заказов.
Сложность восприятия больших потоков информации, связанных с нюансами работы. Не решена. Прописанные обязанности в таблице позволили избежать сложностей.

Кейс №2: Разбор системы доставки и обработки заказов на примере магазина спортивных товаров

Интегрирование высокоэффективных систем в работу предприятия позволяет не только упростить функционирование «хромых» бизнес-проектов, но и избавить компанию от просроченных заказов, излишних возвратов (по причине длительной обработке заказа), снизить процент недовольных клиентов, а также завоевать доверие покупателей. Так, стандартная установка включает досконально продуманную прямую или разветвленную систему, позволяющую грамотно управлять активами.

Типичная корреспонденция включает в себя следующие блоки: информацию о статусе оформления заказа, уведомление об обработке менеджерами компании, передачу заказа курьеру, статус посылки и т.п.

Важно учесть! Критерии, представленные в информационных рекомендациях оптимизации бизнес-процессов малого бизнеса, могут отличаться в зависимости от типа оформления и регламентов работы фирмы. Для удобства большинства клиентов заказчики формируют специальные условия, например, оплату наложенным платежом. Она позволяет интегрировать в систему несколько дополнительных параметров, контролирующих заказ и зачисление итоговой суммы на счёт компании.

От слов к статистике – как это увеличило прибыль компании?

Разбирая пример на компании «№1», выведем в цифрах результат изменения процесса – прогресс в развитии предприятия.

До внедрения

Процент недовольных/упущенных клиентов 45
Количество успешно-завершенных заказов 10/неделю
Процент загруженности сотрудников 105 (перенапряженная работа, из-за которой страдает качество)
Выявление и исправление ошибок 26%

После внедрения

Процент недовольных/упущенных клиентов 12
Количество успешно-завершенных заказов 56/неделю
Процент загруженности сотрудников 86 (стабильная работа с повышенной эффективностью)
Выявление и исправление ошибок 97%

Своевременное изменение показателей стало результатом глубоких аналитических процессов и безукоризненного соблюдения критериев оценивания BPM-решений:

  • Поддержки цифровых задач с целью упрощения использования интерфейса для пользователя.
  • Низкой общей стоимости владения.
  • Учёт бизнес-плана и стратегий компании, составленной экономистами в совместной работе с управляющими.
  • Возможность поддержки сервис-ориентированной архитектуры.
  • Способность отправлять уведомления об изменении структуры или её отдельных частей.
  • Информирование об отклонении от заданной траектории развития.
  • Интуитивно-понятный интерфейс, заточенный под среднестатистического пользователя с минимальными знаниями о работе ПО.
  • Минимизирование участия IT-специалистов в работе сервиса.
  • Способность демонстрации и обслуживания нескольких процессов одновременно.
  • Уровень производительности и масштабируемость.
  • Возможность управления и внесения коррективов с любого устройства.
  • Наличие возможности передачи информационных сообщений конкретному пользователю с рабочего места.
  • Возможность настройки оперативных решений в отношении исключительных задач.

Заключение

Подводя итоги, важно отметить, что оптимизация бизнес-процессов малого бизнеса посредством внедрения новых систем BPM – грамотное решение, позволяющее не только выполнять обычные задачи, но и кардинально изменять работу фирмы. В случае с малыми бизнесом и высокой конкурентоспособностью самое главное – обеспечивать устойчивые позиции и оптимальные условия для комфорта клиентов, которые может гарантировать стандартная система Forward BPM.

Оптимизация бизнес-процессов компании

Оптимизация бизнес-процессов организации – это усовершенствование последовательных действий, которые направлены на достижение поставленных перед предприятием целей путём выбора наилучшего варианта их выполнения. Это неизбежный процесс для эффективной работы современной компании.

Бизнес-процессом называют такую совокупность действий, которая приводит к определённому результату. У каждого процесса имеется конкретная цель, своя последовательность ключевых действий и прогнозируемый результат. Число и цели этих процессов, которые протекают в различных предприятиях, различны и находятся в непосредственной зависимости от типа бизнеса, размеров фирмы, личных качеств владельцев и руководства. Это всё надо учитывать, чтобы оптимизация бизнес-процессов стала эффективной.

Для создания эффективного бизнеса важно согласовать маркетинговую стратегию с внедрением методики её воплощения в жизнь. Однако случается и так, что адекватная стратегия имеется, меры по её реализации разработаны, а результатов нет: не удаётся достигнуть плановых показателей. Возможно, это проблемы нижнего, процедурного уровня системы управления. Попробуем разобраться с таким явлением, как оптимизация бизнес-процессов, её описанием и моделированием.

Предприятие до определённого уровня развития может вполне обходиться без оптимизации. Однако есть ряд факторов, которые сигнализируют – «пора заняться бизнес-процессами», и, без сомнения, они приближают этот момент:

  • увеличение штата сотрудников;
  • растёт число управленческих уровней;
  • растёт число подразделений;
  • подразделения территориально разобщены;
  • отсутствует или неразвита единая информационная система.

Итак, в один день Вы обнаруживаете, что в компании:

  • решения принимаются очень медленно;
  • решения выполняются очень медленно и некачественно;
  • выясняется, что периодически те или иные аспекты деятельности остаются без контроля;
  • замечаете рост психологического напряжения среди персонала, связанный с неурегулированными правами, обязанностями и ответственностью;
  • элементарные рабочие операции требуют очень много времени, сил, согласований, служебных записок и телефонных звонков.

Наличие этих симптомов – серьёзный повод для перестройки, необходима оптимизация бизнес-процессов. Стоит заметить, что в отдельных случаях провести эту работу целесообразно, не дожидаясь наступления подобных предпоссылок (при существенном изменении структуры управления, использовании новой ИС и пр.)

Описание и моделирование

Считается, что выбор этого инструмента для бизнес-процессов очень важен и имеет почти решающее значение. Однако программа для описания имеет значение, только если разработку проводят для их дальнейшего внедрения в определённую информационную систему (ИС). Большинство современных ИС обладают собственными средствами разработки бизнес-процессов, поэтому обсуждение программного обеспечения для их описания теряет смысл.

Отметим, что бизнес-процессы нужны для участников, а не для разработчиков, и важнейший критерий выбора инструмента программного описания – это его доступность для всех участников на этапе согласования, оптимизации, исполнения и модернизации.

Модели бизнес-процессов «AS IS» и «TO BE»

Стандартные схемы моделирования предусматривают на первом этапе описание действующей «AS IS» («как есть) с последующим проведением оптимизации до «TO BE» («как должно быть»). Некоторые заказчики не понимают полезности описания первого этапа. Им достаточно, чтобы исполнители принесли уже новые, правильные бизнес-процессы, а модель «AS IS» воспринимается как попытка увеличить смету.

Обращаем ваше внимание, что подобная методика внедрения, которая не опирается на действующие бизнес-процессы, называется реинжиниринг, что с понятием «оптимизация бизнес-процессов» имеет лишь отдалённое сходство. Описание «AS IS» даёт возможность определить ряд существующих противоречий и сделать первичную оптимизацию процессов. Её должны обсудить все участники и согласовать «под подпись».

Процесс оптимизации

Провести оптимизацию чего-либо можно по определённым критериям. Для бизнес-процессов такими критериями являются стоимость, продолжительность, количество транзакций и пр. Эти критерии «внешние» по отношению к процессам, возникают из более общего управленческого контура. Попробуем разобраться.

Например, оптимизация такого бизнес-процесса, как обслуживание покупателя в магазине. Что выбрать критерием оптимизации – цену или качество? Если это магазин со скидками для среднего класса – выбираем первый критерий, если элитный бутик, то второй. Получается, что, выбирая критерий оптимизации, мы определяем стратегию и позиционируем магазин.

Вот так при помощи критерия оптимизации уровень систем управления начинает подчиняться более высокому – стратегии.

Внедрение

Процедура внедрения является самым сложным этапом работы с бизнес-процессами. Она происходит значительно успешнее, если поддерживается информационной системой предприятия. Однако такие возможности имеются не всегда или не в полном объёме. Внедрение и поддержка в актуальном состоянии бизнес-процессов требует:

  • доведения до персонала информации о том, что работа должна выполняться на основании созданных на предприятии бизнес-процессов;
  • осуществления контроля над соблюдением персоналом созданных бизнес-процессов;
  • проведения периодического анализа эффективности и результативности использования бизнес-процессов;
  • оптимизации бизнес-процессов на основании постоянного анализа данных их эффективности и результативности.

Модификация

Со временем любые оптимизированные бизнес-процессы потребуют корректировки или замены. С одной стороны, бизнес-процессы должны соответствовать реальности, а с другой – не мешать нормальному развитию предприятия. Поэтому они нуждаются в своевременной модификации. Новую редакцию согласуют со всеми участниками и доводят до всех заинтересованных особ.

В этом случае системы бизнес-процессов становятся реальными инструментами, повышающими эффективность ведения бизнеса на процедурном уровне.

Виды бизнес-процессов организации

  • основной – удовлетворение потребностей клиента и получение прибыли предприятием;
  • вспомогательный – необходим для нормальной работы предприятия, не имеет ценности для клиента;
  • управленческий – выполняет постановку целей и задач для предприятия, его подразделений и управления.

Оптимизация бизнес-процессов, цели и задачи:

  • повысить управляемость предприятием;
  • увеличить показатели качества производимой продукции;
  • повысить качество оказываемых услуг;
  • уменьшить зависимости предприятия от человеческого фактора;
  • внедрить систему контроля результативности;
  • снизить издержки;
  • рационально распределить полномочия и ответственность между подразделениями;
  • исключить дублирующие функции у подразделений;
  • снизить длительность цикла производства;
  • внедрить программу управления качеством;
  • устранить внутренние противоречия;
  • регламентировать деятельность предприятия;
  • тиражировать бизнес/создать франчайзинговую сеть;
  • автоматизировать деятельность предприятия;
  • соответствовать требованиям потребителя;
  • соответствовать требованиям государства;
  • соответствовать международным стандартам;
  • уменьшить количество времени на достижение поставленных задач;
  • наладить взаимодействие между основными подразделениями и вспомогательными службами;
  • повысить уровень удовлетворённости клиентов;
  • улучшить финансовых показатели за счёт грамотного распределения ресурсов;
  • получить возможность масштабировать бизнес;
  • снизить расходную часть бюджета;
  • более точно планировать;
  • повысить управляемость предприятия;
  • устранить дублирование функций подразделений;
  • найти новые ресурсы для развития бизнеса.

Эффект от проведения оптимизации:

  • уменьшение времени на достижение поставленных задач;
  • налаживание взаимодействия между основными подразделениями и вспомогательными службами;
  • повышение удовлетворённости клиентов;
  • улучшение финансовых показателей за счёт грамотного распределения ресурсов;
  • возможность масштабировать бизнес;
  • снижение расходной части бюджета;
  • более точное планирование;
  • повышение управляемости предприятия;
  • устранение дублирования функций подразделений;
  • появление новых ресурсов для развития бизнеса.

Бизнес-процессы и информационная система

Неотъемлемой частью функционирования современной компании является корпоративная информационная система. Очень важно, чтобы бизнес-процессы в программе и процессы в компании не противоречили друг другу, а только помогали. Самый идеальный вариант, когда каждый из этапов отображен в системе. Это позволяет руководству навести порядок и понять, кто в цепочке является «слабым» звеном.

Оптимизация бизнес процессов

Оптимизация бизнеса представляет собой внесение в него определенных изменений для увеличения эффективности. В результате этого налаживаются рабочие процессы, минимизируются издержки, повышается прибыль. Впрочем, прежде чем обратиться к сторонним экспертам или начинать самостоятельную оптимизацию управления бизнес процессами, следует определиться, возможно ли ее реализовать на данном хозсубъекте или нет.

Понятие и виды бизнес-процессов, цели и задачи их оптимизации

Под бизнес-процессом понимается последовательность действий, приводящая к определённому результату. У него имеется конкретная цель, этапность ключевых действий и ожидаемый итог.

На количество бизнес-процессов, протекающих в хозсубъекте, и их целевую направленность влияют следующие факторы:

  • тип и специфика бизнеса;
  • размер бизнес-субъекта;
  • личные качества управленца.

Их наличие и степень воздействия следует учитывать в процессе оптимизации.

На практике различают такие типы бизнес-процессов:

Тип Целевая направленность
Основной клиентоориентированность, получение прибыли
Вспомогательный поддержание нормальной работы хозсубъекта
Управленческий определение стратегии развития хозсубъекта в целом и его отдельных структурных единиц

Их оптимизация проводится для:

  • регламентации деятельности хозсубъекта, ее автоматизации, устранения локальных противоречий;
  • совершенствования планирования и контроллинга, в том числе и результативных показателей;
  • рационального делегирования функций и ответственности между структурными единицами, исключения их задвоения;
  • налаживания взаимосвязи между подразделениями;
  • увеличения качества товаров и услуг при сокращении длительности производственного процесса;
  • уменьшения влияния человеческого фактора на процесс производства;
  • снижения финансовых и временных издержек на достижение стратегических целей;
  • улучшения финансовых показателей, в частности, увеличения прибыли;
  • высвобождения средств, которые можно направить на развитие;
  • расширения и масштабирования бизнеса, создания франчайзинговых сетей;
  • соответствия потребительским требования, государственным и международным стандартам;
  • повышение уровня клиентской удовлетворенности.

Когда необходима оптимизация бизнес процессов

Хотя многие отечественные бизнес-субъекты функционируют и без оптимизации, она необходима, если наблюдается:

  • увеличение штат подчиненных или управленческий аппарат;
  • увеличение количества структурных единиц;
  • отсутствие системы информирования или ее недостаточная развитость.

Без нее не обойтись, если, в ходе мониторинга, было выявлено, что:

  • управленческие решения принимаются достаточно медленно, в том числе из-за недостатка информации;
  • управленческие распоряжения не доводятся до персонала или доводятся с искажениями, вследствие чего не выполняются или выполняются некачественно;
  • отсутствует контроль сфер деятельности субъекта;
  • растет напряжение в коллективе, в том числе из-за недостаточного понимания своих функций и прав;
  • бизнес-процессы протекают вяло и требуют неоправданно больших вложений.

Для большей наглядности можно рассмотреть перечень проблем функционирования компании, осуществляющей торговлю через интернет, сигнализирующих о необходимости проведения оптимизации:

  • игнорирование клиентских звонков и заявок, их некачественное обслуживание;
  • недостаточное или невежливое консультирование;
  • отсутствие исчерпывающего ответа о состоянии заказ;
  • необоснованный срыв сроков доставки заказов, отсутствие информирования клиента о возникшей ситуации;
  • доставка поврежденного товара, товара без надлежащей упаковки или с неполной комплектацией;
  • доставка другого товара, не соответствующего заказу;
  • предоставление недостоверной информации о наличии товара;
  • несвоевременное информирование посетителей о проводимых акциях и падении цен;
  • некачественное постобслуживание;
  • несвоевременное продление хостинга;
  • отсутствие аналитических настроек ресурса, возможности отследить конверсию его продвижения;
  • несвоевременная выплата трудового вознаграждения менеджерам и перечисление налогов.

Методы оптимизации бизнес процессов

Выбор методов оптимизирования процессов, происходящих в компании, достаточно широк. Среди основных можно выделить следующие:

Наименование метода Сущность метода
Изменение использование новых методов работы с сырьем и материалами, а также контрагентами, корректировка товарных объемов или технологии
Исключение устранение причин появления определенных проблем, разумное сокращение производственных уровней и отмена контроля «на входе»
Упрощение и сокращение разумное упрощение определенных бизнес-процессов, в частности, сокращение их продолжительности и устранение мест, обуславливающих дополнительные издержки, грамотное распределение работы
Ускорение проведение параллельного инжиниринга, автоматизации процессов
Стандартизация адаптация бизнес-процессов к различным стандартам
Обеспечение взаимодействие ввод и обслуживание единой информационной системы для обеспечения связи между штатными и организационными единицами, производственными системами

Пошаговая инструкция по оптимизации бизнес-процессов

Приведенный далее алгоритм универсален, то есть подойдет для оптимизации малого и крупного бизнеса. Он подразумевает реализацию следующих шагов.

Определение целевой направленности оптимизации

На данном этапе ответственные за оптимизацию лица (приглашенные эксперты либо созданная из сотрудников компании фокус-группа во главе с ответственным лицом) посредством метода мозгового штурма или номинальных групп определяют истинную цель оптимизации. Для этого им следует ответить на такие вопросы:

  1. какие бизнес-процессы имеются?
  2. какие процессы следует оптимизировать и для чего?
  3. что получается в результате их оптимизации и для чего это необходимо?

Далее зафиксированный материал передается на рассмотрение сторонних специалистов, определяющих окончательный перечень наиболее приемлемых решений. При методе номинальных групп коммуникация между участниками отсутствует. Каждому из них предлагается полное описание процесса и иные сведения, требуемые для принятия решения. Участник самостоятельно излагает свои идеи, после чего представляет их коллективу без дальнейшего обсуждения. Оно происходит только после того, как все высказались.

К примеру, на промышленном предприятии ответы могут быть следующими:

Номер вопроса Ответ
1. Производство товаров, их сбыт и складирование, работа с контрагентами и коллективом, взаимодействие с контролирующими органами
2. Оформление накладных
3. Уменьшение временных затрат на выдачу и транспортировку товара с целью предупреждения производственных простоев, роста объемов реализации (если этого требует спрос на продукцию) и получения допприбыли. Также возможен такой вариант: снижение трудовых издержек и сокращение численности обслуживающих процесс работников, вследствие чего себестоимость товаров снижается, позиции на рынке укрепляются и компания получает допприбыль

Из этого следует, что конечная цель оптимизации процесса – увеличение дохода посредством минимизации издержек и ускорения процесса.

На практике нередко оказывается, что некоторые бизнес-процессы требуют не упрощения, а усложнения, например, путем введения дополнительных контроллинговых процедур и ответственности.

Составление перечня бизнес-процессов, происходящих в организации, целесообразно начинать с верхнего уровня, после чего более детально описывать каждый процесс верхнего уровня. Число уровней подобной декомпозиции процессов определяется задачами оптимизации и, в идеале, не должно превышать 6-8.

Верхний уровень описания бизнес-процессов соответствует процессам, находящимся в компетенции топ-менеджеров; следующий уровень, как правило, соответствует процессам функциональных подразделений; далее рассматриваются процессы, происходящие на рабочих местах.

Внутри звеньев функциональной иерархии имеются различные информационные потоки, направленные сверху вниз (управленческие решения) и снизу вверх (отчеты).

Определение элементов бизнес-процессов

Структура любого бизнес-процесса включает такие элементы:

  1. объект;
  2. субъект;
  3. вход-выход и совокупность конкретных функций;
  4. ресурсы.

Они заслуживают детального рассмотрения.

Под объектом подразумевается то, что управляется участниками процесса при реализации ими своих функций.

К процессу идентификации субъектов не следует подходить формально, то есть останавливаться на их выявлении. Необходимо провести серьезную работу по определению:

  • их перечня;
  • роли;
  • границ ответственности;
  • ключевых индикаторов эффективности и способов их измерения.

При выявлении роли и ответственности субъектов следует выстраивать их в порядке, определенном матрицей ответственности RASCI:

  • Responsible – ответственные за работу (ответственность должна быть персональной);
  • Accountable – согласующие;
  • Supportive – обеспечивающие допсредства и поддержку ответственному для выполнения делегируемой ему работы;
  • Consulted – консультанты, к которым обращаются для выяснения спорных моментов и к чьему мнению необходимо прислушиваться;
  • Informed – уведомляемые (кому сообщается результат).

Что касается входов и выходов бизнес-процесса, то под ними подразумеваются следующие друг за другом этапы, на которых выявляются и ликвидируются его слабые зоны, определяется последовательность полезных.

На практике, количество входов-выходов неоправданно большое.

Базис ведения бухучета в компании – первичная документация. Она является основанием для входа, то есть процесса формирования корреспонденции счетов, с учетом зафиксированной в ней информации. Нередко бухучет неэффективен из-за достаточно длительного пути, который проходят документы.

Так, маршрут товарной накладной следующий:

  1. склад;
  2. служба материально-технического обеспечения (фиксирует окончание процедуры закупки);
  3. производственные службы (отмечают изменение сырьевой базы);
  4. бухгалтерская служба.

На первый взгляд, выстроенная цепочка логична, поскольку сведениями о поступлении и движении ТМЦ должны владеть все вышеприведенные службы. Однако, в процессе передачи документа от одной к другой накладная может затеряться, умышленно уничтожиться или подделаться.

После проведения оптимизации данного бизнес-процесса, относящегося к логистическим, путь прохождения оригинала накладной моет быть сокращен до «склад-бухгалтерия». Иные заинтересованные службы будут довольствоваться его копией. Таким образом, вследствие сокращения цикла бизнес-процесса повышается качество его выполнения.

Кроме того, в процессе анализа входов-выходов может выявиться и другая, более существенная, проблема: разрывы между ними и нелогичность их построения, о чем свидетельствует тот факт, что выход из предыдущего цикла не является входом для следующего. Предотвратить это поможет оптимизация бизнес-процессов, подразумевающая информационное обеспечение всех его участников. Фактически, речь идет о потребителе конечного результата процесса (Informed). Он может быть не один, но их полное отсутствие недопустимо.

При рассмотрении такого элемента, как ресурсы, следует учитывать, что ими не всегда являются деньги, потраченные на оплату труда сотрудников и обеспечение производства сырьевой базой. Наиболее ценным ресурсом считается временной.

На этом этапе ищутся ответы на следующие вопросы:

  1. выдержано ли соотношение «цель процесса – имеющиеся издержки»?
  2. в чем приоритетность цели, оправдывающей издержки?
  3. целесообразно ли изменить цель или отказаться от нее для сохранения и приумножения ресурсов.

Подготовка изменений бизнес-процессов

Оптимизация бизнес процессов состоит не только в их сокращении или расширении, о которых было сказано выше, но и в грамотном распределении обязанностей между участниками. На практике же выполнение сложного процесса часто делегируется одному сотруднику, вследствие чего качество его работы существенно снижается.

Важно, чтобы элементарные и часто повторяющиеся операции выполнялись одними (менее квалифицированными) починенными, а сложные и требующие особых навыков – другими специалистами. Это будет способствовать повышению скорости протекания процессов и уменьшению трудозатрат при сохранении качества работы.

Внедрение изменений в бизнес-процессы

Для эффективной оптимизации бизнес-процессов недостаточно составить их детальную цепочку и наметить определенные корректировки в ней. Их важно реализовать практически.

Так, чтобы стать обязательными к выполнению, все изменения должны быть:

  • внесены во внутреннюю документацию (УП, ЛНА, должностные инструкции, штатное расписание, график документооборота);
  • донесены до сведения коллектива.

Данный алгоритм представляет собой упрощение методики 8D (Global 8D, Ford 8D или TOPS 8D), разработанной в корпорации «Форд», нацеленной на решение локальных проблем в процессах и включающей 8 последовательных шагов:

  1. выявление проблемных мест, составление плана;
  2. подбор команды;
  3. описание проблемы;
  4. ее сдерживание;
  5. ее анализ;
  6. разработка корректировок;
  7. их внедрение и валидация;
  8. разработка превентивных мер;
  9. окончательное решение проблемы.

Таким образом, оптимизация бизнес-процессов имеет свою методику и четкую последовательность, игнорирование которых чревато ее малоэффективностью.

Ошибки управленцев при оптимизации бизнес-процессов

В процессе оптимизации работы вверенного им хозсубъекта руководители часто допускают достаточно грубые ошибки, заключающиеся в следующем:

  1. Формальный подход к делу

Вместо глубинного и систематического подхода к внедрению изменений руководство издает распоряжение «ликвидировать образовавшуюся проблему на том или ином участке работ и, впредь, избежать повторения подобного», основываясь, тем самым, не на данных анализа, а на эмоциях и порывах.

  1. Интуитивный подход вместо методологического

Ошибка свидетельствует о некомпетентности руководителя в вопросах, касающихся технологий процесса.

  1. Использование оптимизационной методологии не по назначению

Ошибка может возникнуть вследствие некомпетентности в процессной деятельности, в частности, неспособности дать определение понятию процесса. Из-за этого оптимизации могут подвергнуться и процессы, и проекты, и даже задачи. Инструментарий управления, при этом, различается, но многие игнорируют этот факт. Для процессов – это технологии регламентации, описания и оптимизации. Причем технология оптимизации очень важна для процесса, но абсолютно не подходит для проекта или задач. Как правило, эффективность проекта по оптимизации нулевая, так как её применение просто неуместно.

  1. Личное участие высшего руководства в оптимизации

Оно может негативно сказываться на анализе деталей, вследствие чего оптимизация становится менее эффективной. Она должна поручаться специалистам. Однако, это не означает, что руководитель должен быть отстранен. Он должен контролировать работу профессионала и всячески ему содействовать.

Эффект от оптимизации

Многие управленцы, оптимизировавшие бизнес-процессы, отмечают следующие улучшения в деятельности хозсубъекта:

  • на достижение поставленных задач требуется меньше времени, нежели раньше;
  • между основными подразделениями и вспомогательными службами наладился контакт;
  • возросла клиентская удовлетворенность;
  • после грамотного распределения ресурсов улучшилось финансовое положение;
  • стало возможным масштабировать бизнес;
  • уменьшилась расходная часть бюджета;
  • стало возможным стратегическое планирование;
  • повысилась управляемость;
  • решился вопрос с задвоением функционала разных подразделений;
  • высвободились дополнительные ресурсы, которые можно направить на развитие.

Статья написана по материалам сайтов: fw-t.ru, programmist1s.ru, delatdelo.com.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector