+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Основные правила работы архивов организаций 2019

Автор: Денис Александрович Авдюшин, Генеральный директор Делис Архив»

Хранение архивных документов в течение определенного срока – это одна из обязанностей любого российского учреждения или организации. Основу любого архива составляют бухгалтерские и кадровые документы. Нарушение определенных законодательно сроков их хранения с высокой вероятностью обернется малоприятными последствиями в виде штрафных санкций, а также вполне вероятными проблемами с получением необходимых для дальнейшей деятельности предприятия сведений или каких-либо личных данных сотрудников.

Содержание

Особенности отечественного законодательства в сфере архивного хранения документов

Основу правовой базы, регламентирующей правила хранения различных документов, составляет несколько законодательных и нормативных документов. В их число входят:

Налоговый и Трудовой кодексы;

Федеральные законы № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», которые были утверждены, соответственно, 06.12.2011 и 22.10.2004 гг.;

Приказ № 558, подписанный руководителем Минкультуры 25.08.2010 г. и утверждающий перечень архивной документации, хранения которой в течение определенного срока является обязательным;

Приказ № 526, выпущенный Минкультуры и датированный 31.03.2015 г. Он утверждает актуальную на данный момент редакцию Правил хранения архивных документов.

Характерной чертой отечественного законодательства в области архивного дела выступает противоречивость действующих нормативных актов. В результате, нередко возникают ситуации, когда руководитель организации попросту не может определить, насколько долго нужно хранить ту или иную деловую бумагу.

Стандартные сроки и правила хранения

Внимательное изучение приведенных выше законодательных и нормативных актов позволяет сделать вывод об основных правилах и сроках хранения самых важных документов организации. При создании архива предприятия или учреждения необходимо руководствоваться следующими положениями:

срок хранения считается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.· Все документы в архиве следует хранить согласно номенклатуре дел;

дело представляет собой прошитую папку с оригиналами документов, имеющую название, номер дела и срок хранения.

Продолжительность хранения документов в архиве составляет:

для большей части бухгалтерской документации – 5 лет;

для документов по задолженности дебиторов – 4 года с момента признания долга безнадежным;

для документов о приобретении основных активов и имущества – 4 года;

для документов по личному составу, сформированных до 2003 г. — 75 лет , и 50 лет для более поздних документов;

для коллективного договора с работниками предприятия – не менее 10 лет, а для организаций источников комплектования – постоянно.

В тех случаях, когда срок хранения документа в разных нормативных документах отличается, следует ориентироваться на больший срок хранения.

Ответственность за нарушения в области архивного дела

Перечисленные выше цифры наглядно показывают, что грамотное ведение архивного дела требует не только серьезного внимания, но и достаточно существенных временных и финансовых затрат. Тем более, что нарушение сроков и правил хранения грозит административной ответственностью, включая штрафные санкции и дисквалификацию руководителя и ответственных специалистов.

Размер возможного штрафа варьируется от 2 тыс. 500 рублей до 300 тысяч рублей, и может быть наложен как на руководителя организации (должностное лицо), так и на юридическое лицо и определяется с учетом характера недостающих документов. В случае, если их отсутствие привело к налоговому правонарушению, допускаются санкции в размере 20% от величины неуплаченного в результате налога, что может составить весьма внушительную сумму.

Важно отметить, что среди руководителей самых разных коммерческих предприятий бытуют устоявшиеся еще с советских времен заблуждения о том, что архивными считаются только документы государственных учреждений. Поэтому частные архивы – это собственность компаний, не имеющая ценности и неподконтрольная представителям архивной службы. Такой подход сложно назвать юридически грамотным, так как он полностью противоречит действующему законодательству.

Рекомендации по правильной организации архивного дела в компании или учреждении

Соблюдать описанные правила хранения кадровой и бухгалтерской документации достаточно несложно. В маленькой организации эта сфера ответственности обычно возлагается на секретаря или помощника руководителя, редко на бухгалтера. В средних по размеру документооборота предприятиях нередко создается отдельное подразделение, которое занимается наведением порядка в документах и архивах юридического лица.

Некоторые руководители крупных компаний предпочитают передавать хранение архивной документации на аутсорсинг, привлекая к сотрудничеству предоставляющие подобные услуги специализированные фирмы. Такой подход к решению проблемы предоставляет организациям ряд немаловажных преимуществ.

Во-первых, получение консультаций грамотных специалистов, досконально знающих нюансы архивного дела и действующего в стране законодательства. Во-вторых, сокращение расходов на хранение документов. В-третьих, использование самых прогрессивных технологий архивирования, обработки и уничтожения. Поэтому нет ничего удивительного в том, что услуги подобных компаний в сегодняшних условиях пользуются все большим спросом.

Основные правила работы архивов организаций 2019

М.А. Козлов,
юрист г. Москва

Приказом Росархива от 11.04.2019 № 42, вступившим в силу 26 августа текущего года, утверждено примерное положение об архиве организации (далее – Приказ № 42, Примерное положение), устанавливающее ряд специальных требований к порядку разработки и содержанию локальных нормативных актов, регулирующих деятельность структурных подразделений, осуществляющих хранение, комплектование, учет и использование документов.
На что следует обратить внимание руководителям учреждений в связи с началом действия упомянутого выше приказа, расскажем далее.

Архиву быть

Прежде всего необходимо разобраться, насколько обязательно создание архива в учреждении.
Как сказано в п. 9 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ), архив – это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
В п. 3 Примерного положения упомянута еще одна важная функция архива – подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.
Обязанность создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов вменяется государственным органам, органам местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района (ст. 13 Закона № 125-ФЗ).
Что касается организаций и граждан, то создание архивов в целях хранения образовавшихся в процессе деятельности документов является их правом.
Аналогичные положения закреплены в пунктах 1.3, 1.4 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила хранения документов).
Обратите внимание, что иное может быть установлено нормативными правовыми актами субъектов РФ и муниципальных образований.
Так, к полномочиям государственных органов субъектов РФ и органов местного самоуправления в сфере архивного дела отнесено в том числе хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:

государственных архивов субъекта РФ или муниципальных архивов, музеев, библиотек субъекта РФ или муниципального образования;
органов государственной власти и иных государственных органов субъекта РФ или органов местного самоуправления;
государственных или муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных или муниципальных учреждений.

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Основные правила работы архивов организаций 2019: применяем на практике

Статьи по теме

Знать главные принципы учета, обработки и передачи документов на архивное хранение нужно не только кадровикам, но и секретарям, которые ежедневно работают с документами компании. Даем основные понятия и правила, необходимые в работе с архивами.

Основные правила работы архивов организаций: какие документы регулируют

Любая компания, не зависимо от формы собственности, ведет документооборот. Это, например, внутренние и внешние организационно-распорядительные документы, документы кадрового, бухгалтерского и финансового учета и пр. Работодатель обязан их хранить. Государственные и муниципальные учреждения закон прямо обязывает вести архивы.

Понятие «архив» относят как к отдельному учреждению, так и к структурному подразделению, сотрудники которого обязаны хранить, комплектовать, учитывать и работать с архивными деловыми бумагами. Деятельность таких учреждений и структурных подразделений подчиняется основным правилам работы архивов организаций 2019.

Правила работы архивов организаций 2019 устанавливают три главных федеральных документа:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле);
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила от 31.03.2015);
  • Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила от 06.02.2002).

Правила от 31.03.2015 относятся к нормативным актам. Их обязаны исполнять все организации, в которых действуют архивы. Правила от 06.02.2002 имеют методический, рекомендательный характер. Оба документа содержат основные правила работы архивов организаций и дополняют друг друга. Поэтому в практической работе использовать их нужно в комплексе.

Важно! В документы, которыми регламентируют архивная деятельность предприятий, постоянно вносятся поправки. Узнайте, что изменится в нормативной базе делопроизводства и архивного дела до конца 2019 года в журнале «Справочник секретаря».

Основные правила работы архивов: полезная информация для секретаря

Секретарь или помощник руководителя должен иметь представление об основных правилах работы архивов организаций, знать какие документы компании и как необходимо хранить. Дадим основные понятия и правила, которые необходимы в работе с архивами.

  1. Экспертиза ценности документов

Это проверка дел, которые хранят в архиве. Если срок хранения документов истек, их утилизируют. Занимается этим комиссия организации, которую создают приказом руководителя.

Срок хранения документов устанавливают специальные перечни. Государственные, муниципальные организации, как правило, руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденных Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень № 58). Учтите, что сроки хранения документов даже одной целевой группы могут существенно различаться. А кадровые документы по личному составу хранят 75 лет. О том, какие документы включены в эту категорию, расскажет эксперт «Системы Кадры».

Пример срока хранения документов бухгалтерского и кадрового учета.

Аналитическая документация (таблицы, доклады), сопровождающая годовую бухгалтерскую отчетность

Лицевые карточки сотрудников, счета

Разного типа балансы, приложения и пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет

Исполнительные листы, выписанные службой судебных приставов на сотрудников предприятия

до минования надобности

Бланки форм статистической отчетности, хранящиеся в учреждениях, не являющихся их разработчиками

до замены новыми

Документация, которой подтверждается исчисление и уплата страховых взносов во внебюджетные фонды

  1. Хранение электронных документов

Порядок формирования и передачи в архив дел и документов, созданных на электронных носителях, вы можете узнать в Правилах от 31.03.2015. В этом же документе, регламентирован порядок хранения электронных документов.

Это классификатор исполненных бумажных и электронных документов, составленных в организации, и их сроки хранения. С помощью номенклатуры можно заранее определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ, что во многом упрощает дальнейшее составление дел. Как правило, папка с делом содержит документы с одинаковым сроком хранения.

Узнайте, как без ошибок выдать документы из архива. 4 ситуации из жизни и готовые решения к ним в журнале «Справочник секретаря».

Хранение кадровых документов в организации 2019

Статьи по теме

Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов. При этом важно соблюдать установленные сроки хранения кадровой документации в организации. Как это правильно и функционально организовать, расскажем в данной статье.

По закону, все работодатели должны обеспечить надлежащее хранение кадровой документации (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее – Закон об архивном деле). Для этих целей формируются дела.

Скачайте документы из статьи

Порядок формирования дел для хранения документов в организации

Кадровая документация формируется в дела, как правила, с наступлением нового календарного года в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такое формирование ведется в целях обеспечения быстрого поиска документов и подготовки их к архивному хранению.

При формировании дел кадровая служба руководствуется Основными правилами работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документации архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

На сегодняшний день эти два нормативных акта являются действующими. Однако они не являются нормативными актами, обязательными для исполнения, а носят лишь рекомендательный характер.

Основные правила формирования дел для организации хранения документов

Существует несколько правил формирования дел кадровой документации

Правило 1. Кадровые документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Правило 2. Ведение дела начинается с момента подшивки в него даже одного документа.

Правило 3. Оформляется обложки дела.

На обложке указываются следующие реквизиты:

  • полное наименование организации;
  • полное наименование структурного подразделения;
  • номер дела;
  • заголовок дела;
  • срок хранение документов.

Правило 4. В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы.

Правило 5. В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев.

Правило 6. В дело подшиваются документы, изданные в одном календарном году.

Правило 7. В деле должно быть не более 250 листов, а его толщина не должна превышать 4 сантиметров.

Правила группировки документов в дела

Сроки хранения кадровых документов в организации

С 13 марта 2016 года изменен срок хранения документации по личному составу. Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет.

Изменения распространяются на все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Закона об архивном деле).

Документацию по личному составу условно можно разделить на четыре группы:

Группа 1. Документы, связанные с комплектованием штата организации.

Например: трудовой договор (контракт), приказы (распоряжения) о приеме на работу, о назначении на должность, личная карточка работника и т.д.;

Группа 2. Документация, связанные с перемещение работников в период трудовой деятельности.

Среди них: соглашения, приказы (распоряжения) о переводе на другую работу, о совмещении профессий (должностей), об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника и т.д.;

Группа 3. Документы, связанные с отношением работников к трудовой деятельности.

В частности, приказы (распоряжения) о поощрении, об установлении надбавки к должностному окладу и т.д.;

Группа 4. Документация, связанные с прекращением трудовых отношений.

Как правило, это приказы (распоряжения) о расторжении трудового договора.

Еще одно принципиальное нововведение: исчисление нового срока хранения начинается со дня создания документов, а не с даты увольнения работника, как было раньше.

Однако новые положения применяются не ко всем документам организации. Касаются они лишь той документации по личному составу, которая создана начиная с 2003 г. Для более ранних документов сохраняется требование о хранении не менее 75 лет (пп. 1, 2 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).

документации по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением гражданами федеральной государственной службы, срок хранения составляет 75 лет после прекращения службы: военной, в органах внутренних дел, Следственном комитете и др. (п. 3 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).

Формирование дела с приказами по личному составу

При формировании дел с приказами по личному составу учитываются сроки хранения кадровых документов в организациях:

  • 50 (75) лет (о них мы говорили в предыдущем разделе);
  • 5 лет (приказы об очередных и учебных отпусках, наложении дисциплинарного взыскания, краткосрочных внутрироссийских командировках).

По этой причине формируется два разных дела: приказы по личному составу со сроком хранение 50 (75) лет и приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет.

Внутри дела приказы подшиваются по номерам и датам. Если количество подшитых листов в деле превышает 250, то дело делится на тома (например, том 1, том 2 и т.д.).

Если в организации издается большое количество приказов, то их можно подшивать в разные дела (например, приказы о приеме на работу, приказы о переводе, приказы об увольнении и т.д.).

Формирование дела с личными карточками работников для организации хранения документов

Личные карточки оформляются при трудоустройстве работников и ведутся в течение всего периода их трудовой деятельности

Как правило, такие документы хранятся в виде картотеки, разделены по структурным подразделениям, а внутри разделов – по алфавиту.

После увольнения сотрудника его личная карточка перемещается в дело «Личные карточки уволенных работников».

Формирование дела с договорными документами для организации хранения

Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то трудовые договора и соглашения включаются в их состав. В противном случае такая документация формируются в отдельное дело «Трудовые договоры, соглашения с работниками».

После увольнения сотрудника трудовой договор (соглашения) изымается из дела и в алфавитном порядке подшивается в другое дело «Трудовые договоры уволенных работников».

Правила архивирования документов в организации

Как правило, хранение кадровых документов осуществляется с целью удовлетворения социально – правовых запросов экс-работников.

Так, выделяют две стадии хранения кадровых документов:

Стадия 1. Текущее хранение (хранение в делопроизводстве).

Стадия 2. Архивное хранение (хранение в архиве).

Если в организации нет архивного помещения, то хранение документов в двух стадиях осуществляется в кадровой службе.

Правила хранения документов в архивах организации

В целях обеспечения сохранности и целостности кадровых документов необходимо соблюдать определенный режим хранения:

  • помещение должно быть оборудовано специальными шкафами или сейфами, которые будут надежно запереться и опечатываться;
  • дела целесообразно размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел;
  • место хранения документов в помещении кадровой службы необходимо отделить от той части кабинета, где осуществляется работы с посетителями.

Правила уничтожения документов в организации

После того, как срок хранения документов истек, либо они потеряли практические значение, документация подлежит уничтожению. Для этих целей проводится экспертиза ценности документов и на ее основании составляется акт. В него, как правило, переносится информация с обложек дел, отобранных к уничтожению. Подписывается акт сотрудником, проводившим экспертизу, и на нем ставится отметка о согласовании с экспертной комиссией организации. Утверждается акт руководителем организации.

Архивное хранение кадровых документов организации

Передача кадровых документов в архив осуществляется на основании экспертизы их ценности. Как правило, в архив передается оригинальная документация с долговременным (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения. В исключительных случаях в архиве могут храниться заверенные копии документов. Документы принимаются к архивному хранению в соответствии с графиком.

Если организация не может обеспечить надлежащее архивное хранение кадровых документов, то допускается их передаче в специальные учреждения. Так, муниципальные или государственные архивы принимают кадровые документы на хранение на основании договора об оказании услуг. Такие услуги оказываются на платной или безвозмездной основе. При передаче в архив кадровые документы должны быть правильно оформлены и находиться в надлежащем физическом состоянии.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector