+7 (499) 110-27-91  Москва

+7 (812) 385-74-31  Санкт-Петербург

8 (800) 550-74-53  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Правила составления графика отпусков на 2019 год

Аксиния Богданова, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ».

Самое время составить график отпусков на 2019 г. Вспомним, как сделать это в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8».

Порядок составления графика отпусков

Отпуска работникам организации предоставляются, как правило, в соответствии с графиком отпусков, который ежегодно составляется в текущем году на следующий календарный год по унифицированной форме № Т-7.

График утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Работник должен быть извещен под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются: дополнительные отпуска, отпуска внешних совместителей, отпуска внутренних совместителей. Отпуска без сохранения заработной платы не отражаются в графике отпусков.

График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет организации:

  • заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные, которые выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска;
  • при необходимости найти замену уходящему в отпуск работнику;
  • контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

Создание документа «График отпусков»

График отпусков в программе составляется с помощью документа «График отпусков» (раздел «Кадры» – «Графики, переносы отпусков»).

В поле «Дата» необходимо указать дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.

Поле «Номер» неактивно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Номер документа также используется в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.

Табличную часть можно заполнить в режиме подбора сотрудников по кнопке «Подбор» или путем добавления по одному сотруднику по кнопке «Добавить».

Табличную часть также можно заполнить по данным внешнего файла по кнопке «Загрузить из файла».

В табличной части документа перечисляются ежегодные отпуска, которые требуется запланировать:

  • в колонке «Сотрудник» необходимо выбрать сотрудника, которому будет предоставлен отпуск;
  • в колонках «Начало», «Окончание» необходимо указать даты начала и окончания планируемого отпуска сотрудника или дату начала отпуска и количество дней отпуска (в колонке «Кол-во дн.»), тогда дата окончания отпуска заполнится автоматически;
  • в колонке «Вид отпуска» по умолчанию автоматически указывается «Основной вид отпуска». Вид ежегодного отпуска выбирается из справочника «Виды отпусков»;
  • в колонке «Кол-во дн.» автоматически подсчитывается количество дней планируемого сотрудником отпуска за указанный период в колонках «Начало» и «Окончание»;
  • в колонке «Фактический отпуск» отображается фактическая информация о запланированном отпуске в виде ссылок. Из этой колонки существует возможность оформить отпуск и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был оформлен, либо оформить перенос (после проведения документа) и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был перенесен.

По ссылке «Этот документ оформлен правильно?» можно проверить соответствие запланированных отпусков правам сотрудников на отпуск согласно учету остатков отпусков. Если документ оформлен правильно, будет выдано соответствующее сообщение.

Создание документа «Перенос отпуска»

После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. Такой перенос можно оформить с помощью документа «Перенос отпуска» (раздел «Кадры» – «Графики, переносы отпусков» – кнопка «Создать» – «Перенос отпуска»), который можно и удобнее ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке «Оформить перенос» в колонке «Фактический отпуск» документа «График отпусков». В результате нажатия на ссылку будет создан и отображен документ «Перенос отпуска», в котором необходимо заполнить раздел «Отпуск перенесен»:

  • в поле «На период с… по» необходимо указать период, на который переносится выбранный запланированный отпуск;
  • по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?» можно получить информацию об использовании сотрудником положенных ему отпусков и их остатках;
  • в поле «В связи с» необходимо указать причину переноса запланированного отпуска для ее отражения в печатной форме;
  • флаг «Перенос по инициативе сотрудника» необходимо установить, если перенос запланированного сотрудником отпуска переносится по его инициативе. В результате из документа можно будет сформировать печатную форму заявления сотрудника о переносе отпуска. В противном случае – печатную форму уведомления сотрудника о переносе отпуска.

После внесенных изменений в документ «Перенос отпуска» для их сохранения необходимо нажать на кнопку «Провести».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как составить график отпусков на 2019 год

График отпусков – локальный документ конкретной компании, который отражает очередность и сроки ухода на положенный законом отдых каждого работника. Он не только гарантирует работникам право на отдых, но и защищает права работодателя. Чтобы все сотрудники одновременно не ушли отдыхать и рабочий процесс не остановился, следует знать, как грамотно составить график отпусков на 2019 год.

Необходимость и сроки составления

График отпусков на 2019 год следует планировать в любой организации, независимо от численности сотрудников. Он позволяет:

  • Выплатить вовремя отпускные, которые выдаются не позднее, чем за 3 дня до отпуска.
  • Найти в случае необходимости замену работнику, который идет на положенный законом отдых.
  • Избежать накопления неиспользованных дней отдыха.

Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ, документ следует составить не позднее, чем за две недели до начала следующего года.

Важно! График отпусков на 2019 год следует составить до 17 декабря 2019 года.

Это один из обязательных документов компании, поэтому его отсутствие является основанием для административной ответственности. В соответствии со ст. 5.27 КоАП размер штрафов составляет:

  • 1-5 тыс. рублей – для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц;
  • 30-50 тыс. рублей – для юридических лиц.

Как составить

Законодательством не описывается точная процедура, как составить график отпусков на 2019 год, но процедура его составления может быть следующей:

  • Опрос каждого сотрудника о желаемых датах отдыха и возможности его разделения на части. При этом пожелания следует разумно согласовывать с планом работы отдела/компании в течение года, чтобы спланировать оптимальную очередность.
  • Обработка полученной информации в кадровой службе/ответственным лицом. При наличии нескольких подразделений необходимо подготовить сводный график, который позже будет передан на утверждение руководителю.
  • Заполнение данными по утвержденной форме.
  • Согласование документа с профсоюзной организацией (при ее наличии).
  • Утверждение руководителем компании.
  • Ознакомление сотрудников с утвержденным документом.

Что еще нужно учесть

Кроме пожеланий сотрудников, при составлении графика отпусков на 2019 год следует учитывать такие моменты:

  • Стаж, который на дату составления документа должен быть не менее 6 месяцев. Но если в этот период работник брал дополнительные неоплачиваемые выходные продолжительностью более 7 дней, этот период не входит в стаж работы.
  • Наличие категорий персонала, которым отпуск положен, независимо от стажа: несовершеннолетние лица, женщины до и после отпуска по беременности, усыновители детей возрастом до 3-х месяцев.

  • Наличие дополнительного ежегодного отпуска, обусловленного вредными либо опасными условиями работы.
  • Очередность, при которой учитываются не только пожелания персонала, но и присутствие в штате тех, кто имеет первоочередное право отдыхать в удобное время.
  • Два отпускных периода. Такая возможность есть у лиц, которые работают в компании с конца предыдущего календарного года, к примеру, с ноября. В таком случае они получают право на законный отдых в июне и еще один период (уже за следующий год).
  • Наличие в штате лиц, работающих по совместительству, у которых отпускной период должен совпадать с отдыхом на основной работе.
  • Право первоочередного ухода и выбора наиболее удобных дат имеют работники, которые не использовали отпускные дни в предыдущем году, поступают в ВУЗы в грядущем году или являются родителями детей-выпускников 9 и 11 класса.
  • Продолжительность отпуска в России – 28 дней, но она может быть увеличена за счет дополнительных дней отдыха, а также для представителей отдельных профессий (учителя, работники прокуратуры и полиции, судьи, соцработники, и т. д.).

Оформление

  • Наименование организации/работодателя.
  • Информацию о документе (номер, дата составления и год, для которого разрабатывается).
  • Информацию о работниках: ФИО, должность, название структурного подразделения, если есть (данные указываются без сокращений).
  • Планируемые даты и продолжительность отпускных периодов. Если они предоставляются по частям, то каждая из них вносится отдельной строкой.
  • Фактические даты отдыха.
  • Информация о переносах дат отдыха и документов, которые являются для этого основанием.
  • Поля для подписи руководителей кадровой службы и предприятия.

График отпусков на 2019 год – правила составления, изменения

График отпусков на 2019 год в каждой организации должен был быть составленным в конце предыдущего года. Этот важный документ утверждается руководителем, а затем с ним ознакамливаются все сотрудники под роспись.

Что такое график отпусков

Данный документ обязателен для каждой организации, ведущей кадровую документацию, и это четко прописано в ТК РФ. В целом график отпусков помогает избежать споров и максимально учесть интересы каждого сотрудника, а также организовать непрерывный производственный процесс. Он является основой для создания уведомлений и составления приказов на ежегодный отпуск, и именно на него будут ориентироваться надзорные органы при плановых проверках. Если в организации нет этого графика или сотрудники отдыхают в иные периоды, по отношению к руководству будут применены серьезные штрафные санкции: за отсутствие данного документа директор штрафуется на сумму до 5000, а фирма – от 30 до 50 тысяч.

Качественно составленный график отпусков гарантирует спокойствие трудового коллектива, а также работает на интересы организации. В нем должны быть учтены все рабочие нюансы и соблюдены правила взаимозаменяемости определенных сотрудников, которые не могут одновременно использовать свое право на отдых.

Главная сложность при составлении графика отпусков заключается в том, что при наличии большого штата достаточно трудно предоставить всем сотрудникам отдых в “хорошие” месяца. Чтобы рабочий или производственный процесс не страдал, часть персонала вынуждена гулять отпуск осенью, ранней весной или даже зимой. Понятно, что выбрать “жертв” кадровику или руководителям будет достаточно сложно, ведь любое решение повлечет за собой недовольство и конфликтные ситуации.

Порядок составления

Согласно трудовому законодательству график отпусков должен составляться и утверждаться не позднее 2 недель до наступления нового года. До этой крайней даты с документом должны быть ознакомлены под роспись все сотрудники.

В каждой организации кадровый работник может составить и утвердить собственную форму графика отпусков, поскольку закон не требует сейчас следования единому стандарту. Но многие кадровики предпочитают использовать в работе удобную форму Т-7, в которой содержатся все важные графы. Образец бланка графика отпусков на 2019 год можно скачать на любом форуме для кадровиков или в системе Консультант-плюс, также можно сформировать его самостоятельно, ориентируясь на следующее изображение:

В таблицу переносятся наименования подразделений и должности, содержащиеся в штатном расписании, а также указываются поименно все сотрудники и их табельные номера. В специальных столбцах заполняются запланированные периоды отпуска, а рядом по факту вручную прописываются фактические даты выхода на отдых по каждому работнику.

Для ознакомления сотрудников можно отдельно распечатать ведомость, в которой в виде удобной таблицы будет содержаться перечень всех работников, упомянутых в графике отпусков, их живые подписи и проставленные рукой даты. Многие кадровики дополняют унифицированную форму двумя столбцами (подпись и дата ознакомления), но такой вариант при большом штате в процессе подписывания документа приведет его в негодный вид.

Нюансы графика отпусков

Опытные кадровики во избежание конфликтных ситуаций при большом штате предпочитают использовать переходящие схемы. Например, в прошлом году сотрудник отдыхал в июне, значит, в этом он будет “гулять” в “плохой” сентябрь или октябрь. Такие схемы позволяют создавать эффект справедливости и беспристрастности тех, кто разрабатывает важный документ.

Но существует ряд льготников, на которые данные схемы или указания руководства не распространяются. Перед тем, как составлять график отпуска на 2019 год, следует уточнить, есть ли в коллективе такие сотрудники. Право выбирать самим месяц отдыха принадлежит следующим категориям:

  • мужчины, если их жены находятся на больничном по беременности и родам;
  • жители Крайнего Севера, если им требуется сопроводить несовершеннолетнего ребенка в иной город для поступления в учебное заведение;
  • родители несовершеннолетнего инвалида;
  • несовершеннолетние работники;
  • почетные доноры;
  • Герои России, Труда и кавалеры Орденов Славы и Трудовой Славы;
  • ликвидаторы ЧАЭС и жертвы Семипалатинска;
  • супруги военнослужащих.

Кроме того, право выбора периода отпуска есть у совместителей, которые должны выходить на отдых одновременно на основном и дополнительном месте работы.

График отпусков в 2019 году

Как уже отмечалось, документ должен быть полностью подписан руководителями и всеми сотрудниками не позднее, чем за 14 дней до окончания календарного года. График отпусков на 2019 год должен быть готов к 17.12.2019, а для этого нужно пройти четко прописанный в ТК и нормативных актах алгоритм:

  1. Руководитель издает приказ, в котором оговариваются сроки составления графика и исполнитель (как правило, это штатный кадровый работник). При необходимости указываются руководители подразделений и отделов, которые и будут решать, кто из их подчиненных в какой период будет отдыхать.
  2. Затем наступает этап непосредственного формирования таблицы, в ходе которого определяются периоды отпусков для каждого сотрудника. В документе заполняются все поля и столбцы, которые должны содержать в себе данные по подразделениям, ФИО работников, их должностей, табельных номеров, начала и конца ежегодного отдыха.
  3. Документ подписывается руководителем организации, главным бухгалтером, а также лицом, ответственным за кадровое дело в фирме.
  4. Подписанный график отпусков предоставляется всем сотрудникам, упомянутым в нем, для ознакомления под роспись. Работники должны поставить свои подписи и указать дату, когда это было сделано.

Остальные графы заполняются кадровым работником по факту: если сотрудник решил перенести отпуск или разбить его на части, это обязательно фиксируется заявлением сотрудника и выпуском отдельного приказа по кадрам. Изменение запланированных дат и их основания прописываются в соответствующих полях таблицы.

Переносы дней отпуска

Трудовой Кодекс позволяет работнику при возникновении необходимости и после согласования с работодателем изменить период отпуска. Для этого нужно в кадрах написать заявление, в котором будут указаны желаемые сроки, а также оговорена существенная причина изменения даты выхода на отдых. Если руководитель поставит на документ свою визу и разрешит перенос, формируется приказ, а в график отпусков вносятся соответствующие пометки.

Кроме того, сотрудник может быть вызван из отпуска или оставлен на работе в связи с производственной необходимостью. Для этого нужно взять с работника обязательное согласие и внести соответствующие изменения в график отпусков.

По сути, все изменения и переносы дней отпуска должны обязательно фиксироваться в графике и подтверждаться пакетом документов, в которые будут входить заявления от сотрудников об изменении дат или их согласие на вызов с отдыха или продолжение работы из-за производственной необходимости. Это необходимо для надзорных органов, которые могут явиться к вам с проверкой. Как правило, инспекторы первым делом оценивают “полноту” правил в учетной политике, а также корректность оформления отпусков.

Вывод

График отпусков – важный документ, который обязательно должен составляться в каждой организации не позднее, чем за 2 недели до конца года. За игнорирование данной процедуры согласно ТК РФ на руководителя и фирму в целом накладываются существенные штрафные санкции.

Форма документа может быть любой, но наиболее удобен унифицированный бланк Т-7, содержащий в себе все актуальные и важные позиции. После грамотного и продуманного распределения периодов отпусков между сотрудниками, график подписывается руководителем и главным бухгалтером организации, затем с информацией, содержащейся в нем, необходимо ознакомить всех работников под роспись.

График отпусков: правила составления

Согласно действующим правилам нормативно правовой базы каждый трудящийся обладает правом на отдых. В компании или организации ежегодно происходит распределение сотрудников на уход в отпуск. С этой целью составляется специальный документ локального характера – график отпусков.

Что это такое, для чего нужно

График отпусков представляет собой документ организации, содержащий информацию о личных данных трудящегося, момент начала и окончания отдыха. Спланированный график способствует:

  1. Своевременной выплате отпускных средств (поскольку активы перечисляются работнику не позже 3-х дней до начала отпуска).
  2. Поиску специалиста, заменяющего ушедшего на заслуженный отдых сотрудника согласно законодательным нормам.
  3. Отсутствию скопления неиспользованных дней отдыха.

Комментируемый документ относится к числу обязательных. Он должен быть разработан и утвержден в установленное время.

Некоторые тонкости

На сегодня действуют 4 новых правила при составлении очередности ухода в отпуск:

  • периодичность отдыха сотрудников на 2019 год следует утвердить за две недели до начала нового года (не позднее 17 декабря 2019);
  • согласно поправкам ФЗ №360 от 11 октября 2019 года многодетные родители с детьми до 12-летнего возраста вправе брать отпуск в любое удобное для них время. Руководителю остается лишь согласиться и подписать заявление от работника;
  • уже утвержденный график меняется исключительно по согласованию заинтересованных участников правоотношений. Однако родителей с тремя и более детьми такое предписание не касается. Они вправе передумать, изменить свое решение и только поставить начальство перед фактом;
  • за скопление неиспользованных дней отпуска ответит компания. Так, при проверке одной из фирм инспекция по труду предложила трактовать нарушение как «эксплуатация рабского труда». За деяние возможна уголовная ответственность.

Что еще нужно учесть

Если собрать воедино новые и ранее действовавшие требования по составлению периодичности ухода в отпуск сотрудников, то следует учитывать:

  1. Стаж сотрудника на время ухода в отпуск не должен быть меньше полугода. Если в это время трудящийся брал дополнительные выходные за свой счет продолжительностью в сумме более 7 дней, то они не пойдут в учет отпуска.
  2. Правовой статус сотрудников, для которых отдых предоставляется вне зависимости от стажа – не достигшие совершеннолетия, родители или усыновители детей возрастом до 3-х месяцев.
  3. Обеспечение дополнительными днями отдыха на опасном и вредном для здоровья производстве.
  4. Наличие в штате сотрудников по совместительству, у которых должен совпадать отпускной период с временем отдыха на основной работе.
  5. Привилегиями по первоочередному уходу в отпуск обладают: сотрудники, не воспользовавшиеся отдыхом в прошлом году, абитуриенты, родители выпускников 9-11 классов.
  6. 28 дней стандартный отпуск. Вправе быть увеличен за счет дополнительных дней для отдельных работников – учителя, сотрудники прокуратуры, судьи.

Алгоритм процедуры

Утверждение распорядка предполагает наличие следующих действий:

  • разработка и формирование графика отпусков согласно правилам составления. Включает опрос сотрудников, учет пожеланий по возможности, согласование дат;
  • если имеется профсоюзная организация, то уже готовый документ направляется для получения ее одобрения или внесения корректировок. К графику прикладывается пояснительная записка;
  • при получении замечаний со стороны профсоюза проводятся совместные переговоры по разрешению разногласий;
  • после совместного утверждения распорядка ухода в отпуск (должно быть осуществлено до 17 декабря текущего года), руководством издается приказ или распоряжение.

Как составить расписание

Для отпускного расписания нет обязательной формы заполнения. Каждый руководитель самостоятельно избирает форму составления документа. Обычно документ представлен в виде таблицы, в которой построчно указаны сведения об отдыхе конкретного трудящегося. На практике самой используемой остается форма Т-7. Образец можно скачать здесь.

В бланк рекомендуется внести следующие сведения:

  1. Название предприятия или ФИО работодателя (в случае ИП).
  2. Данные о документе – наименование, дата составления, год, для которого разрабатывается.
  3. Персональные сведения о сотрудниках – ФИО, к какому подразделению относится, название должности согласно штатному расписанию (все данные фиксируются без сокращений).
  4. Желаемые трудящимися даты и периоды отдыха. Если предоставляются по частям, то каждая из них фиксируется отдельной строкой.
  5. Фактические даты отпуска (при несовпадении с желаемыми).
  6. Информация о переносе даты отдыха и о документе, являющимся основанием.
  7. Роспись руководителя кадровиков, начальства предприятия.

Ответственность руководства, если нет утвержденного графика

Расписание отпусков считается одним из обязательных документов организации. Сотрудники инспекции в первую очередь проверяют этот документ и если его не обнаружат, то бизнесмену грозит административная ответственность (ст. 5.27 КоАП):

  • для ИП и должностного лица (кадровик) – штраф от 1 до 5 тыс. руб.;
  • для юрлица от 30 до 50 тыс.

При повторном правонарушении сумма штрафной санкции для первой категории лиц возрастает вдвое – от 10 до 20 тыс., для организации – от 50 до 70 тыс. Должностному лицу могут запретить осуществлять профессиональную деятельность от 12 месяцев до 3-х лет.

Частые вопросы

Можно ли внести изменения в график?

Сотрудник трудоустроился в январе 2019 года и желает воспользоваться отпуском летом. Однако график уже утвержден. Внесут ли изменения в него? Когда руководство и новый работник согласовали даты отпускного периода, то действующий график подлежит дополнению.

Изменения вносятся на основании письменного обращения новичка к начальству компании. Вновь трудоустроенному предстоит учитывать пожелания и положение других сотрудников относительно периодов отдыха. Исключением выступают несовершеннолетние, супруг, у которого жена в положении.

Сколько раз в год разрешено переносить отпуск?

Если действия происходят по обоюдному согласию участников правоотношений, то закон не ограничивает количеством раз. Более того, трудовое законодательство не зафиксировало закрытого списка случаев перенесения отпускного периода. Такое возможно при временной нетрудоспособности, исполнении государственных обязательств.

Нужно ли уведомлять начальника, если отпуск утвержден графиком?

Работник пошел в отпуск по графику, не известив начальство. Часто бывает, что сотрудников не хватает, руководитель не позволяет уйти в отпуск по ранее утвержденному графику. Так, Светлана Воробьева, администратор салона-парикмахерской, узнав о расписании отпусков, купила заранее путевки на семью. Но когда подошло время отдыха, то владелец салона, угрожая увольнением, не отпускал сотрудницу. Последняя уехала отдыхать не смотря ни на что. По приезду обратилась в надзорные службы и была восстановлена в должности за неправомерное увольнение.

Таким образом, расписание отпусков считается обязательным документом, составляется в соответствии с требованиями законодательства. Форма составления выбирается в произвольном порядке.

Статья написана по материалам сайтов: 2019-god.com, advisor.wiki, trudovie-prava.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector