+7 (499) 110-27-91  Москва

+7 (812) 385-74-31  Санкт-Петербург

8 (800) 550-74-53  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Профстандарт делопроизводителя 2019 утвеРЖДенный правительством РФ

Содержание

Профстандарты 2019

Узнайте, как внедрить профстандарт в работу организации, скачайте образцы необходимых документов.

Профессиональный стандарт — это перечень квалификаций, требований к уровню образования и опыта для сотрудника, претендующего на должность. Стандарты были введены в 2016 году, но это понятие в Трудовой кодекс внесено еще в 2012 году (ч.

2 ст. 195.1 ТК РФ). Итак, уже с 2016 года работодатели при описании должности (составлении должностной инструкции) должны опираться на профессиональные стандарты.

Должностная инструкция делопроизводителя по профстандарту

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации на основе Профессионального стандарта 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (код B, уровень квалификации — 6), утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г.

Профстандарты.

Новые правила применения с 1 июля 2016 года

Исключительные права на представленный материал принадлежат АО «КонсультантПлюс». Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 04.07.2016.

Стало больше условий, при которых применять профстандарты обязательно Если работодатель не применяет обязательные профстандарты, ему грозит штраф Независимая оценка определит, соответствует ли квалификация работника профстандарту Даже если профстандарт обязателен, увольнять работника за несоответствие не придется Профстандарт для бухгалтера: с июля кардинальных перемен не произошло >>> Стало больше условий, при которых применять профстандарты обязательно С 1 июля работодатели применять в части тех требований к квалификации работников, которые установлены в ТК РФ, иных нормативных правовых актах.

Особенности использования профстандартов , например, для ГУП и МУП, госкорпораций, а также хозяйственных обществ, в уставном капитале которых более 50% акций или долей принадлежит государству.

Минтруд утвердил профстандарты в реестре

Минтруд утвердил профстандарты, которые должны учитывать работодатели, принимающие на работу сотрудников для выполнения функций, требующих специальной квалификации, установленной ТК или нормативно-правовыми актами.

  1. детализированную информационную систему, определяющую соответствующие требования к квалификации для конкретных должностей. Стоит учитывать, что профессиональные стандарты разработаны под виды профессиональной деятельности, а не под отдельные должности.
  2. детальные описания, помогающие делать упор на реальный профессиональный опыт специалистов, а не на программы образовательного характера.
  3. определения, связывающие между собой сферы профессионального образования, труда;

Профессиональный стандарт делопроизводителя

Для чего необходим профстандарт, и как его изменения затронут работников частных и государственных учреждений? Каким стандартам должен соответствовать делопроизводитель?

Узнать ответы на эти и другие вопросы можно в данной статье.

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г.

N 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н»Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» В соответствии с Правил разработки, утверждения и применения профессиональных стандартов, утвержденных Правительства Российской Федерации от 22 января 2013 г. N 23 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 4, ст.

Обязательные профстандарты

» Содержание статьи: В настоящее время быть просто профессионал в определенной области, является недостаточным.

С июля 2016 года правительство Российской Федерации внесло ряд поправок в трудовую деятельность определенных специалистов. Это нововведения коснулась не всех, однако использовать эти поправки в своей работе эти специалисты обязаны на протяжение трудовой деятельности в 2019 годах. Перечень профессиональных стандартов 2019 года Наименование профессионального стандарта Документ, которым утвержден стандарт Управление организацией Руководитель/управляющий гостиничного комплекса/сети гостиниц Приказ Минтруда России от 7 мая 2015 № 282Н Руководитель нефтебазы Приказ Минтруда России от 24 февраля 2015 № 109Н Руководитель организации (подразделения организации), осуществляющей деятельность в области физической культуры и спорта Приказ Минтруда России от 29 октября 2015 № 798Н

Справка о профессиональных стандартах (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Справка о профессиональных стандартах Новые поступления (по состоянию на 10 июня 2019 г.): «Инженер в области производственно-технического обеспечения при сооружении объектов использования атомной энергии», утвержденный Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2019 г.

N 309н Работодатели обязаны применять профессиональные стандарты: — в части требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, если такие требования установлены Трудовым кодексом, федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации ( Трудового кодекса РФ); — в части соответствия наименования должностей, профессий, специальностей и квалификационных требований наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или профессиональных стандартах, если в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами с выполнением работ по этим должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений ( Трудового кодекса РФ).

Профессиональный стандарт: «Делопроизводитель» (Ильина М.)

Дата размещения статьи: 24.05.2016

Ранее действующая специальность «делопроизводитель» в Профессиональном стандарте, утвержденном Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, звучит как «специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Профессиональный стандарт устанавливает требования к кандидатам на данную должность в любой организационно-правовой форме. Рассмотрим, какими навыками должен обладать специалист данной отрасли.

Основная цель вида профессиональной деятельности заключается в реализации обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией. Требования Профессионального стандарта распространяются на следующие специальности:

— библиотекарей, библиографов, документоведов и специалистов родственных профессий;

— служащих, занятых приемом и информированием посетителей;

Рассмотрим трудовые функции специалиста и характеристики, которым он должен соответствовать.

Обобщенные трудовые функции

уровень (подуровень) квалификации

Организационное обеспечение деятельности организации

Прием и распределение телефонных звонков организации

Организация работы с посетителями организации

Выполнение координирующих и обеспечивающих функций

Документационное обеспечение деятельности организации

Организация работы с документами

Организация текущего хранения документов

Организация обработки дел для последующего хранения

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации

Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени

Планирование рабочего дня секретаря

Организация телефонных переговоров руководителя

Организация командировок руководителя

Организация работы с посетителями в приемной руководителя

Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий

Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя

Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя

Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря

Составление и оформление управленческой документации

Организация работы с документами в приемной руководителя

Организация хранения документов в приемной руководителя

Обеспечение руководителя информацией

Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации

Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации

Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями

Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов

Организация деловых контактов и протокольных мероприятий

Организация исполнения решений руководителя

Требования к обобщенной трудовой функции

Обобщенная трудовая функция

Возможные наименования должностей, профессий

Требования к образованию и обучению, опыту

Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности

Организационное обеспечение деятельности организации

Среднее общее образование

Служащие, занятые приемом и информированием посетителей

Документационное обеспечение деятельности организации

Среднее профессиональное образование — программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих

Документационное обеспечение управления и архивоведение

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации

Высшее образование — бакалавриат

среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена.

Дополнительное профессиональное образование.

Требования к опыту практической работы: не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании

Библиотекари, библиографы, документоведы и специалисты родственных профессий.

Документоведение и документационное обеспечение управления.

Документационное обеспечение управления и архивоведение

Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации

Высшее образование — бакалавриат.

Дополнительное профессиональное образование.

Не менее трех лет по профилю деятельности организации

Библиотекари, библиографы, документоведы и специалисты родственных профессий.

Документоведение и документационное обеспечение управления.

Документационное обеспечение управления и архивоведение

Прием и распределение телефонных звонков организации

Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации.

Регистрация поступающих телефонных звонков.

Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи.

Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации.

Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы.

Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров.

Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия.

Соблюдать служебный этикет

Функции, задачи, структура организации, ее связи.

Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации.

Этика делового общения.

Правила речевого этикета.

Требования охраны труда.

Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Организация работы с посетителями организации

Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками.

Ведение журнала записи посетителей.

Учет посетителей и оформление пропусков.

Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей.

Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации.

Организация и бронирование переговорных комнат. Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе.

Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)

Общаться с посетителями.

Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации.

Вести учетные формы, использовать их для работы.

Создавать положительный имидж организации.

Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций.

Применять информационно-коммуникационные технологии.

Обеспечивать конфиденциальность информации

Правила организации приема посетителей.

Правила делового общения.

Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.

Правила организации приемов в офисе.

Правила сервировки чайного (кофейного) стола.

Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним.

Этика делового общения.

Правила речевого этикета.

Требования охраны труда.

Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Выполнение координирующих и обеспечивающих функций

Ведение журнала разъездов работников организации.

Координация работы курьеров и водителей организации.

Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей.

Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации

Составлять и вести учетные документы.

Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации.

Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации.

Оценивать результаты в рамках поставленных задач.

Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками

Правила речевого этикета.

Этика делового общения.

Требования охраны труда.

Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами

Организация работы с документами

Прием и первичная обработка входящих документов.

Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые.

Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем.

Регистрация входящих документов.

Организация доставки документов исполнителям.

Ведение базы данных документов организации.

Ведение информационно-справочной работы.

Обработка и отправка исходящих документов.

Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

Контроль исполнения документов в организации

Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации.

Пользоваться базами данных, в том числе удаленными.

Пользоваться справочно-правовыми системами.

Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации.

Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности

Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления.

Структура организации, руководство структурных подразделений.

Современные информационные технологии работы с документами.

Порядок работы с документами.

Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации.

Типовые сроки исполнения документов.

Принципы работы со сроковой картотекой.

Назначение и технология текущего и предупредительного контроля.

Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов.

Правила документационного обеспечения деятельности организации.

Виды документов, их назначение.

Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами.

Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных управленческих документов.

Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации.

Системы электронного документооборота.

Правила и сроки отправки исходящих документов.

Требования охраны труда

Организация текущего хранения документов

Разработка номенклатуры дел организации.

Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения.

Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения.

Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства.

Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив.

Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения.

Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел.

Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.

Правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики.

Систематизировать документы внутри дела.

Обеспечивать сохранность и защиту документов организации.

Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.

Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления.

Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией.

Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел.

Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.

Правила выдачи и использования документов из сформированных дел.

Требования охраны труда

Организация обработки дел для последующего хранения

Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Составление внутренней описи дел для особо ценных документов.

Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения.

Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения.

Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения.

Передача дел в архив организации

Пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения.

Оформлять документы экспертной комиссии.

Оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов.

Производить хронологически-структурную систематизацию дел.

Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения.

Составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.

Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.

Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них.

Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов.

Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии.

Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии.

Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению.

Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения.

Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.

Правила передачи дел в архив организации.

Требования охраны труда

Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени

Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя.

Внесение информации в планировщик (органайзер).

Согласование с руководителем временных планов.

Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками.

Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий.

Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий.

Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций

Устанавливать цели, определять иерархию целей.

Определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время.

Оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени.

Выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях.

Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации

Специфика основной деятельности организации.

Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации.

Руководящий состав организации и ее подразделений.

Правила проведения деловых переговоров.

Требования охраны труда

Планирование рабочего дня секретаря

Выбор и оформление планировщика секретаря.

Ведение дневника (на электронном и/или бумажном носителе).

Согласование планов с планами и сроками работы руководителя.

Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу).

Перенесение невыполненных запланированных задач.

Выполнение типичных ежедневных дел

Выбирать и оформлять планировщик.

Вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе.

Расставлять приоритеты, выделять важное и срочное.

Выбирать оптимальный ритм работы.

Анализировать причины невыполнения задач.

Применять информационно-коммуникационные технологии

Особенности оформления планировщика (на электронном и бумажном носителях).

Основы управления временем

Организация телефонных переговоров руководителя

Ведение базы телефонных контактов руководителя.

Соединение руководителя с конкретными абонентами.

Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя.

Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков.

Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам.

Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.

Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров.

Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций

Вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя.

Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации.

Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя.

Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения.

Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи.

Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации.

Соблюдать служебный этикет

Телефонные контакты руководителя.

Функции, задачи, структура организации, ее связи по вертикали и горизонтали.

Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации.

Правила поддержания и развития межличностных отношений.

Правила проведения деловых переговоров.

Правила защиты конфиденциальной информации.

Требования охраны труда

Организация командировок руководителя

Подготовка проекта служебного задания руководителя.

Подготовка проекта приказа о служебной командировке.

Выписка командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости.

Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта.

Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя.

Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий.

Подготовка документов к поездке руководителя.

Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки.

Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта.

Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке

Оформлять авансовые отчеты руководителя.

Организовывать встречи руководителя с принимающей стороной.

Оформлять командировочные документы.

Обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя.

Обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя.

Применять способы делового общения.

Использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки

Порядок подготовки и проведения командировок.

Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя.

Этика делового общения

Организация работы с посетителями в приемной руководителя

Организация личного приема посетителей руководителем.

Установление порядка приема для различных категорий посетителей.

Ведение журнала предварительной записи на прием.

Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации.

Организация приема деловых партнеров в офисе.

Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе.

Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе.

Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя

Организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя.

Учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения.

Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации.

Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя.

Создавать положительный имидж организации.

Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций.

Применять информационно-коммуникационные технологии.

Обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне

Правила организации приема посетителей.

Правила делового общения.

Правила речевого этикета.

Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений.

Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.

Правила организации приемов в офисе.

Этикет и основы международного протокола.

Правила сервировки чайного (кофейного) стола.

Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним.

Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий

Подготовка повестки дня мероприятия.

Оформление списка участников мероприятия.

Информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия.

Выбор места и времени проведения мероприятия.

Подготовка предварительной сметы расходов.

Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии.

Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков.

Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия.

Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия.

Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз.

Решение вопросов технического оснащения мероприятия.

Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов.

Организация подготовки президиума и рабочих мест участников.

Организация встречи и регистрация участников мероприятия.

Ведение протокола мероприятия.

Организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы.

Документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия.

Передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия.

Подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания).

Сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз.

Соблюдать правила делового этикета и протокола.

Поддерживать имидж организации.

Создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации.

Работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде.

Обеспечивать безопасность деятельности организации.

Применять информационно-коммуникационные технологии.

Обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения

Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных.

Правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия.

Составление сметы расходов.

Основы написания речей и докладов руководителя.

Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений.

Правила делового общения, делового этикета.

Этикет и основы международного протокола.

Правила проведения деловых переговоров.

Правила защиты конфиденциальной служебной информации.

Требования охраны труда

Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз.

Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения

Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя

Документальное оформление решений руководителя.

Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя.

Координация деятельности по исполнению решений руководителя.

Ведение срокового текущего и предупредительного контроля.

Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок.

Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя.

Фиксация исполнения поручений.

Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя

Вести сроковую картотеку.

Вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполнения поручений руководителя.

Работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов.

Использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя.

Использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации.

Применять информационно-коммуникационные технологии.

Оценивать результаты в рамках поставленных задач.

Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками

Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения.

Принципы, способы информирования сотрудников.

Этика делового общения.

Управленческая структура организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения их зон ответственности.

Инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур

Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя

Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.

Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда.

Организация оформления интерьера приемной руководителя.

Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой.

Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами.

Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой.

Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания

Создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя.

Применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности.

Оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием.

Осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой.

Осуществлять повседневный уход за копировальным аппаратом, замену и хранение картриджей, тонера.

Контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания

Требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты.

Основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности.

Основы эргономики офиса и флористики.

Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений.

Составление организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней

Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря

Разработка должностной инструкции секретаря.

Разработка положения о секретариате.

Разработка инструкции по делопроизводству

Составлять и оформлять организационные и методические документы.

Редактировать тексты служебных документов.

Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации.

Пользоваться базами данных, в том числе удаленными базами данных.

Использовать справочные правовые системы.

Работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером.

Пользоваться офисным пакетом (текстовым редактором, таблицами).

Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой.

Пользоваться электронной почтой.

Пользоваться системами электронного документооборота

Правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права).

Действующие правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.

Структура, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения их зон ответственности.

Правила документационного обеспечения деятельности организации.

Порядок работы с документами.

Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами.

Правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов).

Виды документов, их назначение.

Основы документной лингвистики.

Требования охраны труда

Составление и оформление управленческой документации

Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки).

Печать служебных документов и других материалов.

Размножение служебных документов.

Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)

Редактировать тексты служебных документов.

Пользоваться унифицированными формами документов.

Оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов.

Печатать служебные документы.

Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой.

Работать с компьютером, сканером.

Пользоваться офисным пакетом (текстовым редактором, таблицами).

Пользоваться электронной почтой.

Пользоваться системами электронного документооборота.

Обеспечивать безопасность деятельности организации

Правовые основы управления (основы административного, трудового и хозяйственного права).

Структура организации, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения их зон ответственности.

Правила документационного обеспечения деятельности организации.

Порядок работы с документами.

Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами.

Виды документов, их назначение.

Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего).

Правила подписания и утверждения документов.

Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем.

Основы документной лингвистики.

Грамматические правила русского языка.

Требования охраны труда

Организация работы с документами в приемной руководителя

Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов.

Подготовка документов для рассмотрения руководителем.

Учет документов, поступающих на имя руководителя.

Организация доставки документов исполнителям.

Ведение информационно-справочной работы.

Контроль исполнения документов и поручений руководителя

Работать с входящей, исходящей, внутренней документацией.

Пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами.

Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами.

Составлять и оформлять нормативные акты

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.

Структура организации, руководство структурных подразделений.

Современные информационные технологии работы с документами.

Порядок работы с документами, схемы документооборота.

Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

Правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов.

Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов.

Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации.

Системы электронного документооборота.

Требования охраны труда

Организация хранения документов в приемной руководителя

Разработка разделов номенклатуры дел организации.

Формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков.

Подготовка и передача дел в архив организации

Разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом действующих нормативно-методических документов.

Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел.

Формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.

Обеспечивать сохранность документов организации.

Производить подготовку дел для передачи в архив.

Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.

Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления.

Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел.

Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.

Правила выдачи и использования документов из сформированных дел.

Требования охраны труда.

Правила подготовки и передачи дел в архив организации

Обеспечение руководителя информацией

Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации.

Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате.

Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных.

Формирование и использование баз данных в организации

Осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации.

Осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме.

Составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы.

Осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы.

Вводить новые данные в справочно-информационные системы.

Вводить в память компьютера электронные образы документов.

Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков.

Применять информационно-коммуникационные технологии

Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков.

Составление внешних информационных потоков.

Составление внутренних информационных потоков.

Структура организации и порядок взаимодействия подразделений и служб.

Особенности формирования баз данных в организации.

Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков.

Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники.

Требования охраны труда

Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации

Информирование работников организации о решениях руководителя.

Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации.

Оповещение работников о предстоящих мероприятиях.

Организация встреч трудового коллектива с руководством.

Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам

Использовать современные технологии сбора и передачи информации.

Осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности.

Осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных.

Осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации.

Предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате.

Многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные.

Обеспечивать оперативность информационных потоков.

Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы)

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации.

Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц.

Классификация управленческой информации, виды управленческой информации.

Формы предоставления управленческой информации.

Источники управленческой информации.

Методика отбора источников информации.

Требования, предъявляемые к управленческой информации.

Требования охраны труда

Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями

Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями.

Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений.

Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов.

Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений.

Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя.

Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций.

Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами.

Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений

Анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации.

Собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями.

Передавать информацию в систематизированном виде.

Обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы.

Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков.

Обеспечивать информационную безопасность организации.

Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы)

Внутренняя и внешняя политика организации.

Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними.

Принципы и методы администрирования.

Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков.

Структура организации и порядок взаимодействия подразделений и служб.

Правила формирования и использования баз данных.

Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации.

Правила защиты конфиденциальной служебной информации.

Современные информационные технологии

Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов

Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем.

Подготовка информационно-аналитических материалов.

Разработка тематического плана обзорного документа, доклада.

Определение круга библиографических источников.

Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки.

Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки

Разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки.

Обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке.

Пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям.

Правильно интерпретировать полученные данные и предоставлять их в систематизированном виде.

Определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов.

Излагать материал в логической последовательности.

Производить анализ и оценку изложенного материала.

Оформлять текст в соответствующем стиле.

Редактировать текст документов.

Формулировать выводы и рекомендации.

Осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации.

Пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами.

Применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности.

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации.

Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделении и должностных лиц.

Классификация управленческой информации, виды управленческой информации.

Формы предоставления управленческой информации.

Источники управленческой информации, методика отбора источников информации.

Требования, предъявляемые к управленческой информации.

Особенности реферирования информации, специфика оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов.

Категории потребителей, на которые будет рассчитан данный обзор, доклад.

Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники.

Структура информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий.

Современные средства сбора, обработки, систематизации информации.

Производить литературно-стилистическую обработку текста, проверку логической последовательности изложения, анализа и оценки, написания выводов и рекомендаций.

Применять основы психологии делового общения

Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети Интернет, электронные базы данных.

Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке.

Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров.

Правила работы с внешними носителями информации.

Нормативные документы, государственные стандарты в области деятельности организации.

Понятие и специфика библиографического, реферативного и аналитического информационного издания.

Справочные правовые системы

Организация деловых контактов и протокольных мероприятий

Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя.

Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем.

Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов.

Подготовка презентаций по указанию руководителя.

Подготовка и проведение пресс-конференции руководителя.

Встреча участников переговоров, обеспечение их информационными материалами, ведение записей переговоров

Составлять план поездки руководителя.

Оформлять документы, необходимые для деловой поездки, командировки руководителя.

Составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и других конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов.

Вести переговоры с партнерами.

Работать в режиме многозадачности.

Работать с большим объемом информации.

Создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя.

Использовать вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности.

Обеспечивать информационную безопасность организации

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации.

Структура организации, руководящий состав организации и подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц.

Психология делового общения, основы конфликтологии.

Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий.

Этикет и основы международного протокола.

Правила составления и оформления документов.

Правила защиты конфиденциальной служебной информации.

Организация исполнения решений руководителя

Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя.

Координация деятельности по исполнению решений руководителя.

Контроль исполнения решений руководителя.

Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя

Составлять и оформлять документы, содержащие поручения и распоряжения руководителя.

Вести учет поручений руководителя, требующих контроля по существу решения вопроса.

Четко и быстро принимать решения в процессе работы.

Производить анализ исполнительской дисциплины.

Составлять аналитические отчеты и справки по результатам исполнения поручений и распоряжений руководителя.

Пользоваться системами электронного документооборота.

Применять вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности.

Обеспечивать безопасность деятельности организации

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации.

Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц.

Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя.

Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя.

Системы электронного документооборота, базы данных.

Профстандарты 2019

Статьи по теме

Применение профессиональных стандартов в 2019 году стало обязательным для ряда работодателей. Стандарты стали заменой квалификационным справочникам и другим источникам, служившим основой для разработки должностных инструкций. Узнайте, как внедрить профстандарт в работу организации, скачайте образцы необходимых документов.

Профессиональный стандарт — что это такое

Профессиональный стандарт — это перечень квалификаций, требований к уровню образования и опыта для сотрудника, претендующего на должность. Стандарты были введены в 2016 году, но это понятие в Трудовой кодекс внесено еще в 2012 году (ч. 2 ст. 195.1 ТК РФ).

Скачайте документы из статьи

Итак, уже с 2016 года работодатели при описании должности (составлении должностной инструкции) должны опираться на профессиональные стандарты. Они обязательны к применению не только для государственных учреждений, но и для частного бизнеса.

Со временем законодатели утверждают новые стандарты, при этом охватывая больший круг специальностей. Их список можно найти на сайте Министерства труда. Все тексты документов находятся в свободном доступе для скачивания и использования. Применение профстандартов для компании может решить ряд задач:

  • разработку системы обучения и аттестации работников; стандартизацию требований к соискателям на вакантную должность;
  • облегчение разработки тарифной системы на предприятии;
  • разработку системы управления.

Как не ошибиться с названием должности: помогут Сводный справочник и восемь правил

Если для новых работников проверка на соответствие стандарту может быть проведена еще на этапе собеседования, то с “бывалыми” работниками стоит провести работу. Для начала проверяется формальное соответствие (уровень образования и квалификации, опыт). Далее требуется провести аттестацию на наличие необходимых знаний. А после, если требуется, обучение. А вот уволить за несоответствие или насильно отправить на обучение работника не получится.

Структура профессионального стандарта

Структура профстандартов обычно включает в себя 4 раздела:

  1. Общие сведения;
  2. Описание трудовых функций;
  3. Характеристика обобщенных трудовых функций;
  4. Информация о разработчике

Первый раздел описывает общие сведения о названии специальности и сфере ее применения. Во втором разделе приводятся обобщенные трудовые функции и необходимый уровень квалификации для их выполнения. А также перечисляются трудовые функции без их характеристик — они содержатся в 3-м разделе. Там же приводится необходимый уровень знаний и образования для выполнения той или иной задачи. Приведены возможные варианты наименования должности. Этот раздел является основным и соответственно самым объемным и содержит требования к:

  • уровню образования;
  • стажу работы по специальности;
  • выполняемым трудовым функциям;
  • качеству их исполнения;
  • оборудованию рабочего места.

Что вас ждет на экзамене по профстандарту: реальные задания

Эксперт «Справочника кадровика» побывал на первом пробном экзамене по профстандарту «Специалист по управлению персоналом», добыл проверочные задания и проверил на себе, что ждет кадровиков на этом экзамене. Из статьи узнаете, как будет проходить экзамен, и сможете испытать свои силы – пройти тестирование в режиме реального времени. Правильные ответы в конце тестирования.

Для кого обязательны профстандарты

Профстандарты должны распространяться не только на сферу государственных и бюджетных учреждений, но и на частный бизнес. Однако, их список на данный момент не охватывает все существующие в стране специальности, многие документы находятся в разработке.

С 1 января 2019 года ужесточились требования к применению профстандартов. Теперь они строго обязательны в:

  • медицине;
  • образовании;
  • бухгалтерском учете.

В большинстве случаев применение профстандарта связано с необходимостью назначения сотруднику государственных льгот и гарантий. Без соответствия стандарту льготы могут быть не назначены. Также их применение играет немаловажную роль для специальностей, работая на которых сотрудник может рассчитывать на досрочное назначение пенсии по старости. Для всех вышеперечисленных случаев важно точное соотнесение названия должности с реестрами льготников.

Новые возможности для карьерного роста

Попробуйте бесплатно! Курс повышения квалификации «Внедрение профстандартов в работу компании». Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом», за прохождение — удостоверение о повышении квалификации. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются готовыми шаблонами документов, которые можно скачать и оставить себе для работы.

Для остальных категорий персонала, не занятых в государственных организациях и не претендующих на государственные льготы, применение стандартов не является обязательным. Таким образом, частный бизнес может или пользоваться новыми нормами в описанных выше случаях, или не пользоваться вовсе.

Как внедрить профстандарты в работу организации: пошаговый алгоритм

Процедура внедрения профессиональных стандартов на предприятии законодателями никак не урегулирована. Не существует специальных нормативных или законодательных актов по этому поводу. Поэтому процедура может варьироваться в зависимости от специфики компании. Мы предлагаем вам воспользоваться следующим алгоритмом.

Шаг 1. Утверждение состава рабочей группы. В нее, как правило, включают:

  • кадровиков;
  • специалистов по управлению персоналом;
  • руководителей структурных подразделений;
  • экономистов по труду;
  • юристов.

Состав группы утверждается приказом. Перечисленные в нем лица ознакомляются с документом под роспись.

Шаг 2. Разработка плана внедрения. В план включают мероприятия, сопровождающие процедуру внедрения, сроки их проведения и данные ответственных за исполнение лиц.

Шаг 3. Реализация плана внедрения. На данном этапе сверяются все документы компании (штатное расписание, должностные инструкции и т.д.), а также документы сотрудников на соответствие профессиональным стандартам. При необходимости вносятся корректировки в документы с обязательным ознакомлением заинтересованных сотрудников. Проводится аттестация работников на соответствие стандартам.

Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

Шаг 4. Отчет об итогах проведенных мероприятий. Рабочая группа подготавливает отчет о проделанной работе и делает выводы о соответствии или несоответствии стандартам.

Шаг 5 . Разработка мероприятий по результатам внедрения профессиональных стандартов. Сюда можно отнести обучение сотрудников до требуемого уровня квалификации, профессиональную подготовку или переобучение.

План по организации применения профессиональных стандартов

Поскольку план по внедрению профстандартов в учреждении законодательно не урегулирован работодатель может самостоятельно его составить. Уровень детализации плана может зависеть от потребностей и масштабов компании. Далее мы приведем примерный образец плана для специальности “Педагог”.

Профстандарт «Делопроизводитель»

Статьи по теме

Существует ли отдельный профстандарт «Делопроизводитель»? Как применять новую систему квалификаций при подборе персонала и составлении инструкций? Ответы на самые насущные вопросы и примеры правильного оформления локальных документов вы найдете в статье.

Из статьи вы узнаете:

Делопроизводитель (секретарь, помощник руководителя) — специалист, отвечающий за ведение документооборота организации, регистрацию корреспонденции и рабочую переписку, формирование дел. В крупных компаниях нередко создается отдельная служба делопроизводства, в то время как на мини-предприятиях обязанности секретаря, кадровика и офис-менеджера могут поручаться одному сотруднику. Так или иначе, делопроизводство остается отдельным серьезным участком административной работы, напрямую влияющим на эффективность управления компанией.

Больше полезной информации по теме в материалах на портале:

Секретарь, документовед, делопроизводитель: профстандарт или справочник?

До 2015 года основным документом, устанавливающим квалификационные требования к секретарю (делопроизводителю) и наиболее четко описывающим его должностные обязанности, оставался ЕКС — «Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Первый раздел справочника содержит отдельные описания четырех функционально схожих специальностей:

  • документовед;
  • секретарь-машинистка;
  • секретарь руководителя;
  • секретарь незрячего специалиста.

Разумеется, каждая должность имеет свои нюансы. Например, секретарю незрячего человека для работы требуется знание рельефно-точечного шрифта Брайля, а документоведу — знание основных методов исследования, проектирования и развития документационных систем. Но по мере актуализации требований к секретарской работе появилась необходимость в разработке нового стандарта профессии. Так появился профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Минтруда РФ №267н от 6.05.2015г.

О поэтапном переходе на новые стандарты работы и предстоящей отмене
тарифно-квалификационных справочников читайте в электронном
журнале «Кадровое дело»:

Разрабатывать отдельный профстандарт «Секретарь руководителя» или «Делопроизводитель» не пришлось, поскольку предложенный разработчиками документ уже содержит полный перечень требований к административно-управленческому персоналу, занимающемуся приемом посетителей, обработкой телефонных звонков и работой с документами:

Возникает резонный вопрос: на какой свод требований должен ориентироваться работодатель, в штате которого есть секретарь, профстандарт или справочник? Если речь идет о муниципальном или государственном учреждении, ответ однозначен: профстандарт. Что касается коммерческих компаний, то окончательное решение в большинстве случаев остается за работодателем.

На сегодняшний день законодатель требует применять профстандарты только к отдельным должностям, для которых они обязательны. Речь идет о профессиях, дающих право на компенсации или льготы (например, досрочный выход на пенсию), либо связанных с особыми требованиями к квалификации или состоянию здоровья сотрудника.

Вопрос из практики

Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

Отвечает Вероника ШАТРОВА,
эксперт по трудовому законодательству, издатель и автор Электронной Системы Кадры, журнала «Кадровое дело» и других профессиональных изданий для специалистов по кадрам и HR

Да, отменят, но такая отмена будет происходить постепенно. ЕКС и ЕТКС планируют заменить профессиональными стандартами, а также отдельными отраслевыми требованиями к квалификации работников, которые утвердят законодательными и иными нормативными правовыми актами. В некоторых сферах такие акты уже утверждены. Например…

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

Поскольку должность секретаря или делопроизводителя связана преимущественно с офисной работой и не дает права на льготы, руководство каждой компании решает этот вопрос на свое усмотрение. Но если есть возможность, стоит предпочесть профстандарт справочнику. Профстандарт содержит актуальные сведения о базовых функциях секретаря, делопроизводителя и документоведа, с успехом применяется в процессе подбора, аттестации и обучения персонала.

Совет от редакции: начните переход на профессиональные стандарты с создания специальной рабочей группы из компетентных сотрудников. Поручите им составление подробного плана работ по внедрению профстандартов в организации с указанием сроков проведения мероприятий и ответственных лиц. Подробнее о последовательности перехода и нюансах переходного периода читайте в электронном журнале «Кадровое дело».

Скачайте образцы:

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»: структура и содержание

Структура всех профстандартов одинакова. Единый шаблон, используемый разработчиками, разбит на четыре раздела:

  • общие сведения о профессии (специальности);
  • функциональная карта вида профессиональной деятельности (описание трудовых функций с указанием квалификационного уровня);
  • характеристика обобщенных трудовых функций;
  • сведения о разработчиках.

Перечень трудовых функций и соответствующих им квалификационных уровней, предусмотренных профстандартом специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией, включает:

Наименование трудовой функции

Организационное обеспечение деятельности организации

Прием и распределение телефонных звонков, работа с посетителями

Документационное обеспечение деятельности организации

Работа с документами, их текущее хранение и составление дел

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя

Планирование рабочего времени, телефонные переговоры и прием визитеров, подготовка командировок и составление управленческой документации, информационное взаимодействие с подразделениями

Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации

Подготовка протокольных мероприятий и аналитических материалов, работа с посетителями и документами, организация исполнения решений руководства

Третий раздел содержит подробные квалификационные требования по каждой из трудовых функций и рекомендованные наименования должностей. Например, для соответствия третьему квалификационному уровню (секретарь-администратор) работнику понадобится среднее общее образование, завершенный курс обучения по программе профессиональной подготовки, а также знания:

  • этики делового общения;
  • требований охраны труда и защиты конфиденциальной служебной информации;
  • функций, задач и структуры организации;
  • правил приема посетителей в офисе и сервировки стола.

Подробнее о ключевых принципах работы с профстандартами расскажут эксперты «Системы Кадры»:

Как применять профстандарт «Секретарь, делопроизводитель» при разработке должностных инструкций

Профстандарты, содержащие актуальные требования к современным специальностям и профессиям, постепенно приходят на смену морально устаревшей системе квалификаций. Работодатели учатся оценивать работников по новым критериям и корректируют внутреннюю нормативную документацию, в том числе — должностные инструкции.

Наличие такого документа существенно облегчает жизнь и работнику, и работодателю, сводит к минимуму спорные моменты и конфликты, связанные с выполнением трудовых обязанностей. Составляя должностную инструкцию с учетом требований профстандарта, убедитесь, что название должности в штатном расписании соответствует рекомендованной. Разделы с квалификационными требованиями к работнику и его функциональными обязанностями можно скопировать в инструкцию частично или полностью.

Скачайте образцы:

Нужно ли уточнить название должности после введения профстандарта? У нас работают бухгалтеры на разных участках, и в штатном расписании мы уточнили наименование должностей, например, есть бухгалтер по расчету заработной платы. Однако профстандарт «Бухгалтер» не предусматривает таких уточнений. Должны ли мы их убрать и название привести в соответствие с профстандартами?

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Кадровое дело»

Отвечает Арина МАЛАЯ,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

Вы можете сохранить наименование должности без изменения. Название должно соответствовать профстандарту, если для должности законом предусмотрены компенсации, льготы или ограничения (ст.57 ТК РФ). Или если для должности законом определены требования к квалификации (ст.195.3 ТК РФ, п.5 письма Минтруда от 04.04.2016 №14-0/10/В-2253). В остальных случаях название должностей работодатель…

Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации

Каждый кадровик должен уметь правильно применять профессиональные стандарты на практике. Пройдите тест и узнайте, не допускаете ли вы ошибок!

Статья написана по материалам сайтов: xn—-7sbbaj7auwnffhk.xn--p1ai, www.pro-personal.ru, www.kdelo.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector