+7 (499) 110-27-91  Москва

+7 (812) 385-74-31  Санкт-Петербург

8 (800) 550-74-53  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Ведение табеля учета рабочего времени работников

Статьи по теме

Ведение табеля учета рабочего времени работников – обязанность работодателя. Проверьте документ на наличие ошибок и устраните их.

Из статьи вы узнаете:

Как выбрать форму для ведения табеля учета рабочего времени работников

Работодатель обязан учитывать время, фактически отработанное каждым сотрудником компании, о чем говорится в ч. четвертой ст. 91 ТК РФ. Поэтому табель учета рабочего времени является обязательным документом в ряде организаций. На его основании начисляют заработную плату. Ответственным за ведение документа назначают кадровика.

Подробнее о ведении табеля учета рабочего времени работников читайте здесь:

Назначенный приказом руководителя сотрудник осуществляет ведение табеля учета рабочего времени работников каждый месяц в целом по компании или по отдельным структурным подразделениям. Если документ ведется по отделам, в приказе нужно указать ответственного за его составление в каждом из имеющихся подразделений, а также замещающего специалиста на период отсутствия основного работника.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта практика

Пять советов про сменный график, когда неясно, как оформить табель.

Скачайте документы по теме:

Сведения, содержащиеся в электронном табеле, необходимо заверять. Поэтому заранее, до полного перехода на электронный учет, необходимо озаботиться оформлением электронных подписей ответственных лиц — руководителя структурного подразделения, сотрудника кадровой службы, табельщика.

Определите, какую форму табеля лучше вести в организации

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) позволяет одновременно проверять соблюдение режима рабочего времени, а также вести учет выплат. Если в организации учет времени и расчеты с сотрудниками по оплате труда ведутся раздельно, лучше заполнять только первый раздел «Учет рабочего времени». В этом случае табель считается самостоятельным документом. Второй раздел «Расчет с персоналом по оплате труда» оформлять не требуется.

Табель учета рабочего времени (форма № Т-13) предназначен исключительно для учета отработанного времени. В нем нет граф для сведений по оплате труда. Применяется он, когда в организации установлена автоматизированная обработка всех учетных данных, что позволяет экономить время и трудозатраты на оформление документа. Можно изготовить бланки по форме № Т-13, в которых реквизиты заполнены лишь частично: отдел, Ф.И.О., должность, табельный номер и так далее. Своевременное ведение табеля учета рабочего времени работников позволяет избегать ошибок.

Форма табеля, разработанная компанией, не запрещена (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). В качестве основы лучше использовать унифицированные бланки (формы № Т-12, № Т-13), дополнив их недостающими графами, строками для внесения необходимой информации. При этом сам табель должен содержать показатели затрат рабочего времени и обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты при заполнении табеля учета рабочего времени:

  1. наименование;
  2. дата составления документа;
  3. наименование компании или отдела;
  4. единицы измерения;
  5. должности, Ф.И.О., подписи ответственных работников.
  • органы местного самоуправления;
  • государственные органы;
  • органы управления внебюджетными государственными фондами;
  • государственные (муниципальные) учреждения.

Нужно учитывать, как правильно заполнить табель учета рабочего времени, чтобы не возникало ошибок при последующем выполнении расчетов. Если обнаружены недочеты, их требуется своевременно устранить. Данную работу выполняет кадровый менеджер или иное уполномоченное лицо.

Как правильно заполнять табель учета рабочего времени

Как составить табель учета рабочего времени:

  • методом сплошной регистрации явок, а также всех неявок на работу;
  • методом регистрации различного рода отклонений.

Выбирать способ нужно по режиму рабочего времени. Как вести табель учета рабочего времени, определяют при формировании учетной политики организации, которая регламентируется приказом руководителя. В учетной политике фиксируют и сроки представления табеля в бухгалтерию.

Использование кодов: правила заполнения табеля учета рабочего времени

При внутреннем совместительстве сотруднику нужно присвоить 2 табельных номера и дважды вписать его в документ как совместителя и как основного работника, Рассмотрим, как правильно заполнить табель на примере раздела 1 «Учет рабочего времени» формы № Т-12. При заполнении документа используют цифровые или аналогичные буквенные коды, при этом правила ведения табеля учета рабочего времени могут отличаться в ряде организаций.

Что учитывается в табеле учета рабочего времени

Сведения о работе

Длительность работы днем

Продолжительность работы в выходные или нерабочие праздничные дни

Продолжительность работы ночью

Длительность работы в выходные дни и нерабочие праздничные дни

Продолжительность сверхурочной работы

Служебная командировка сотрудника

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск специалиста

Дополнительный отпуск по причине обучения с сохранением среднего заработка сотрудникам, совмещающим работу с обучением

Отпуск по беременности и родам или отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка

Отпуск без сохранения оклада, предоставленный по разрешению работодателя

Отпуск без сохранения зарплаты при условиях, предусмотренных законодательством РФ

Временная нетрудоспособность с назначением пособия согласно законодательству

Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей

Неявка по невыясненным причинам

Ведение табеля учета рабочего времени на примере:

  • номер работника по порядку (1);
  • Ф.И.О, должность или специальность (2);
  • табельный номер (3).

В графах 4 и 6 предусмотрены строки, чтобы фиксировать ежедневные затраты времени за месяц на каждого сотрудника. В верхней строке ставьте код затрат времени на конкретную дату (4). В нижней строке отражайте продолжительность отработанного или же неотработанного времени в часах или минутах (5). Если нужно, количество граф для дополнительных реквизитов по режиму времени можно увеличить. В верхних строчках 5 и 7 проставьте количество отработанных дней (6), а в нижних строках – общее число часов, отработанных за половину месяца (7).

По итогам каждого месяца для сотрудника внесите суммарное количество отработанных дней (8), количество часов (9), общее количество выходных или праздников (10). Определите имеющиеся у работника сверхурочные часы (11). Порядок заполнения табеля учета рабочего времени нежелательно изменять, чтобы не допустить ошибок.

Ночные часы составляет время, которое приходилось на период с 22 часов вечера до 6 часов утра. Суммируйте их за период и внесите в графу 11 (12). При этом отметьте количество часов, которые были отработаны в выходные или праздники, если на них выпал период работы (13).

В графе 14 укажите все неявки. В верхнюю строку напишите количество дней (14), в нижнюю – количество неотработанных часов (15). В графу 15 запишите код (16), а в графу 16 количество дней и часов неявки с указанием кода (17).

После чего табель подписывают: ответственное лицо за заполнение табеля (18), руководитель подразделения (19) и сотрудник кадровой службы (20). Имеющиеся сведения о наименовании должности каждого из них, личная подпись и расшифровка являются обязательными реквизитами.

Затем ответственное за ведение табеля лицо передает документ в бухгалтерию. На основании документа сотрудникам рассчитают и начислят зарплату.

Обратите особое внимание, что включать сотрудника в табель или исключать из документа нужно на основании бумаг по учету кадров. Это может быть приказ об увольнении, о приеме на работу, трудовой договор. Отметка о причинах отклонений от режима документально подтверждается. Вносить ее можно на основании приказов, больничных листов, а также справок о выполнении государственных или же общественных обязанностей, предупреждений о простое и др. В табеле не должно быть никаких отметок о выполнении услуг по договорам гражданско-правового характера. Правила заполнения табеля учета рабочего времени 2017 не претерпели изменений, поэтому можно придерживаться ранее разработанных норм.

Порядок ведения табеля учета рабочего времени и дополнительные коды

Виды рабочего времени или отдыха обозначают определенным кодом. Стандартных кодов не всегда бывает достаточно, чтобы зафиксировать отклонения в документе. Тогда компании вправе ввести собственное буквенное или цифровое обозначение. Для этого издают соответствующий приказ о введении дополнительного обозначения буквенным или же цифровым кодом (Порядок, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20).

Например, чтобы зафиксировать перерывы для кормления маленького ребенка (ч. первая ст. 258 ТК РФ), их включают в рабочее время сотрудницы, а оплачивают в размере среднего заработка. Для обозначения можно использовать буквенный код «КР», который расшифровывается как кормление ребенка, а также цифровой код «37». В нижних строках нужно отражать продолжительность перерыва.

Закрепляем на практике: ведение табеля учета рабочего времени (образец)

Скачайте бланк табеля по унифицированной форме № Т-12. Заполните его, используя ниже приведенные условия.

Сотрудник ПАО «Феникс» Коломеец А. В., разнорабочий, табельный номер 93, в период с первого июля 2016 года по двадцатое июля находился в основном оплачиваемом отпуске. Остальные дни без отклонений. Работает по графику по восемь часов в день установленные пять дней в неделю, с двумя выходными (СБ, ВС).

Понять, как грамотно заполнить табель

Выяснить правила учета времени в бюджетных организациях

Как правильно вести табель учета рабочего времени должен знать кадровик. При этом он обязан отслеживать изменения в законах, чтобы не допустить ошибок при оформлении документа.

Как построить работу с табелем учета рабочего времени?

Шабашова Ирина, редактор-эксперт по кадровому делопроизводству

Журнал «Кадровое дело» № 5 май 2010

Во время семинара «Аудит кадровой документации: проводим своими силами», который состоялся в рамках Всероссийского практического форума «Кадровое дело – 2010»*, мы получили от вас много вопросов об организации работы с табелем учета рабочего времени. Обязательно ли вести этот табель? Как его правильно заполнять? Какую унифицированную форму из двух имеющихся предпочесть? Разберемся, как ставить отметки? Чем грозит отсутствие табеля рабочего времени?

Можно ли не вести табель в маленьких компаниях?

Я работаю в очень маленькой компании с численностью работников 4 человека. Подскажите, необходимо ли нам вести табель учета рабочего времени? В каждой ли компании ведется табель?

Да, табель обязателен для всех работодателей, включая немногочисленные компании и работодателей – физических лиц. Это установлено статьей 91 Трудового кодекса (где говорится, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником) и подтверждается постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, которым утверждена унифицированная форма табеля.

Все хозяйственные операции должны оформляться и подтверждаться оправдательными документами**. Расчеты с персоналом также являются хозяйственными операциями. Табель учета рабочего времени – это документ, подтверждающий, что работник исполняет обязательства по трудовому договору, ведь в нем содержится информация о фактически отработанных часах. Табель служит основанием для расчета заработной платы в бухгалтерии. Кроме того, бухгалтеры готовят с его помощью налоговую и статистическую отчетность.

В бухгалтерской терминологии оправдательные документы для хозяйственных операций еще именуются первичными учетными документами

Как назначить табельщика?

Недавно сотрудник, ответственный за табель нашего отдела, уволился. Добровольно исполнять обязанности по ведению табеля и сдаче его в бухгалтерию никто из оставшихся работников не захотел. Как назначить нового ответственного?

Из вопроса понятно, что должности табельщика в вашей организации нет, хотя она может быть предусмотрена в штатном расписании, особенно в организациях с большой численностью персонала. Если в вашей компании установлен порядок назначения ответственных за ведение табеля по подразделениям, значит, такая обязанность не является основной для сотрудника, на которого она возложена. Следовательно, она должна быть дополнительно оплачена. Любые доплаты и надбавки предусматриваются в трудовом договоре***. Поэтому с ответственным за табель работником нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будет предусмотрена обязанность по ведению табеля учета рабочего времени, а также размер доплаты за это (образец смотрите на стр. 46).

Доплаты, надбавки, премии и поощрительные выплаты отражаются в графах 6–8 штатного расписания (унифицированная форма № Т-3)

Кроме того, следует издать приказ по основной деятельности о назначении ответственного за табель (образец представлен на стр. 47).

Какую форму использовать – Т-12 или Т-13?

Подскажите, пожалуйста, в чем разница между формами табеля № Т-12 и № Т-13? В каких случаях они используются?

Все зависит от того, как именно в организации построена система учета рабочего времени. Как вы уже отметили, Госкомстат России утвердил две унифицированные формы табеля: № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени». Форма № Т-12 может использоваться в любой организации. С ее помощью можно одновременно контролировать соблюдение режима рабочего времени и вести учет выплат работникам. При этом в компаниях, где временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведутся раздельно, допускается заполнять только раздел 1 «Учет рабочего времени». В этом случае раздел 1 считается самостоятельным документом, а оформлять раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» не нужно. Форма № Т-13 используется, только когда в организации установлена автоматическая система контроля присутствия работников и данные о входе-выходе можно заносить в табель через компьютер. Сегодня в современных компаниях все чаще используют систему автоматизированного контроля присутствия, что позволяет значительно экономить время и трудозатраты на заполнение табеля. Необходимо также отметить, что форма № Т-13 предназначена исключительно для учета рабочего времени, в ней нет граф для данных по оплате труда.

Табель учета рабочего времени ежедневно заполняет сотрудник, ответственный за работу с этим документом

Как вести табель, если сотрудники разбросаны по офисам?

Меня назначили ответственной за ведение табеля учета рабочего времени отдела, в котором рабочие места сотрудников находятся в соседних офисах. Ходить в дальние офисы не всегда есть время, и я проставляю явку работникам с их слов по телефону. Могут ли у меня из-за этого возникнуть какие-нибудь проблемы?

Да, могут. Дело в том, что ответственный за ведение табеля рабочего времени обязан проставлять отметки в табеле по факту присутствия сотрудника на рабочем месте. Представьте ситуацию, что за сотрудника по телефону ответил кто-то из коллег и сообщил о его явке. А на самом деле работник прогуливал (или находился на больничном, в командировке и т. п.). Если такое несоответствие выявится в бухгалтерии при расчете зарплаты, вам придется не только переделывать табель, но и писать объяснительную записку, почему так произошло. Еще серьезнее, если по ошибочному табелю бухгалтер уже произвел расчет. За такое нарушение руководитель организации может сделать вам замечание или объявить выговор (ст. 192 ТК РФ).

Помните, что основанием для проставления того или иного кода в табеле служат различные подтверждающие документы. Это приказы работодателя (о направлении работника в командировку, о предоставлении отпуска, об отстранении от работы и т. п.), листки временной нетрудоспособности, медицинские справки, докладные и объяснительные записки, акты и т. п. В вашем случае (при удаленности контрольного объекта), придется организовать рабочее время таким образом, чтобы на исполнение обязанности табельщика оставалось время. А лучше все-таки, если в каждом офисе будет свой табельщик.

Если вы точно не знаете, по каким причинам сотрудник отсутствует на работе, до сдачи табеля в бухгалтерию оставляйте незаполненной его графу «отметки о явках и неявках на работу по числам месяца» до тех пор, пока он не появится и не представит подтверждающие документы. Если к моменту сдачи табеля работник не появился, ставьте отметку о неявке по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) – код «НН» («30»). При предъявлении листка нетрудоспособности эти отметки заменяются кодом «Б» (19) или «Т» (20). В этом случае табель в конце месяца нужно переоформить.

Можно ли разработать свою форму табеля учета рабочего времени?

При заполнении табеля я не использую графы «отработано за месяц: сверхурочных, ночных, выходных и праздничных дней», так как мы не привлекаем своих сотрудников к сверхурочной работе. Эти графы увеличивают ширину табеля, что при заполнении вызывает неудобства. Могу ли я исключить их из табеля?

Нет, удаление отдельных реквизитов из установленной формы табеля учета рабочего времени не допускается так же, как и разработка индивидуальной формы этого документа. Эти правила касаются и других унифицированных форм. Бухгалтер в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» не сможет принять к зачету табель, составленный в свободной форме.

Изменения, вносимые в унифицированные формы первичной учетной документации, следует оформить в организации соответствующим приказом или положением

Однако в унифицированные формы можно вносить изменения: например, расширить или сузить графы табеля с учетом необходимости и значимости показателей, включить в него дополнительные листы, если, например, работников в отделе много и все фамилии не умещаются на одной странице. Не запрещено также добавлять в табель дополнительные реквизиты****. На практике часто вносят в форму строки для виз должностных лиц или реквизит «УТВЕРЖДАЮ».

Положение о табельном учете рабочего времени

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудниками предприятия.

    • Учет использованного рабочего времени организуется в целях:
  • обеспечения контроля за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявления опоздавших и неявившихся;
  • контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также своевременного ухода и прихода работников во время обеденного перерыва;
  • фиксирования своевременного ухода работников с работы, по окончании рабочего дня;
  • учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;
  • регистрации прогулов.
    • Для ведения табельного учета рабочего времени на участках и в подразделениях предприятия назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих участков и подразделений.
    • В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания работников участка или сотрудников подразделения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет в бухгалтерию.
    • Работник, ответственный за табельный учет обязан вести учет времени, фактически отработанного, каждым работником участка или подразделения. Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров (приказ, договор). Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника его табельный номер, как правило, не присваивается другому работнику в течение трех лет.
    • Руководители подразделений обязаны уведомлять работника, ведущего табельный учет, об отсутствии работников в связи с заболеванием, на момент заполнения и сдачи табеля в бухгалтерию.
    • Для исполнения обязанностей учета рабочего времени и ведения табеля работник:
      • ведет учет штатного состава сотрудников участка или подразделения;
      • на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т. д.;
      • осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников (с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах работников и причинах, их вызвавших);
      • контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, подписанных руководителем отпускных, увольнительных и других документов;
      • готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и праздничные нерабочие дни.
    • В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя и ставит в известность руководителя по управлению персоналом и режиму (инспектора по кадрам — делопроизводителя).
    • Все сотрудники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.
  • ЖУРНАЛЫ УЧЕТА ОТСУТСТВИЯ РАБОТНИКОВ.
    • Журнал учета больничных листов, Журнал учета отпусков (очередные, за свой счет, учебные) — документы, отражающие фамилию, имя, отчество работника, его должность, подразделение, период времени, причину отсутствия на рабочем месте, основание.
    • Дата и время отсутствия работника фиксируются в журналах инспектором по кадрам (делопроизводителем), на основании заверенных заявлений, справок-вызовов из учебных заведений и больничных листов.
    • Ежемесячно сведения из журнала проверяются работниками подразделений, ответственными за табельный учет, которые проверяют данные из журнала с имеющимися документами и, при необходимости, выясняют истинные причины отсутствия работников на рабочем месте.
    • В случае непредставления в установленном порядке подтверждающих документов причиной отсутствия считается самовольный уход с рабочего места.
    • Если работник отсутствовал на рабочем месте более 4 часов подряд, и документы, подтверждающие его право на отсутствие, в установленном порядке, не предоставлены, работнику проставляется прогул и рабочий день оплате не подлежит. Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством.
    • Формы ведения журналов учета отсутствующих работников разрабатываются инспектором по кадрам (делопроизводителем).
  • ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ТАБЕЛЯ
    • Табель учета рабочего времени ведется в электронном или бумажном вариантах.
    • Электронный вариант табеля вводится бухгалтером, рассчитывающего заработную плату, ответственным за табельный учет, в базу данных 1С с учетом следующих требований:
      • В табеле учета рабочего времени ввод данных производится с разбивкой по дням.
      • Все виды рабочего времени (общее отработанное время, отработанные ночные, сверхурочные часы) указываются в едином табеле для каждого подразделения.
      • Рабочее время в выходные и праздничные нерабочие дни указываются в дополнительном табеле для каждого подразделения отдельно.
      • Наименование подразделения в табеле учета рабочего времени указывается в графе «комментарий».
      • В графе «дата составления» табеля учета рабочего времени указывается последнее число отчетного месяца.
    • Табель, внесенный в электронную базу 1С, проводится непосредственно бухгалтером, вносившим данные.
    • Кроме этого, работники, ответственные за табельный учет, могут заполнять табель как на бумажном носителе, так и в формате Excel согласно Приложению 2, а распечатывают его на бумаге. Подписанный табель передается в бухгалтерию на хранение.
    • Табель содержит подпись бухгалтера, ответственного за расчет заработной платы, (в нижнем правом углу), визу непосредственного руководителя подразделения (в нижнем левом углу) ниже подписи работника, ответственного за ведение табеля. Подпись ответственного работника и визы руководителя содержат: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания.
    • К содержанию табеля предъявляются следующие требования :
      • Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного расписания подразделения.
      • В случае, если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных.
      • Например:
  • местом работы контролера ОТК является Цех № 1. Табель на него составляется табельщиком по представлению мастера смены, в которой работает этот контролер. Мастер расписывается в табеле ниже подписи табельщика.
  • фактическим местом работы уборщицы участка комплектации является склад комплектации. Табель подается участком комплектации по согласованию с заведующим складом комплектации.
      • В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни проставляется «Х».
      • В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской — в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.
      • Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель не вносятся.
      • Список работников составляется в соответствии со структурой подчиненности и в иерархическом порядке, начиная с генерального директора.
      • В правом верхнем углу табеля указывается месячная норма рабочего времени согласно производственному календарю.
      • Фамилия, имя, отчество записываются в графе 3 полностью. При этом тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу предприятия об изменении персональный сведений на основании удостоверяющего документа.
      • В графе 4 (должность) указывается должность сотрудника в строгом соответствии со штатным расписанием.
      • В графе 6 указывается КТУ (коэффициент трудового участия), определяемый руководителем в соответствии с принятыми на предприятии правилами.
      • Явки (неявки) указываются в графах 4. В графах 4 выделяются 4 строки — по две на каждую половину месяца. Первая и третья строки применяются для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а вторая и четвертая — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, с точностью до десятых долей часа) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.
      • В графах 5-6 указывается соответственно общее количество дней и часов, отработанных работником в первую и вторую половину месяца. Для этого в указанных графах выделяются две строки. В верхней строке указывается количество дней (графа 5) и часов (графа 6), отработанных работником с 1 по 15 число месяца включительно. В нижней строке указывается количество дней и часов, отработанных работником с 16 по последнее число месяца включительно.
      • В графе 6 проставляется общее количество дней (смен), отработанных работником в течение месяца. Количество дней, проставляемых в графе 6, должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 5.
      • В графах 7-9 указывается общее количество часов, отработанных работником в течение месяца. Количество часов в графе должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы .
      • В графах 10-12 указываются соответственно отработанные работником сверхурочные часы, оплачиваемые по полуторной и по двойной ставкам. В случае, если работник не отработал без уважительной причины месячную норму рабочего времени, сверхурочные часы ему не проставляются.
      • В графе указывается так же количество часов, отработанных работником в ночное время. В соответствии с ТК РФ ночным временем считается время, отработанное с 2200 до 600.
      • В графе указывается количество часов, отработанных за месяц работником в выходные и праздничные нерабочие дни, согласно приказам руководителя.
      • В графе указывается количество ночных смен, отработанных работником в течение месяца.
      • В графах 13-16 указывается количество дней неявок на работу по их видам.
      • В графе указывается общее количество дней неявок работника. Значение графы 16 должно равняться сумме значений граф 13-15.
      • Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.). Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.
      • В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на 1 час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью больше семи часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный день сокращается до 7 часов .
      • При необходимости работы в предпраздничный день полной рабочей смены (8 часов) издается приказ об организации работы в сверхурочное время. В этом случае сотрудникам проставляется в табеле время, отработанное по приказу. Приказ об организации работы в сверхурочное время готовит отдел планирования и оплаты труда по указанию руководителя предприятия и направляется в соответствующие подразделения не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе.
      • При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии со служебной запиской руководителя подразделения и с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит инспектор по кадрам (делопроизводитель) по указанию руководителя предприятия.
      • Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с положением об оплате труда работников в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит .
      • При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
      • Привлечение работников к сверхурочной работе, а также к работе в выходной (нерабочий праздничный) день допускается только с письменного согласия работника в случаях, предусмотренных ТК РФ, и оформляется приказом. Работы, не оформленные надлежащим образом, в табеле не отражаются и оплате не подлежат.
      • Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).
      • Выполнения работником трудовых функций на территории предприятия (вне зависимости от производственной площадки) в табеле проставляется на каждый отработанный день количество отработанных часов в соответствии с настоящим Положением. В случае нахождения работника не на территории производственных площадок предприятия, или невыполнения им трудовых функций, в табеле проставляется буквенное обозначение использования времени в соответствии с Приложением 1.
      • В случае использования в один день нескольких видов времени (например, 6 часов работы и 2 часа простоя), табель ведется по одному работнику в две строки.
      • Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней) .
      • Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией предприятия на основании табелей учета рабочего времени, внесенных в электронную базу 1С работниками подразделений, ответственными за табельный учет.
      • Данные о затратах рабочего времени, вносимые в электронную базу 1С, должны соответствовать данным табелей, заполняемых согласно Приложению №2 и №3.
      • В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.
  • ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ТАБЕЛЕЙ.
    • Не реже одного раза в неделю работник, ответственный за табельный учет, собирает по своему подразделению данные об использовании рабочего времени. Есть ли отсутствующие, причины отсутствия работников.
    • Все невыходы на работу фиксируются в журналах инспектором по кадрам.
    • В порядке исключения отдельным работникам, по заявлению работника и ходатайству непосредственного руководителя, может смещаться время начала рабочей смены. При этом завизированное руководителем соответствующего подразделения заявление работника направляется инспектору по кадрам, для дальнейшего оформления приказа.
    • Данные о случаях самовольных уходов с работы направляются руководителями служб инспектору по кадрам не позднее 1 числа месяца, следующего за отчетным.
    • Данные об использовании рабочего времени заносятся работниками подразделений, ответственным за табельный учет в электронную базу 1С до 1700 третьего числа месяца, следующего за отчетным.
    • Работники подразделений, ответственные за табельный учет, до 1700 первого числа месяца, следующего за отчетным, заполняют форму табеля согласно Приложению и после проверки и подписи соответствующими должностными лицами передают на хранение в бухгалтерию.
    • Формы табелей учета и расчета прилагаются.

Приложение 1 Условные обозначения, применяемые при заполнении табеля учета рабочего времени.
Приложение 2 Табель учета рабочего времени.
Приложение 3 Табель-расчет

Инспектор по кадрам ________________И.А.Денисова

Ответственный за ведение табеля:

Участок ____________________________ ________________ ____________________
наименование участка подпись расшифровка подписи

Участок ____________________________ ________________ ____________________
наименование участка подпись расшифровка подписи

Участок ____________________________ ________________ ____________________
наименование участка подпись расшифровка подписи

Участок ____________________________ ________________ ____________________
наименование участка подпись расшифровка подписи

Правила ведения табеля учета рабочего времени

Понятие табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени представляет собой документ, где регистрируются выходы или невыходы работников организации на работу. Данный документ представлен унифицированной формой по форме Т-13 ,где отражается учет рабочего времени, или по форме Т-12, где отражаются не только данные по отработанному времени, но и производится расчет заработной платы на основании отработанных часов (дней).

Ведение табеля учета рабочего времени обеспечивает выполнение таких важных управленческих и учетных функций как:

  • контроль своевременной и полной явки всех работников организации;
  • контроль перерывов в рабочее время;
  • контроль своевременного ухода с рабочего места;
  • учета отработанных часов для начисления заработной платы;
  • учет неотработанного времени с раскрытием причин отсутствия работника на рабочем месте.

Формирование табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени должен составляться по каждому участку (подразделению) предприятия. Например, отдельно могут вестись табеля:

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

  • отдела бухгалтерии;
  • склада;
  • каждого производственного участка;
  • каждого магазина в торговой организации;
  • и т.д.

На каждом участке должно быть ответственное лицо за ведение табеля:

  • главный бухгалтер;
  • начальник склада;
  • начальник участка;
  • администратор магазина;
  • и т.д.

В табеле учета рабочего времени ежедневно фиксируется выход работника на рабочее место. Так в одной строке указываются:

  • фамилия, имя и отчество работника подразделения;
  • должность работника;
  • табельный номер, присвоенный работнику.

В ячейке, согласно дате выхода, проставляются отработанные часы работником. Данный показатель заносится в конце рабочей смены.

Так, табель учета рабочего времени заполняется в течение всего отчетного месяца каждый рабочий день. В итоговом столбце суммируются отработанные часы работником за первую половину месяца – для расчета аванса, и за полный месяц – для окончательного расчета заработной платы за отработанный период.

Отработанное время указывается с расшифровкой. Например, это могут быть ночные часы, работа в праздничные дни, сверхурочные часы.

Задай вопрос специалистам и получи
ответ уже через 15 минут!

В обязательном порядке, в табеле учета рабочего времени проставляются отметки о неявках на рабочее место, и указывается причина таких неявок. Неявки работника могут быть по уважительным и неуважительным причинам. Уважительными причинами являются такие виды неявок как:

  • ежегодный оплачиваемый отпуск;
  • отпуск без сохранения заработной платы.

Такие неявки должны быть подтверждены документально. В данном случае, подтверждающими документами являются заявление самого работника на отпуск с указанием периода такого отпуска и приказ руководителя о предоставлении, указанного в заявлении отпуска.

  • неявка в связи с болезнью, беременностью, родами. Такие неявки подтверждаются больничными листами, где также указан период болезни.
  • командировка. Такая неявка подтверждается приказом руководителя о направлении работника в командировку с указанием периода командировки.
  • производственные простои не по вине самого работника. Такая неявка подтверждается приказом руководителя с указанием периода простоя.
  • неявка в связи с выполнением поручений государственного значения. Такая неявка подтверждается приказом руководителя с указанием периода выполнения поручений.

Пропуски рабочего времени без уважительной причины считаются прогулами. Документально прогулы подтверждаются докладными записками руководителю от руководителей подразделений.

Так и не нашли ответ
на свой вопрос?

Просто напиши с чем тебе
нужна помощь

Статья написана по материалам сайтов: www.audit-it.ru, hr-portal.ru, spravochnick.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector