+7 (499) 928-69-47  Москва

+7 (812) 467-45-73  Санкт-Петербург

8 (800) 511-49-68  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами образец

Текущее трудовое законодательство подразумевает обязанность сотрудников, которые только что поступили на работу, ознакомиться с локальными нормативами, действующими на территории предприятия. Абсолютно каждый сотрудник должен пройти процедуру ознакомления с основными документами, имеющими отношение к его трудовой деятельности.

К таким документам можно отнести следующий набор бумаг:

  • график предоставления отпусков;
  • расписание штатного характера;
  • коллективное соглашение;
  • должностной инструктаж;
  • социальное обеспечение;
  • коммерческая тайна и конфиденциальность информации;
  • положение, связанное с премированием.

Все эти акты, согласно действующим нормам законодательства, работодатель обязуется предоставить работнику для проведения ознакомления.

Общие положения

В рамках этой документации учитываются только те положения, которые непосредственно связаны с деятельностью поступившего на работу сотрудника. Такое ознакомление обязательно происходит под роспись.

И это не просто формальность: если данное требование будет проигнорировано, есть вероятность нанесения административного взыскание по статье, связанной с неисполнением требований трудового законодательства.

Уплачивать штрафы не хочет никто, поэтому процесс ознакомления необходимо задокументировать и подтвердить подписью. Есть несколько способов совершения данного мероприятия:

  • оформление отдельных листов в целях ознакомления, а затем приложение их к отдельным положениям, договорам, приказам, распоряжениям и прочим бумагам;
  • проставление росписей непосредственно на листе;
  • создание специального журнала, в котором регламентируется порядок ознакомления сотрудников с теми или иными нормативными актами и прочими формами документации.

Что касается приказных документов, связанных с приемом на работу, отпусками и другими персонализированными элементами, ознакомление с ними происходит «под роспись», то есть на самом документе ставится подтверждение. А что касается внутренних нормативных актов, касающихся нескольких лиц одновременно, дело обстоит значительно сложнее, ведь если на бумаге будет расписываться каждый штатный сотрудник, по итогу на ней просто-напросто не останется свободного места.

Поэтому работодателям приходится заводить специальные листы и журналы, которые включают в себя все эти информационные сведения. Особенно актуальными подобные документы являются для крупных предприятий с большой среднесписочной численностью персонала.

Что касается нормативных актов и документов, касающихся сохранности персональных сведений, они должны быть составлены строго в соответствии с Федеральным законом №152 ФЗ «О персональных данных». Оформление листов ознакомления осуществляется в форме таблички, это необходимо для удобства заполнения. Журнал обязательно должен быть прошнурован.

Для того чтобы с локальными документами могло ознакомиться большее количество сотрудников, нужно вести журнал, который оформляется по аналогии с листами и прочими бумагами.

Для чего он нужен

Знание сотрудником внутренних нормативных актов и документов – залог успешной и плодотворной работы. Кроме того, владение подобной информацией гарантирует безопасность на производстве и в другой рабочей сфере. Есть несколько причин, по которым не стоит пренебрегать ознакомлением с данным типом документации:

  1. Гарантия безопасности на производстве, в торговле, в сфере услуг.
  2. Владение информацией об особенностях работы
  3. Получение представления о трудовом процессе.
  4. Нормализация взаимоотношений в коллективе.
  5. Налаживание отношений между сотрудниками и начальством.
  6. Структуризация деятельности всех подразделений.
  7. Последовательность работы всех звеньев.

Что касается необходимости самого журнала, то он составляется в целях систематизации всех сведений и их интеграции в одну картину. Принцип действия подобного документа прост и понятен: сотрудник знакомится с правилами и локальными документами, а затем подтверждает этот факт в специальном журнале, проставив свое ФИО, дату, а затем подпись. Журнал удобен тем, что содержит большое количество страниц, в нем может расписаться несколько сотрудников. Такой документ прослужит несколько лет.

Что такое ЛНА? Ответ на вопрос — на видео.

Структура и состав

Если обратить внимание на классический образец этого документа, то можно сделать вывод, что структура, состав и форма являются максимально простыми. Традиционно локальных нормативных актов (ЛНА), с которыми необходимо ознакомить персонал, достаточно много, так что под каждый из них следует выделить несколько страниц.

При этом структура останется прежнем и будет включать в себя следующие важные материалы:

  • должность, на которую поступил новоиспеченный сотрудник;
  • фамилия, а также имя и отчества новичка;
  • дата и время, в которое происходит визирование документа;
  • персональная подпись каждого сотрудника.

Сроки и порядки хранения

Отдельно стоит упомянуть такие моменты, как особенности и сроки хранения рассматриваемого типа документации. Данный вопрос не имеет под собой какого-либо регулирования с точки зрения законодательства, поэтому он решается силами исключительно самой организации.

Чаще всего работодатели устанавливают малые сроки хранения таких журналов и листов, составляющие, например, порядка 5 лет. Это большая ошибка, ведь на практике следует установить более продолжительное время хранения, ведь большинство ЛНА хранятся в течение длительного периода времени, поэтому должны пролежать на предприятии минимум 10 лет.

Кроме того, львиная доля сотрудников, ознакомившихся с правилами много лет назад, может потребовать повторного ознакомления. А без наличия такого документа обеспечить доказательство факта их соблюдения проблематично.

Поэтому целесообразнее всего установить аналогичные требования и для журнала ознакомления с ними. Особенно это касается положений о структурных подразделениях организации, об оплате труда. Поэтому если сотрудники ставят подписи лично, срок хранения должен быть соответствующим.

Образец документа

Чтобы иметь представление о том, что являет собой данный нормативный акт, необходимо ознакомиться с типовым образцом этой бумаги. Утвержденной законодательно формы журнала и листа не существует. Более того, бумага не является обязательной и даже рекомендованной, поэтому законодатели приняли решение обойти ее своим вниманием.

Тот факт, что организация вводит в документооборот эту форму, является строго добровольным. Поэтому именно от работодателя зависит то, каким именно образом будет происходить решение данного вопроса.

В любом случае, заниматься разработкой нужной формы придется самостоятельно. Главное, чтобы она включала в себя все необходимые сведения и нормативные акты, подлежащие ознакомлению со стороны всех сотрудников. Сформированный бланк должен быть утвержден руководителем фирмы. В этом нет абсолютно ничего сложного.

Традиционно шаблон выглядит в форме таблицы. Над таблицей пишется название нормативного акта, который подлежит ознакомлению, а затем в графы вносятся данные о сотрудниках – порядковом номере, должности, ФИО, подписи. Под таблицей ставятся данные о составителе документа, а также его подпись.

В законодательстве нет обязательного пункта и о том, что документу следует придавать бумажный вид. Журнал может представлять собой и набор отдельных листов, которые помещены в папку-скоросшиватель. Никаких визовых и других данных о том, что бумага утверждена, ставить не нужно, ни на титульном листе, ни по тексту самого документа. Единственное, что рекомендуется учесть, так это дату начала и завершения записей.

Существует еще одна форма табличного шаблона данного документа, она выглядит приблизительно следующим образом:

  1. Первый столбец – это порядковый номер сотрудника, который проходит ознакомление с условиями труда.
  2. Второй столбик предполагает указание ФИО.
  3. В третьем столбце показана должность.
  4. Далее следует структурное подразделение, в котором сотрудник исполняет свои прямые должностные обязанности.
  5. Отметка о том, что ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка пройдено.
  6. Подтверждение ознакомления с положениями об аттестации.
  7. Отметка о понимании положений коммерческой тайны.
  8. Подтверждение факта проверки обработки персональных данных.
  9. Отметка о прочтении норм по оплате труда сотрудников и их премировании.

Помимо этих пунктов могут содержаться и некоторые дополнительные положения, которые зависят от индивидуальной ситуации.

Как оформить ознакомление с ЛНА и приказами под роспись? Ответ на вопрос — на видео.

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Нормами статьи 68 Трудового кодекса РФ предусмотрена обязанность работодателя ознакомить работников со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью. Такое ознакомление обязательно должно происходить под роспись работника. Игнорирование этого требования влечет административную ответственность за неисполнение требований трудового законодательства. Штрафы платить не хочется никому, поэтому процесс ознакомления приходится как-то оформлять. Существует несколько способов это сделать:

  • оформить отдельные листы ознакомления и приложить их ко всем Положениям, приказам и иным документам;
  • ставить росписи непосредственно на ЛНА;
  • завести специальный журнал.

С приказами о приеме на работу, отпусках, увольнении и прочими персонализированными документами обычно знакомят «под роспись» — с получением подтверждающей подписи человека на самом документе. А вот с внутренними нормативными актами, которые касаются сразу многих лиц, дело обстоит сложнее, ведь если на них непосредственно будет расписываться каждый человек, свободного места не останется очень быстро.
этому работодатели или заводят специальные дополнительные листы, для подписей (что неудобно), либо создают журнал ознакомления работников с ЛНА. При этом в большой организации с различными отделами и другими структурными подразделениями, где происходит постоянное движение кадров, можно оформить такую форму книжного типа отдельно как по каждому виду документов, так и по отделам или филиалам. Тогда все локальные акты будут в порядке и к ним не придется прикреплять дополнительные листы.

Образец журнала ознакомления с локальными нормативными актами

Утвержденной формы такого журнала не существует. Поскольку она не является обязательной или даже рекомендованной, законодатели обошли ее своим вниманием. Введение в документооборот организации такой формы направлено исключительно на упрощение исполнения требований Трудового кодекса РФ и других законов. Поэтому только от работодателя зависит, как именно он решит этот вопрос. Разработать необходимую форму придется самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все локальные нормативные акты, с которыми должны знакомиться новые работники. Сформированный бланк должен утвердить своим приказом руководитель организации.

Ничего сложного в таком документе быть не должно. Например, он может выглядеть так:

Также не обязательно придавать ему книжную форму. Это могут быть и отдельные листы, помещенные в папку-скоросшиватель. Никаких виз об утверждении ставить на тутульном листе не нужно, можно только проставить дату начала и дату окончания записей.

Структура журнала и срок его хранения

Из приведенного выше примера видно, что форма журнала достаточно простая. Поскольку ЛНА, с которыми обязательно нужно знакомить, в организациях обычно много, необходимо выделить под каждый из них несколько страниц. При этом структура этих страниц отличаться не будет и будет содержать:

  • данные работника (ФИО);
  • должность и отдел в организации;
  • дату визирования (при необходимости — время);
  • личную подпись каждого работника.

При желании листы можно пронумеровать и прошить, но это не обязательно. Ответственным лицом за ведение такого журнала обычно является специалист по кадрам или сам руководитель, если организация небольшая.

Отдельно нужно отметить порядок и сроки хранения данного документа. Этот вопрос также законодательно не урегулирован, поэтому его должна установить сама организация. Чаще всего работодателям хочется сделать его небольшим, например 5лет. Это является ошибкой, и на практике лучше установить повышенные сроки хранения. Ведь многие локальные акты имеют постоянный срок хранения или их хранят минимум 10 лет. Желательно, чтобы эти периоды не отличались от срока хранения документов об ознакомлении с ними. К тому же работники, ознакомленные с ЛНА более 5 лет назад, могут продолжать работать в данной организации и поднять вопрос об ознакомлении их с теми или иными нормами. Без этого документа доказать факт, что требования были соблюдены, будет достаточно тяжело.

Также не следует забывать о приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, в котором прямо сказано, что все локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников являются документами постоянного срока хранения. Поэтому целесообразно установить такие же требования и для журнала ознакомления, если он касается персональных данных. В частности, постоянно нужно хранить такие локальные документы, как:

  • Положения о структурных подразделениях организации;
  • Положения об оплате труда.

Поэтому, если работники ставят свои подписи и знакомятся именно с этими ЛНА лично, срок хранения формы, подтверждающей этот факт, должен быть аналогичным.

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Ч. 3 ст. 68 ТК РФ обязывает работодателя ознакомить сотрудника со всеми локальными нормативными актами организации до заключения трудового договора. Журнал ознакомления позволяет оптимизировать эту процедуру и исключить вероятность случайного пропуска документа, с которым в числе других должен ознакомиться работник.

Как оформить журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами

Единой для всех предприятий формы журнала ознакомления с локальной документацией закон не предусматривает. Поэтому каждый работодатель самостоятельно разрабатывает данный документ исходя из принятых внутренних правил документооборота и удобства пользования. Между тем кадровая практика предусматривает оптимальное содержание журнала и внешнее оформление.

Традиционное содержание журнала ознакомления с локальными документами состоит из следующих граф:

  • номер по порядку;
  • данные работника;
  • должность работника;
  • наименование подразделения, где работает сотрудник;
  • наименование локального нормативного акта;
  • дата ознакомления;
  • подпись работника.

Правильно оформленный журнал должен быть прошит, а каждая страница в нем пронумерована. На титульном листе должна быть приклеена бирка со следующей информацией:

  • наименование работодателя;
  • название журнала;
  • дата начала ведения журнала;
  • дата окончания ведения журнала.

Вторая страница документа должна содержать таблицу «Работники, ответственные за ведение журнала» с графами такого содержания:

  • номер по порядку;
  • фамилия, имя, отчество ответственного;
  • должность и данные подразделения, где работает ответственный;
  • период ответственности;
  • реквизиты внутреннего документа, которым на работника возложена ответственность за ведение журнала;
  • подпись работника.

Важно: в организациях с большой численностью сотрудников целесообразно наличие отдельного журнала ознакомления для каждого локального акта.

Где скачать журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Помощью работодателю в разработке собственного журнала ознакомления с внутренними документами может стать образец такого журнала. Уже готовый журнал можно приобрести в бумажном виде в книжных магазинах или магазинах, специализирующихся на продаже различных бланков унифицированных документов и документов, которые работодатель должен разработать самостоятельно. При этом достоинством бумажного экземпляра журнала можно назвать то, что его использование возможно не только в качестве образца для разработки собственного индивидуального журнала, но и как полноценного внутреннего документа.

Также образец журнала ознакомления можно скачать из интернета – достаточно набрать соответствующий запрос в поисковом ресурсе и из множества сайтов, специализирующихся на предоставлении пользователям образцов документов, выбрать подходящий вариант. При этом важно оценить предлагаемый документ на полноту указанных в нем сведений и соответствующий обычаям кадрового делопроизводства вид оформления.

Актуальный образец журнала ознакомления с внутренними документами организации можно скачать на нашем сайте.

Для чего нужен

В таком документе приводится сводная информация обо всех утвержденных нормативных актах внутреннего значения, рассчитанных на неоднократное применение, которые устанавливают порядок управления работниками.

Локальные нормативные акты (ЛНА), которые приводятся в соответствующем журнале, это:

  • должностные инструкции (регламентируют круг обязанностей и компетенцию вопросов, решаемых сотрудниками);
  • различные положения, например об оплате труда или о работе с персональными данными;
  • коллективные договоры (выполняют функции координации трудовых отношений);
  • правила трудового распорядка и другие.

По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудников с ЛНА, юрисдикция которых затрагивает их деятельность, под роспись (ст. 22 и 68 ТК РФ). Речь идет как о действующих, так и о вновь принятых работниках.

Кроме этого, персонал должен знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в компании (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Обратите внимание, что ознакомление сотрудников с ЛНА представляет важность не только в связи с требованиями закона. Эта процедура юридически закрепляет обязанности работника, которые не зафиксированы четко в трудовом договоре, но имеют высокую значимость при выстраивании правоотношений между служащим и компанией.

К примеру, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (локальные акты, типичные для большинства предприятий), компания не сможет предъявить ему претензии в случае утечки секретных данных за ее пределы. В свою очередь, если сотрудник подписал этот акт, компания сможет привлечь его к ответственности.

По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и иными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к его обязанностям, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Однако ряд документов предлагается работнику в процессе трудовой деятельности. Это графики сменности (ст. 103 ТК РФ), приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ), бумаги по кадровому учету.

Структура журнала

В этом документе чаще всего фиксируют:

  • локальные акты, утвержденные на предприятии на период предоставления документа работнику для подписи;
  • ФИО и должности сотрудников, которые должны поставить подпись;
  • отделы предприятия, где работает персонал;
  • даты ознакомления персонала с внутренними бумагами.

Структура журнала также предусматривает графы для подписей работников, удостоверяющих, что они ознакомлены с необходимым перечнем внутренних регламентов.

Журнал утверждает руководитель предприятия.

Кто ведет, где и сколько хранится

Такой журнал обычно ведет сотрудник кадровой службы предприятия.

Срок хранения журнала определяет директор организации, поскольку этот период не установлен законом. Однако иногда требуется установить продолжительные сроки хранения. Это относится к ситуациям, когда ЛНА имеют постоянный срок хранения или срок хранения 10 лет.

Предприятие также обязано хранить внутренние нормативные регламенты, срок действия которых завершен. Сроки хранения установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Образец журнала ознакомления с локальными нормативными актами

Утвержденной формы этого документа нет. Любая организация может разработать собственную. Однако следует придерживаться основных структурных элементов, приведенных выше.

В образце акты сформированы по группам (правила внутреннего распорядка, положения об оплате труда и т.д.). При приеме на работу новых сотрудников удобнее знакомить их с внутренней документацией по разделам.

В компаниях с большой численностью персонала обычно создают отдельные журналы под каждый тип внутреннего нормативного регламента.

«Как в случае проверки Гострудинспекции подтвердить, что работник ознакомлен с локальными нормативными актами именно до подписания трудового договора, а не после этого?»

Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Должностная инструкция, как правило, также является локальным нормативным актом работодателя (в редких случаях она является приложением к трудовому договору).

Некоторые работники после оформления на работу начинают возмущаться, что они при подписании трудового договора рассчитывали на другие условия труда, рабочего времени, оплаты, другой состав и объем обязанностей, прав и ответственности, что, зная «все», они бы на работу не стали устраиваться. Бывает, что после подписания трудового договора работник уже не желает ставить подпись под локальными нормативными актами и соблюдать их. Избежать лишних недовольств и споров позволяет ознакомление работника именно до подписания с ним трудового договора с условиями, установленными в локальных нормативных актах работодателя, коллективном договоре.

Порядок ознакомления с локальными нормативными актами Трудовым кодексом РФ не определен, на практике существуют различные варианты:

• ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники и ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления,

• к локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление и даты ознакомления (такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом).

При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты.

Как правило, и в журналах, и в листах ознакомления есть графа «Дата ознакомления работника с локальным нормативным актом». Некоторые кадровые специалисты при ознакомлении работника с локальными нормативными актами просят его ставить не только дату, но и время ознакомления (графу в журнале или листе ознакомления уже именуют «Дата и время ознакомления работника с локальным нормативным актом»), таким образом подчеркивая соблюдение требования кодекса о том, что работник должен быть до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

Соответственно и при подписании трудового договора просят работника ставить время. Мы не возражаем против такого усердия, но полагаем, будет достаточным при ознакомлении работника с локальными нормативными актами работодателя ставить дату ознакомления, а в трудовой договор включать фразу о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя (с перечислением этих актов).

Определенный порядок ознакомления с локальными нормативными актами может быть закреплен в самом таком акте. До ознакомления работника с локальными нормативными актами, нужно выяснить существующий у Вашего работодателя порядок ознакомления. Важно, чтоб установленный порядок не противоречил закону. Так, если у Вас установлено ознакомление работников с локальными нормативными актами устно или путем вывешивания их на стэнд, то этот порядок противоречит требованию ст. 67 ТК РФ об ознакомлении работников под роспись с локальными нормативными актами работодателя, поэтому не является законным.

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников, как новых (принимаемых на работу), так и уже работающих, с локальными нормативными актами (далее — ЛНА), юрисдикция которых затрагивает их трудовую деятельность.

Кроме того, согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в фирме.

Важно! Не считая того, что ознакомление сотрудников с ЛНА — обязанность фирмы-работодателя по закону, соответствующая процедура важна с точки зрения юридического закрепления обязанностей сотрудника, не предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией и иными нормативами, но критически значимых при выстраивании трудовых правоотношений между данным сотрудником и работодателем.

Например, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (типичным для многих предприятий ЛНА), фирма будет не вправе предъявлять ему какие-либо претензии относительно утечки секретных сведений за пределы предприятия. В свою очередь, если сотрудник подписью подтвердил свое ознакомление с соответствующим ЛНА, фирма сможет привлечь его к ответственности.

Процедура ознакомления сотрудников с теми или иными ЛНА законодательно не регламентирована. На практике она может быть осуществлена путем использования журнала, рассматриваемого в данной статье.

Структура журнала

В данном документе чаще всего фиксируются:

  • ЛНА, утвержденные в организации на момент представления журнала сотруднику на подпись;
  • Ф. И. О. и должности работников, которые должны заверять своей подписью факт ознакомления с тем или иным нормативным актом;
  • структурные подразделения, в которых осуществляют трудовую деятельность сотрудники, расписывающиеся в журнале;
  • даты ознакомления сотрудников с ЛНА.

В структуре журнала также должны быть предусмотрены графы для проставления подписей работников, удостоверяющих их ознакомление с ЛНА, приведенными в перечне.

Документ утверждается руководителем предприятия.

Где скачать образец журнала

Загрузить заполненную форму журнала ознакомления с ЛНА вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас источник, оформленный в соответствии со структурой, рассмотренной нами в статье.

Скачать образец журнала ознакомления с ЛНА

Статья написана по материалам сайтов: .

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector